POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO
LA COMPAÑÍA MENTA comprometida con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar las Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la Compañía, en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los mismos, en virtud de la autorización que sea otorgada por los Titulares de la información. En esta Política, la empresa detalla i) los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, ii) la finalidad de la recolección de la información, iii) los derechos de los Titulares, iv) el área responsable de atender las quejas y reclamos, y v) los procedimientos que debe agotar el Titular para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información objeto de tratamiento. La Compañía, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, sólo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

 

2. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se esbozan a continuación:

• Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.
  
  
• Responsable o Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso la Compañía. 
  
  
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  
  
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
  
  
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  
  
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  
  
• Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
  
  
  

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son: 

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política. 
  
  
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas que se consagran en esta Política, la cual debe ser informada al Titular.
  
  
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
   
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
  
  
• Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
  
  
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
  
  
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  
  
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
  
  
  

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los Datos Personales de los Titulares son recolectados, almacenados, usados, y excepcionalmente, puestos en circulación, por la Compañía en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de: 

• Proveer sus productos y/o servicios.
• Informar sobre cambios de sus productos y/o servicios. 
• Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos, servicios, ofertas, alianzas, concursos, contenidos, así como los de sus compañías vinculadas, y facilitar el acceso general a la información de éstos. 
• Evaluar la calidad de sus productos y/o servicios.
• Realizar campañas de mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros. 
• Preparar estudios de mercado y/o elaborar estudios estadísticos. 
• Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales, directamente o en asocio con terceros. 
• Verificar los datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos. 
• Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o enviar información que se considere de interés a través de diferentes medios. 
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran. 
• Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información.
• Soportar los procesos de auditoría de la Compañía. 
• Garantizar una correcta ejecución del contrato que se haya celebrado con el Titular de los Datos Personales.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores y empleados. 
• Dar correcta ejecución al objeto social de la Compañía. 
• Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o relación comercial o laboral existente entre la Compañía y el Titular.
  
  

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos deberán ser eliminados de las bases de datos de la Compañía, salvo que por disposición legal deban ser conservados, o archivados en términos seguros a efectos de sólo ser divulgados cuando la Ley así lo exija. La Compañía, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como, por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos de su núcleo familiar, datos de formación académica, datos médicos, datos financieros, entre otros.

 

5. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Departamento administrativo será el área encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales o demás Interesados.

Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o los demás Interesados. En todo tiempo el Titular o los Interesados pueden contactarse con estas áreas para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización.

 

6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

La Compañía realiza la recolección de los Datos Personales a través de los documentos requeridos para la vinculación de clientes, vinculación de proveedores, centrales de riesgos; para empleados hojas de vida, referencias laborales y documentos necesarios para vinculación a la seguridad social entre otros.
Los Titulares y demás Interesados pueden ejercer sus derechos a través de los siguientes procedimientos:

• Solicitud por escrito: Presentar una solicitud por escrito al Departamento Administrativo, especificando los derechos que se desean ejercer y adjuntando la documentación que respalde la identidad y los datos a actualizar, rectificar o suprimir.
  
  
• Recepción de la solicitud: El Departamento Administrativo recibirá la solicitud, verificando que cumpla con los requisitos. En caso de incompletitud, se solicitará la información faltante. 
  
  
• Análisis y respuesta: Tras recibir la solicitud completa, se realizará un análisis y se responderá dentro de los términos establecidos por la normativa vigente. Si es procedente, se tomarán las medidas necesarias para cumplir con los derechos solicitados.
  
  
• Registro y seguimiento: Todas las solicitudes, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales serán registrados y seguidos adecuadamente para garantizar respuestas oportunas.
  
  
• Recursos legales: Si el Titular o Interesado no está conforme con la respuesta, puede interponer los recursos legales correspondientes ante la autoridad competente.

La empresa se compromete a cumplir con los plazos y procedimientos establecidos por la normativa vigente, garantizando el respeto y la protección de la información personal.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  
  
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe este requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en esta Política y en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  
  
• Ser informado por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales. 
  
  
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  
  
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
  
  
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  
  
• Los derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por el Titular cualquiera de los Interesados.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política y en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. 
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
• Tramitar las consultas y reclamos del Titular o los Interesados.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar al Titular o a los Interesados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  
  

9. OTRAS DISPOSICIONES

La Compañía, para el Tratamiento de Datos Sensibles, informará a los Titulares de la información: (i) que, por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales datos son Sensibles y la finalidad de su Tratamiento. Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, la Compañía responderá y respetará el interés superior de estos y, además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, la Compañía solicitará autorización del representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.

La Compañía recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario.