POLÍTICAS DE PREVENCIÓN, ATENCIÓN, INVESTIGACIÓN Y SANCIÓN DEL ACOSO SEXUAL

1. OBJETIVO

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reafirma su compromiso institucional con la protección de la dignidad humana, la igualdad, la integridad personal, la libertad sexual, el respeto, la no discriminación y la construcción de ambientes laborales seguros, sanos, inclusivos y libres de cualquier forma de violencia, intimidación, abuso, hostigamiento o conducta de naturaleza sexual no consentida.

La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos internos para prevenir, identificar, atender, investigar, corregir y sancionar cualquier conducta que pueda constituir acoso sexual en el contexto laboral, así como adoptar medidas efectivas de protección, acompañamiento y no repetición frente a las personas que puedan resultar afectadas.

Esta política busca garantizar que todas las personas vinculadas directa o indirectamente con la compañía desarrollen sus actividades en un entorno basado en el respeto, la confianza, la seguridad, la buena fe, la convivencia armónica y el reconocimiento de los derechos fundamentales, rechazando de manera expresa cualquier conducta que atente contra la libertad, la dignidad, la intimidad, la integridad física, psicológica o emocional de una persona.

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. adopta una posición de cero tolerancia frente al acoso sexual y se compromete a actuar de manera oportuna, confidencial, imparcial, diligente y con enfoque preventivo, garantizando la protección de las presuntas víctimas, el respeto al debido proceso, la prohibición de represalias y la adopción de medidas proporcionales conforme a la gravedad de los hechos.

2. ALCANCE

La presente Política de Prevención, Atención, Investigación y Sanción del Acoso Sexual es de obligatorio cumplimiento para todas las personas que mantengan cualquier tipo de relación laboral, contractual, comercial, académica o de colaboración con MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., independientemente de su cargo, nivel jerárquico, modalidad de vinculación, tiempo de permanencia o lugar de prestación de los servicios.

En consecuencia, sus disposiciones serán aplicables, entre otros, a:

a. Trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, cualquiera sea su modalidad.

b. Directivos, gerentes, representantes legales, administradores y miembros de órganos de dirección.

c. Aprendices, practicantes, pasantes y estudiantes en etapa formativa.

d. Contratistas, subcontratistas, proveedores y personal vinculado mediante contratos civiles, comerciales o de prestación de servicios.

e. Trabajadores en misión, personal temporal o suministrado por empresas de servicios temporales.

f. Aspirantes que participen en procesos de selección o vinculación adelantados por la compañía.

g. Clientes, visitantes, aliados comerciales, consultores y cualquier tercero que interactúe con trabajadores o instalaciones de la empresa.

 

La presente política será aplicable a cualquier conducta constitutiva de acoso sexual que ocurra dentro o fuera de las instalaciones de la compañía, siempre que exista una relación directa o indirecta con el trabajo, con ocasión de este o derivada de las funciones desarrolladas por las personas involucradas.

En tal sentido, la política cobija los hechos que ocurran en:

a. Oficinas administrativas, puntos de venta, bodegas, centros de distribución y demás instalaciones de la compañía.

b. Reuniones presenciales o virtuales relacionadas con actividades laborales.

c. Capacitaciones, entrenamientos, procesos de inducción o actividades de formación.

d. Eventos corporativos, celebraciones empresariales, actividades de integración, ferias, convenciones o representaciones institucionales.

e. Viajes de trabajo, desplazamientos, visitas comerciales o cualquier actividad realizada en representación de la empresa.

f. Comunicaciones efectuadas mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas, videollamadas, plataformas digitales, sistemas corporativos, aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales o cualquier otro medio tecnológico utilizado en el marco de la relación laboral o contractual.

 

La protección otorgada por esta política se extiende tanto a las presuntas víctimas como a las personas que, de buena fe, presenten denuncias, aporten información, actúen como testigos o participen en procedimientos relacionados con posibles situaciones de acoso sexual, garantizando en todo momento la confidencialidad, la no revictimización y la prohibición absoluta de cualquier forma de represalia.

Ninguna persona vinculada con MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. podrá alegar desconocimiento de esta política como justificación para incumplir sus disposiciones o para eximirse de responsabilidad frente a conductas que contravengan los principios de respeto, dignidad e integridad que orientan la convivencia dentro de la organización.

3. MARCO NORMATIVO

La presente Política de Prevención, Atención, Investigación y Sanción del Acoso Sexual se fundamenta en los principios constitucionales de dignidad humana, igualdad, respeto por la integridad personal, libertad, intimidad, no discriminación, trabajo en condiciones dignas y justas, así como en las disposiciones legales nacionales e internacionales que regulan la prevención y atención de las violencias y conductas de acoso sexual en el ámbito laboral.

En consecuencia, la interpretación y aplicación de esta política deberá realizarse de conformidad con las siguientes disposiciones, sin perjuicio de aquellas que las modifiquen, complementen o sustituyan:

a. Constitución Política de Colombia

Especialmente los artículos 1, 2, 13, 15, 16, 25, 42, 43, 44, 53 y 93, que consagran la dignidad humana, la igualdad de derechos, la protección contra toda forma de discriminación, el derecho al trabajo en condiciones dignas y justas, la protección de la intimidad, la integridad personal y la prevalencia de los derechos fundamentales.

b. Código Sustantivo del Trabajo

En particular las disposiciones relacionadas con el respeto mutuo entre empleadores y trabajadores, la protección de la dignidad de los trabajadores, el deber de garantizar condiciones adecuadas de trabajo y las facultades disciplinarias del empleador frente a conductas que afecten la convivencia laboral.

c. Ley 1010 de 2006

Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo, constituyendo una herramienta complementaria para la protección de la dignidad y la convivencia dentro de las organizaciones.

d. Ley 1257 de 2008

Por la cual se dictan normas de sensibilización, prevención y sanción de formas de violencia y discriminación contra las mujeres, estableciendo medidas para garantizar una vida libre de violencias y la protección efectiva de sus derechos.

e. Ley 2365 de 2024

Por medio de la cual se adoptan medidas para la prevención, protección y atención del acoso sexual en el ámbito laboral y en las instituciones de educación superior en Colombia, estableciendo obligaciones específicas para empleadores, mecanismos de protección para las víctimas, medidas de prevención, canales de denuncia y garantías de no revictimización y no represalia.

f. Código Penal Colombiano

En lo relacionado con las conductas que puedan constituir delitos contra la libertad, integridad y formación sexuales, sin perjuicio de las acciones penales que puedan ejercer las víctimas ante las autoridades competentes.

g. Convenio 190 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT)

Aprobado por Colombia mediante la Ley 2365 de 2024 y demás disposiciones aplicables, el cual reconoce el derecho de toda persona a un mundo del trabajo libre de violencia y acoso, incluyendo la violencia y el acoso por razón de género.

h. Recomendación 206 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT)

Instrumento complementario del Convenio 190 que orienta a los empleadores sobre la adopción de medidas preventivas, correctivas y de protección frente a situaciones de violencia y acoso en el trabajo.

i. Reglamento Interno de Trabajo, Código de Ética y demás políticas corporativas vigentes

Particularmente aquellas relacionadas con la convivencia laboral, el respeto, la igualdad de oportunidades, la no discriminación, la protección de datos personales, la seguridad y salud en el trabajo y los procedimientos disciplinarios internos.

La presente política deberá interpretarse bajo los principios de protección de los derechos fundamentales, dignidad humana, igualdad, enfoque diferencial, buena fe, confidencialidad, prevención, debida diligencia, no revictimización, no represalia y prevalencia de la protección integral de las personas frente a cualquier conducta constitutiva de acoso sexual.

4. PRINCIPIOS RECTORES

La presente Política de Prevención, Atención, Investigación y Sanción del Acoso Sexual se fundamenta en los siguientes principios, los cuales orientarán todas las actuaciones, decisiones, procedimientos y medidas adoptadas por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. frente a situaciones relacionadas con presuntas conductas de acoso sexual:

a. Dignidad Humana

Toda persona tiene derecho a ser tratada con respeto, consideración y reconocimiento de su valor intrínseco como ser humano. Ninguna actuación, conducta o decisión podrá vulnerar la dignidad, la integridad física, psicológica, moral o emocional de quienes hacen parte de la organización.

b. Cero Tolerancia Frente al Acoso Sexual

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. rechaza de manera categórica cualquier conducta constitutiva de acoso sexual y se compromete a adoptar las medidas necesarias para prevenirla, atenderla, investigarla y sancionarla cuando corresponda, promoviendo una cultura organizacional basada en el respeto y la convivencia sana.

c. Igualdad y No Discriminación

Todas las personas tienen derecho a desarrollarse en un ambiente laboral libre de discriminación por razones de sexo, género, orientación sexual, identidad de género, estado civil, condición económica, origen étnico, discapacidad, religión, edad, nacionalidad o cualquier otra condición personal, social o cultural.

d. Prevención

La actuación institucional estará orientada prioritariamente a evitar la ocurrencia de conductas de acoso sexual mediante estrategias de sensibilización, capacitación, divulgación, acompañamiento y fortalecimiento de una cultura de respeto mutuo.

e. Confidencialidad y Reserva

Toda información relacionada con denuncias, quejas, investigaciones, testimonios, pruebas y actuaciones derivadas de la aplicación de esta política será tratada con estricta reserva, garantizando la protección de la intimidad, la honra y el buen nombre de las personas involucradas, sin perjuicio de los deberes legales de reporte o colaboración con las autoridades competentes.

f. Debido Proceso

Toda persona involucrada en una actuación relacionada con presunto acoso sexual tendrá derecho a ser escuchada, presentar pruebas, controvertir las existentes y ejercer plenamente su derecho de defensa, garantizando procedimientos imparciales, objetivos y respetuosos de las garantías constitucionales y legales.

g. Buena Fe

Las actuaciones derivadas de la aplicación de esta política se desarrollarán bajo el principio de buena fe, presumiéndose que las denuncias, testimonios, manifestaciones y actuaciones de las partes se realizan con honestidad y lealtad, salvo prueba en contrario.

h. Protección Integral de la Presunta Víctima

La empresa procurará adoptar medidas oportunas y razonables destinadas a proteger la integridad física, emocional, psicológica y laboral de la persona que manifieste haber sido víctima de acoso sexual, evitando situaciones que puedan agravar el daño o generar nuevos riesgos.

i. No Revictimización

Durante la recepción de denuncias, investigaciones y demás actuaciones relacionadas con posibles casos de acoso sexual, se evitará cualquier conducta, procedimiento o práctica que implique cuestionamientos innecesarios, exposición injustificada, repetición excesiva de relatos, juicios de valor o cualquier otra circunstancia que pueda generar afectaciones adicionales a la presunta víctima.

j. Prohibición de Represalias

Se encuentra absolutamente prohibida cualquier forma de represalia, intimidación, amenaza, discriminación, hostigamiento o trato desfavorable contra las personas que presenten denuncias, participen como testigos, suministren información o colaboren de buena fe en procedimientos relacionados con presuntos actos de acoso sexual.

k. Imparcialidad y Objetividad

Toda denuncia o situación reportada será analizada de manera objetiva, imparcial y libre de prejuicios, garantizando que las decisiones adoptadas se fundamenten en los hechos, las pruebas recaudadas y las disposiciones legales aplicables.

l. Perspectiva de Género y Enfoque Diferencial

La empresa reconoce que determinadas personas o grupos pueden encontrarse expuestos a condiciones particulares de vulnerabilidad frente a situaciones de acoso sexual. En consecuencia, las actuaciones desarrolladas en aplicación de esta política tendrán en cuenta los contextos específicos de las personas involucradas, garantizando un tratamiento respetuoso, equitativo e incluyente.

m. Debida Diligencia

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. se compromete a actuar de manera oportuna, seria, eficaz y responsable frente a cualquier situación que pueda constituir acoso sexual, adoptando las medidas razonables necesarias para prevenir riesgos, investigar los hechos denunciados y proteger a las personas involucradas.

n. Respeto por la Presunción de Inocencia

La presentación de una denuncia no implica automáticamente la existencia de responsabilidad por parte de la persona señalada. Toda actuación deberá desarrollarse respetando la presunción de inocencia y garantizando la valoración objetiva de las pruebas recaudadas dentro del procedimiento correspondiente.

o. Protección de los Derechos Fundamentales

Toda actuación realizada en aplicación de esta política deberá propender por la protección efectiva de los derechos fundamentales de las personas involucradas, especialmente aquellos relacionados con la dignidad humana, la integridad personal, la igualdad, la intimidad, el buen nombre, el trabajo y el acceso a mecanismos efectivos de protección.

5. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación, aplicación y cumplimiento de la presente Política de Prevención, Atención, Investigación y Sanción del Acoso Sexual, se adoptan las siguientes definiciones:

a. Acoso Sexual

Se entiende por acoso sexual toda conducta de naturaleza sexual, verbal, no verbal, física, psicológica o digital, no deseada por la persona que la recibe, que tenga por objeto o efecto afectar su dignidad, intimidarla, humillarla, degradarla, generar un ambiente hostil, ofensivo o intimidatorio, o condicionar decisiones relacionadas con el empleo, la permanencia, la promoción, la capacitación o cualquier otra condición laboral.

El acoso sexual puede ocurrir de manera aislada o repetida y no requiere necesariamente la existencia de subordinación jerárquica entre las personas involucradas.

b. Consentimiento

Es la manifestación libre, expresa, informada, voluntaria e inequívoca mediante la cual una persona acepta determinada conducta o interacción de naturaleza sexual.

La ausencia de oposición, el silencio, el miedo, la subordinación, la dependencia económica, la presión laboral o cualquier situación de vulnerabilidad no podrán interpretarse como consentimiento.

El consentimiento puede ser retirado en cualquier momento.

c. Víctima o Persona Afectada

Es toda persona que considere haber sido objeto de una conducta que pueda constituir acoso sexual, independientemente de que los hechos sean posteriormente confirmados o no dentro del procedimiento correspondiente.

d. Presunto Agresor o Persona Señalada

Es la persona respecto de la cual se atribuye la realización de una conducta presuntamente constitutiva de acoso sexual, quien gozará de todas las garantías propias del debido proceso y de la presunción de inocencia mientras se adelantan las actuaciones correspondientes.

e. Denunciante

Es la persona que pone en conocimiento de la empresa hechos que podrían constituir acoso sexual, ya sea porque afirma haber sido afectada directamente o porque tuvo conocimiento de los mismos en ejercicio de sus funciones o por cualquier otro medio legítimo.

f. Testigo

Es la persona que presenció, escuchó, conoció o posee información relevante sobre hechos que puedan resultar útiles para el esclarecimiento de una situación relacionada con presunto acoso sexual.

g. Conducta de Naturaleza Sexual

Comprende cualquier comportamiento, comentario, insinuación, manifestación, contacto físico, comunicación verbal o escrita, expresión corporal, contenido visual o interacción que tenga contenido, connotación o finalidad sexual.

h. Ambiente Laboral Hostil

Es aquel entorno de trabajo en el que, como consecuencia de conductas de naturaleza sexual no deseadas, se generan condiciones de intimidación, humillación, incomodidad, temor, ofensa, degradación o afectación de la dignidad de una persona.

i. Acoso Sexual por Chantaje o Intercambio de Favores (Quid Pro Quo)

Corresponde a toda situación en la que una persona utilice su posición de autoridad, influencia o poder para solicitar, insinuar o exigir favores de naturaleza sexual a cambio de beneficios laborales, contractuales, económicos, académicos o profesionales, o para evitar consecuencias negativas relacionadas con dichas condiciones.

j. Acoso Sexual Ambiental

Se presenta cuando las conductas de naturaleza sexual generan un ambiente intimidante, ofensivo, humillante, degradante u hostil para una o varias personas, aun cuando no exista una solicitud directa de favores sexuales.

k. Violencia Basada en Género

Comprende cualquier acción u omisión dirigida contra una persona por razón de su sexo, género, identidad de género, orientación sexual o expresión de género, que tenga como resultado o pueda tener como resultado un daño físico, psicológico, sexual, económico o emocional.

l. Medidas de Protección

Son las acciones preventivas, temporales o permanentes que puede adoptar la empresa para proteger la integridad, seguridad, bienestar y estabilidad laboral de las personas involucradas en una situación de presunto acoso sexual.

m. Revictimización

Es cualquier actuación, conducta u omisión que obligue a la presunta víctima a revivir innecesariamente los hechos denunciados, que minimice sus manifestaciones, cuestione injustificadamente su credibilidad, la exponga públicamente o genere nuevas afectaciones derivadas del proceso de atención o investigación.

n. Represalia

Es toda acción u omisión que tenga por finalidad o efecto castigar, intimidar, discriminar, perjudicar o generar consecuencias negativas a una persona por presentar una denuncia, colaborar con una investigación, actuar como testigo o ejercer los derechos reconocidos en la presente política.

o. Canales de Denuncia

Son los mecanismos formales establecidos por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. para recibir, tramitar y gestionar de manera confidencial las denuncias, quejas, reportes o comunicaciones relacionadas con posibles situaciones de acoso sexual.

p. Enfoque Diferencial

Es el reconocimiento de las condiciones particulares de vulnerabilidad, riesgo o desigualdad que puedan afectar a determinadas personas o grupos, permitiendo que las medidas adoptadas por la empresa sean proporcionales, inclusivas y adecuadas a las circunstancias específicas de cada caso.

q. Debida Diligencia

Es el deber de la empresa de actuar de manera oportuna, seria, imparcial, eficaz y responsable frente a cualquier situación que pueda constituir acoso sexual, adoptando todas las medidas razonables para prevenir, atender, investigar, corregir y sancionar las conductas que correspondan.

6. CONDUCTAS CONSTITUTIVAS DE ACOSO SEXUAL Y COMPORTAMIENTOS PROHIBIDOS

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. prohíbe de manera expresa cualquier conducta de naturaleza sexual que resulte no deseada, ofensiva, intimidante, humillante, degradante o que afecte la dignidad, la integridad o la libertad de una persona dentro del ámbito laboral.

Las conductas descritas a continuación constituyen ejemplos de comportamientos que pueden configurar acoso sexual, sin que la presente enumeración sea taxativa o limitativa, por lo que cualquier comportamiento de similar naturaleza podrá ser objeto de análisis e investigación conforme a las circunstancias particulares de cada caso.

6.1. Conductas Verbales

Constituyen conductas prohibidas, entre otras:

a. Realizar comentarios, insinuaciones, propuestas o invitaciones de carácter sexual no deseadas.

b. Formular preguntas sobre la vida íntima, sexual o sentimental de una persona sin justificación legítima.

c. Realizar comentarios sobre el cuerpo, apariencia física, vestimenta o atributos sexuales de otra persona que resulten incómodos, ofensivos o no solicitados.

d. Emitir piropos, expresiones vulgares, comentarios sugestivos o insinuaciones sexuales.

e. Realizar bromas, chistes, relatos, anécdotas o conversaciones de contenido sexual que generen incomodidad o afecten el ambiente laboral.

f. Insistir en invitaciones de carácter personal o romántico después de haber recibido una negativa expresa o implícita.

g. Hacer comentarios relacionados con orientación sexual, identidad de género o preferencias afectivas con fines de burla, presión o humillación.

h. Difundir rumores o comentarios sobre la vida íntima o sexual de cualquier persona.

6.2. Conductas No Verbales

Constituyen conductas prohibidas, entre otras:

a. Realizar gestos, señales, sonidos o expresiones corporales con contenido sexual.

b. Dirigir miradas persistentes, sugestivas o lascivas que generen incomodidad.

c. Exhibir imágenes, fotografías, dibujos, caricaturas, videos, mensajes, objetos o cualquier material de contenido sexual en espacios laborales físicos o digitales.

d. Enviar o compartir material con contenido sexual, erótico o pornográfico sin consentimiento.

e. Realizar conductas de exhibicionismo o exposición inapropiada del cuerpo.

f. Utilizar lenguaje corporal destinado a intimidar, presionar o generar connotaciones sexuales no deseadas.

6.3. Conductas Físicas

Constituyen conductas prohibidas, entre otras:

a. Realizar contactos físicos no consentidos.

b. Tocar, rozar, sujetar, abrazar, besar o aproximarse físicamente a una persona sin su consentimiento.

c. Bloquear el paso, acorralar o invadir el espacio personal de otra persona con connotación sexual.

d. Intentar o consumar cualquier contacto corporal de naturaleza sexual no consentido.

e. Ejercer actos de fuerza, presión física o intimidación con fines sexuales.

f. Cualquier otra conducta física que vulnere la autonomía corporal, la libertad sexual o la integridad personal de otra persona.

 

6.4. Conductas Realizadas por Medios Tecnológicos o Digitales

 

Constituyen conductas prohibidas, entre otras:

a. Enviar mensajes, fotografías, audios, videos, enlaces, emojis, memes o contenido de naturaleza sexual sin consentimiento.

b. Realizar llamadas, videollamadas o contactos reiterados con fines sexuales no deseados.

c. Solicitar fotografías íntimas o información privada de carácter sexual.

d. Compartir o difundir imágenes, conversaciones o información íntima de una persona sin autorización.

e. Utilizar redes sociales, plataformas digitales o aplicaciones de mensajería para realizar insinuaciones, presiones o conductas de naturaleza sexual no deseadas.

f. Crear perfiles falsos, difundir rumores o utilizar medios digitales para intimidar o acosar sexualmente a otra persona.

 

6.5. Acoso Sexual Mediante Abuso de Poder o Autoridad

Constituyen conductas especialmente graves:

a. Solicitar, insinuar o exigir favores sexuales a cambio de beneficios laborales, económicos, contractuales o profesionales.

b. Condicionar contrataciones, ascensos, promociones, aumentos salariales, incentivos, capacitaciones o evaluaciones de desempeño a la aceptación de conductas de naturaleza sexual.

c. Amenazar con despidos, traslados, sanciones, reducción de beneficios o cualquier consecuencia negativa por rechazar avances o propuestas de naturaleza sexual.

d. Aprovechar una posición jerárquica, de autoridad o influencia para ejercer presión sobre otra persona con fines sexuales.

 

6.6. Conductas de Terceros

La empresa también considera inaceptable cualquier conducta de acoso sexual proveniente de clientes, proveedores, contratistas, visitantes, aliados comerciales o terceros que interactúen con trabajadores de la organización.

Cuando la empresa tenga conocimiento de estas situaciones, adoptará las medidas razonables y proporcionales necesarias para proteger a la persona afectada y prevenir la continuidad de los hechos.

6.7. Circunstancias Relevantes para la Valoración de los Hechos

Para determinar la existencia de una posible conducta de acoso sexual, se analizarán integralmente las circunstancias de cada caso, incluyendo:

a. La naturaleza de la conducta denunciada.

b. La existencia o ausencia de consentimiento.

c. La frecuencia o reiteración de los hechos.

d. La relación existente entre las personas involucradas.

e. La existencia de subordinación, dependencia o influencia.

f. El contexto en el que ocurrieron los hechos.

g. El impacto generado en la persona afectada.

h. Las pruebas y elementos de convicción disponibles.

La inexistencia de una negativa expresa por parte de la persona afectada no podrá interpretarse como consentimiento ni como autorización para la realización de conductas de naturaleza sexual.

6.8. Carácter Enunciativo de las Conductas

Las conductas descritas en el presente capítulo tienen carácter meramente enunciativo y no limitativo. En consecuencia, cualquier comportamiento que, de acuerdo con la legislación vigente, los principios de esta política y las circunstancias particulares del caso, vulnere la dignidad, la libertad sexual, la integridad personal o genere un entorno laboral hostil, intimidante, ofensivo o humillante, podrá ser considerado como una conducta constitutiva de acoso sexual y dará lugar a las medidas correspondientes.

7. DERECHOS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce y garantiza los derechos de todas las personas que participen en procedimientos relacionados con presuntas situaciones de acoso sexual, promoviendo actuaciones respetuosas, imparciales, confidenciales y ajustadas a los principios constitucionales y legales aplicables.

Las actuaciones adelantadas en virtud de la presente política deberán proteger simultáneamente la dignidad humana, la integridad personal, el debido proceso, la presunción de inocencia, la confidencialidad y la garantía efectiva de los derechos fundamentales de todas las personas involucradas.

7.1. Derechos de la Persona Presuntamente Afectada

Toda persona que considere haber sido víctima de una conducta que pueda constituir acoso sexual tendrá derecho a:

a. Ser escuchada con respeto, dignidad y sin discriminación.

b. Presentar denuncias, quejas o reportes a través de los canales habilitados por la empresa.

c. Recibir información clara y oportuna sobre el procedimiento aplicable a su caso.

d. Ser tratada con confidencialidad y reserva durante todas las etapas del proceso.

e. Solicitar medidas de protección cuando considere que existe riesgo para su integridad física, emocional, psicológica o laboral.

f. No ser sometida a represalias, intimidaciones, amenazas, discriminación o afectaciones derivadas de la presentación de una denuncia o de su participación en una investigación.

g. Aportar pruebas, documentos, registros, testimonios y cualquier otro elemento que considere pertinente para el esclarecimiento de los hechos.

h. Ser informada sobre las decisiones que le conciernan dentro del procedimiento, en los términos permitidos por la ley y respetando la confidencialidad de las actuaciones.

i. Recibir un trato libre de juicios de valor, estigmatización o cuestionamientos relacionados con su vida privada, orientación sexual, identidad de género, estado civil, apariencia física o cualquier otra circunstancia personal.

j. Ser protegida frente a situaciones de revictimización.

k. Acudir ante las autoridades administrativas, judiciales o disciplinarias competentes cuando lo considere necesario, independientemente de las actuaciones internas adelantadas por la empresa.

 

7.2. Derechos de la Persona Señalada o Presunto Responsable

Toda persona respecto de la cual se formule una denuncia o reporte tendrá derecho a:

a. Que se respete plenamente su presunción de inocencia mientras no exista una decisión debidamente fundamentada.

b. Ser informada sobre los hechos que motivan la actuación, en la medida compatible con la protección de la confidencialidad y de las personas involucradas.

c. Ejercer su derecho de defensa y contradicción.

d. Ser escuchada antes de la adopción de decisiones que puedan afectarle.

e. Presentar explicaciones, descargos, documentos, testimonios y demás elementos de prueba que considere pertinentes.

f. Ser tratada con respeto, imparcialidad y objetividad.

g. Que las decisiones se adopten con fundamento en los hechos verificados y las pruebas recaudadas.

h. Que se respete la confidencialidad de la información relacionada con el procedimiento.

i. No ser objeto de sanciones o medidas disciplinarias sin el cumplimiento de las garantías propias del debido proceso.

 

7.3. Derechos de los Testigos y Colaboradores del Procedimiento

Las personas que participen en calidad de testigos, informantes o colaboradores de buena fe dentro de un procedimiento relacionado con presunto acoso sexual tendrán derecho a:

a. Ser tratadas con respeto y dignidad.

b. Que su participación sea manejada con la mayor reserva posible.

c. No ser objeto de represalias, intimidaciones, amenazas o actos de discriminación derivados de su colaboración.

d. Aportar información de manera libre y voluntaria.

e. Solicitar medidas de protección cuando existan circunstancias que razonablemente lo justifiquen.

 

7.4. Garantías Institucionales

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. garantizará que toda actuación relacionada con presuntos casos de acoso sexual se desarrolle bajo los principios de:

a. Confidencialidad.

b. Imparcialidad.

c. Objetividad.

d. Buena fe.

e. Celeridad.

f. Debido proceso.

g. No revictimización.

h. No represalia.

i. Protección de los derechos fundamentales.

j. Respeto por la dignidad humana.

 

Ninguna persona podrá ser objeto de consecuencias negativas por presentar una denuncia de buena fe, colaborar con una investigación o ejercer los derechos reconocidos en la presente política.

7.5. Deber de Colaboración

Sin perjuicio de los derechos aquí reconocidos, todas las personas involucradas deberán actuar con buena fe y colaborar razonablemente con el esclarecimiento de los hechos, suministrando información veraz, completa y oportuna cuando sean requeridas dentro de los procedimientos establecidos por la empresa.

La formulación deliberada de denuncias falsas, la alteración de pruebas, la obstrucción de investigaciones o cualquier actuación realizada con mala fe podrá dar lugar a las acciones disciplinarias, contractuales o legales a que haya lugar.

8. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., en cumplimiento de la Constitución Política, la legislación laboral vigente, la Ley 2365 de 2024, el Convenio 190 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y demás normas aplicables, se compromete a adoptar todas las medidas razonables, necesarias y proporcionales para prevenir, atender, investigar, corregir y sancionar las conductas constitutivas de acoso sexual que puedan presentarse dentro del ámbito laboral.

En desarrollo de lo anterior, la empresa tendrá las siguientes obligaciones:

8.1. Deber de Prevención

a. Promover una cultura organizacional basada en el respeto, la dignidad humana, la igualdad, la inclusión y la sana convivencia laboral.

b. Mantener una política de cero tolerancia frente al acoso sexual y divulgarla de manera permanente entre trabajadores, directivos, contratistas y demás personas vinculadas con la organización.

c. Implementar mecanismos de sensibilización, información y formación encaminados a prevenir situaciones de acoso sexual y violencia basada en género.

d. Incorporar dentro de los procesos de inducción, reinducción y capacitación contenidos relacionados con la prevención del acoso sexual, el respeto en el trabajo y los canales de denuncia disponibles.

e. Identificar y gestionar factores de riesgo psicosocial, organizacional o cultural que puedan favorecer la ocurrencia de conductas constitutivas de acoso sexual.

 

8.2. Deber de Protección

 

a. Adoptar medidas razonables destinadas a proteger la integridad física, emocional, psicológica y laboral de las personas que manifiesten haber sido víctimas de acoso sexual.

b. Implementar medidas preventivas cuando existan circunstancias que puedan representar riesgos para cualquiera de las personas involucradas.

c. Evitar cualquier forma de revictimización durante la atención de denuncias o el desarrollo de investigaciones.

d. Garantizar condiciones adecuadas para que las personas afectadas puedan presentar denuncias sin temor a represalias.

e. Proteger a denunciantes, testigos y colaboradores de buena fe frente a posibles actos de intimidación, discriminación o retaliación.

 

8.3. Deber de Atención

 

a. Recibir y gestionar oportunamente las denuncias, quejas o reportes relacionados con posibles situaciones de acoso sexual.

b. Garantizar la existencia de canales accesibles, seguros y confidenciales para la recepción de denuncias.

c. Brindar orientación básica a las personas que acudan a los mecanismos internos de atención.

d. Informar a las personas afectadas sobre los procedimientos internos disponibles y sobre la posibilidad de acudir a las autoridades competentes cuando así lo consideren pertinente.

e. Dar trámite oportuno a las denuncias recibidas, evitando dilaciones injustificadas.

 

8.4. Deber de Investigación

 

a. Adelantar investigaciones internas de manera objetiva, imparcial, diligente y respetuosa de los derechos fundamentales de las personas involucradas.

b. Garantizar el debido proceso, el derecho de defensa y la presunción de inocencia de la persona denunciada.

c. Recopilar y valorar de manera integral los elementos de prueba disponibles.

d. Mantener la confidencialidad de la información obtenida durante el desarrollo de las actuaciones.

e. Adoptar decisiones fundamentadas en los hechos verificados y en las pruebas recaudadas.

 

8.5. Deber de Confidencialidad

 

a. Proteger la información relacionada con denuncias, investigaciones y actuaciones derivadas de la aplicación de esta política.

b. Limitar el acceso a la información únicamente a las personas que deban conocerla por razón de sus funciones o responsabilidades.

c. Implementar medidas razonables para preservar la intimidad, la honra y el buen nombre de las personas involucradas.

d. Dar tratamiento a la información conforme a las disposiciones vigentes en materia de protección de datos personales y habeas data.

 

8.6. Deber de No Represalia

 

a. Garantizar que ninguna persona sea objeto de represalias por denunciar de buena fe una situación de presunto acoso sexual.

b. Proteger a quienes participen como testigos, aporten información o colaboren en los procedimientos relacionados con la presente política.

c. Investigar y sancionar cualquier conducta que constituya intimidación, presión, amenaza o represalia derivada de la presentación de una denuncia o de la participación en una investigación.

 

8.7. Deber de Corrección y Sanción

 

a. Adoptar las medidas correctivas que resulten necesarias para evitar la repetición de conductas constitutivas de acoso sexual.

b. Aplicar las medidas disciplinarias correspondientes cuando se determine la existencia de comportamientos contrarios a esta política, al Reglamento Interno de Trabajo o a la legislación vigente.

c. Implementar acciones orientadas a fortalecer la convivencia laboral y prevenir futuras situaciones de riesgo.

d. Colaborar con las autoridades administrativas o judiciales cuando las circunstancias del caso así lo requieran.

 

8.8. Deber de Seguimiento y Mejora Continua

 

a. Evaluar periódicamente la eficacia de los mecanismos de prevención, atención e investigación previstos en esta política.

b. Identificar oportunidades de mejora en los procedimientos internos relacionados con la prevención del acoso sexual.

c. Actualizar la presente política cuando se produzcan cambios normativos, jurisprudenciales o institucionales que así lo requieran.

d. Promover la mejora continua de las prácticas organizacionales relacionadas con la protección de la dignidad humana y la prevención de las violencias en el trabajo.

 

8.9. Compromiso Institucional

La prevención y atención del acoso sexual constituye una responsabilidad institucional de carácter permanente. En consecuencia, todos los niveles de dirección, liderazgo y supervisión de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. deberán actuar de manera ejemplar, promoviendo ambientes de trabajo seguros, respetuosos y libres de cualquier conducta que pueda afectar la dignidad, la integridad o la libertad de las personas.

El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente política podrá dar lugar a la adopción de medidas correctivas, disciplinarias o legales conforme a la normativa aplicable.

9. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES, DIRECTIVOS, CONTRATISTAS Y DEMÁS PERSONAS VINCULADAS

La prevención del acoso sexual y la construcción de ambientes laborales seguros, respetuosos y libres de violencia constituyen una responsabilidad compartida entre todos los integrantes de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.

En consecuencia, todas las personas vinculadas con la organización, independientemente de su cargo, nivel jerárquico, modalidad de contratación o relación con la empresa, deberán contribuir activamente al mantenimiento de espacios laborales basados en el respeto, la dignidad humana, la igualdad y la sana convivencia.

9.1. Obligaciones Generales

Todas las personas vinculadas a la organización deberán:

a. Respetar la dignidad, integridad, intimidad y libertad de las demás personas.

b. Mantener relaciones laborales, comerciales y profesionales basadas en el respeto mutuo, la cortesía y la buena fe.

c. Abstenerse de realizar cualquier conducta que pueda constituir acoso sexual, violencia basada en género o cualquier forma de discriminación.

d. Conocer, cumplir y promover el cumplimiento de la presente política y de las demás normas internas relacionadas con la convivencia laboral.

e. Contribuir al fortalecimiento de una cultura organizacional libre de violencia, intimidación, hostigamiento y comportamientos irrespetuosos.

f. Utilizar de manera adecuada los canales institucionales de denuncia y atención establecidos por la empresa.

g. Colaborar de buena fe con los procedimientos internos de atención e investigación cuando sean requeridos para ello.

h. Suministrar información veraz, completa y oportuna dentro de las actuaciones relacionadas con la presente política.

 

9.2. Obligaciones Especiales de Directivos, Jefes, Coordinadores y Líderes

Las personas que ejerzan funciones de dirección, supervisión, coordinación, administración o liderazgo tendrán, además de las obligaciones generales, los siguientes deberes especiales:

a. Actuar como ejemplo de conducta ética, respeto y cumplimiento de las normas organizacionales.

b. Promover ambientes laborales seguros, inclusivos y libres de cualquier forma de acoso sexual.

c. Abstenerse de utilizar su posición jerárquica o capacidad de influencia para generar situaciones de presión, intimidación o conductas de naturaleza sexual.

d. Atender de manera diligente cualquier situación que pueda constituir acoso sexual de la que tengan conocimiento.

e. Informar oportunamente a las áreas competentes cuando conozcan hechos que puedan comprometer la integridad o seguridad de alguna persona.

f. Garantizar que las personas bajo su dirección puedan acceder libremente a los mecanismos institucionales de denuncia.

g. Abstenerse de realizar actuaciones que puedan interpretarse como represalias frente a quienes presenten denuncias o participen en investigaciones.

 

9.3. Obligaciones de los Testigos y Personas que Tengan Conocimiento de los Hechos

Toda persona que tenga conocimiento de posibles situaciones de acoso sexual deberá actuar con responsabilidad y buena fe, procurando:

a. Informar oportunamente los hechos mediante los canales establecidos por la empresa cuando las circunstancias así lo ameriten.

b. Colaborar con las investigaciones internas aportando la información que conozca.

c. Abstenerse de ocultar, alterar o destruir información relevante para el esclarecimiento de los hechos.

d. Evitar la difusión de rumores, especulaciones o comentarios que puedan afectar la honra, el buen nombre o la privacidad de las personas involucradas.

 

9.4. Obligaciones de Contratistas, Proveedores, Visitantes y Terceros

Las personas naturales o jurídicas que mantengan relaciones comerciales, contractuales o de colaboración con MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. deberán:

a. Respetar las disposiciones contenidas en la presente política durante todas sus interacciones con trabajadores, contratistas, clientes y demás personas vinculadas con la organización.

b. Abstenerse de realizar conductas constitutivas de acoso sexual o comportamientos incompatibles con los principios de respeto y dignidad humana.

c. Colaborar con las actuaciones que adelante la empresa cuando existan denuncias relacionadas con hechos ocurridos en el marco de las relaciones comerciales o contractuales.

d. Acatar las medidas preventivas o correctivas que la empresa adopte para proteger a las personas involucradas.

 

9.5. Deber de Confidencialidad

Las personas que participen en procedimientos relacionados con denuncias o investigaciones de presunto acoso sexual deberán mantener absoluta reserva sobre la información a la que tengan acceso en razón de su participación.

En consecuencia, deberán abstenerse de:

a. Divulgar información confidencial relacionada con denuncias o investigaciones.

b. Compartir documentos, testimonios, evidencias o actuaciones sin autorización.

c. Realizar comentarios, especulaciones o juicios de valor sobre las personas involucradas.

d. Utilizar la información obtenida para fines distintos a los relacionados con el procedimiento correspondiente.

 

9.6. Prohibición de Represalias

Ninguna persona vinculada a MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. podrá ejercer actos de intimidación, presión, amenaza, discriminación, hostigamiento o cualquier otra forma de represalia contra quienes:

a. Presenten denuncias de buena fe.

b. Participen como testigos.

c. Suministren información relevante.

d. Colaboren en investigaciones relacionadas con presuntos actos de acoso sexual.

e. Soliciten medidas de protección o acompañamiento.

 

La realización de actos de represalia será considerada una falta grave y podrá dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias, contractuales o legales según corresponda.

9.7. Consecuencias del Incumplimiento

El incumplimiento de las obligaciones previstas en la presente política podrá dar lugar a la adopción de medidas preventivas, correctivas, disciplinarias, contractuales o legales, de conformidad con la gravedad de los hechos, el Reglamento Interno de Trabajo, los contratos aplicables y la legislación vigente.

Cuando las conductas puedan constituir infracciones administrativas o delitos, la empresa podrá poner los hechos en conocimiento de las autoridades competentes para lo de su cargo.

10. CANALES DE DENUNCIA Y MECANISMOS DE REPORTE

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce el derecho de toda persona a informar, denunciar o poner en conocimiento situaciones que puedan constituir acoso sexual, garantizando mecanismos accesibles, confidenciales, seguros y libres de represalias.

La empresa promoverá una cultura de confianza que permita la denuncia oportuna de este tipo de conductas, entendiendo que la prevención y atención efectiva del acoso sexual requiere la participación activa de todos los integrantes de la organización.

Ninguna persona será sancionada, discriminada, intimidada o perjudicada por presentar una denuncia de buena fe o por colaborar en una investigación relacionada con presuntos actos de acoso sexual.

10.1. Personas Facultadas para Presentar Denuncias

Podrán presentar denuncias o reportes relacionados con presuntas situaciones de acoso sexual:

a. La persona presuntamente afectada.

b. Cualquier trabajador que tenga conocimiento directo o indirecto de los hechos.

c. Aprendices, practicantes o pasantes.

d. Contratistas, proveedores o personal externo vinculado con la organización.

e. Clientes, visitantes o terceros que hayan sido afectados o tengan conocimiento de los hechos.

f. Cualquier persona que, actuando de buena fe, considere necesario poner en conocimiento de la empresa una situación que pueda comprometer la dignidad, integridad o seguridad de otra persona.

 

10.2. Canales Institucionales de Denuncia

Las denuncias podrán presentarse a través de cualquiera de los siguientes canales:

a. Dirección de Gestión Humana.

b. Dirección Jurídica.

c. Representante Legal de la compañía.

d. Comité de Convivencia Laboral.

e. Correo electrónico institucional destinado para la recepción de denuncias.

f. Comunicación escrita radicada ante la empresa.

g. Reunión presencial o virtual solicitada por la persona denunciante.

h. Cualquier otro mecanismo formal que la compañía habilite para la recepción de este tipo de reportes.

 

La utilización de cualquiera de estos canales tendrá la misma validez y generará el deber institucional de atender y gestionar la situación reportada.

10.3. Forma de Presentación de la Denuncia

Las denuncias podrán presentarse de manera verbal o escrita.

Siempre que sea posible, se recomienda que la denuncia contenga la siguiente información:

a. Nombre e identificación de la persona denunciante, salvo cuando la denuncia sea anónima.

b. Datos de contacto para recibir comunicaciones relacionadas con el trámite.

c. Identificación de la persona o personas involucradas.

d. Relación detallada de los hechos conocidos.

e. Fecha, hora y lugar aproximado de ocurrencia de los hechos.

f. Identificación de posibles testigos.

g. Documentos, mensajes, correos electrónicos, fotografías, grabaciones u otros elementos de prueba disponibles.

h. Cualquier otra información que facilite el esclarecimiento de los hechos.

 

La ausencia de alguno de estos elementos no impedirá la recepción, valoración preliminar o trámite de la denuncia cuando existan razones suficientes para considerar que podría existir una situación de acoso sexual.

10.4. Denuncias Anónimas

La empresa podrá recibir y evaluar denuncias anónimas cuando estas contengan información suficientemente clara, seria y verificable que permita adelantar actuaciones razonables de verificación o prevención.

Las denuncias anónimas serán valoradas de acuerdo con la información aportada y las circunstancias particulares de cada caso.

10.5. Principio de Accesibilidad

Los canales de denuncia deberán ser accesibles para todas las personas vinculadas con la organización, evitando barreras físicas, tecnológicas, administrativas o culturales que dificulten la presentación de reportes relacionados con posibles situaciones de acoso sexual.

Ninguna formalidad excesiva podrá convertirse en obstáculo para la recepción de una denuncia.

10.6. Confidencialidad de la Información

Toda denuncia recibida será tratada bajo estrictos criterios de confidencialidad y reserva.

La información obtenida únicamente podrá ser conocida por las personas que deban intervenir en la atención, evaluación, investigación o adopción de medidas relacionadas con el caso.

La empresa adoptará las medidas razonables necesarias para proteger la identidad de las personas involucradas y evitar afectaciones a su intimidad, honra, buen nombre o seguridad.

10.7. Prohibición de Represalias

Se prohíbe de manera absoluta cualquier forma de represalia contra las personas que:

a. Presenten denuncias o reportes de buena fe.

b. Soliciten orientación o acompañamiento.

c. Participen como testigos.

d. Aporten información o elementos de prueba.

e. Colaboren en procedimientos relacionados con presuntos actos de acoso sexual.

 

Las represalias podrán manifestarse mediante despidos, traslados injustificados, cambios arbitrarios de funciones, exclusión laboral, amenazas, hostigamientos, discriminación, afectaciones contractuales o cualquier conducta que tenga por objeto o efecto perjudicar a la persona que ejerza sus derechos.

La comisión de actos de represalia constituirá una falta grave susceptible de investigación y sanción.

10.8. Remisión a Autoridades Competentes

La utilización de los canales internos de denuncia no limita ni reemplaza el derecho que tienen las personas de acudir directamente ante las autoridades administrativas, disciplinarias, judiciales o penales competentes.

La empresa respetará y facilitará el ejercicio de dichos derechos cuando las circunstancias del caso así lo requieran.

10.9. Deber de Atención Oportuna

Toda denuncia recibida deberá ser atendida de manera diligente, objetiva y oportuna.

La recepción de una denuncia genera para la empresa el deber de evaluar los hechos reportados, determinar las medidas preventivas que resulten necesarias y activar los procedimientos internos establecidos en la presente política, garantizando la protección de los derechos de todas las personas involucradas.

11. MEDIDAS DE PROTECCIÓN Y ATENCIÓN INMEDIATA

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que la atención oportuna y la adopción de medidas preventivas constituyen herramientas fundamentales para proteger la integridad física, psicológica, emocional y laboral de las personas involucradas en situaciones de presunto acoso sexual.

Por lo anterior, una vez la empresa tenga conocimiento de hechos que razonablemente puedan constituir acoso sexual, podrá adoptar las medidas de protección y atención que considere necesarias, adecuadas y proporcionales, sin que ello implique prejuzgamiento, reconocimiento de responsabilidad o decisión anticipada sobre los hechos denunciados.

Las medidas previstas en este capítulo tendrán carácter preventivo, temporal y protector, y estarán orientadas exclusivamente a minimizar riesgos, evitar la continuación de los hechos denunciados y garantizar el desarrollo adecuado del procedimiento correspondiente.

11.1. Finalidad de las Medidas de Protección

Las medidas de protección podrán adoptarse con el propósito de:

a. Salvaguardar la integridad física, psicológica y emocional de la presunta víctima.

b. Evitar la continuidad o repetición de las conductas denunciadas.

c. Prevenir situaciones de intimidación, presión o represalia.

d. Garantizar condiciones adecuadas para el desarrollo de la investigación.

e. Evitar situaciones de revictimización.

f. Preservar la convivencia y el orden organizacional mientras se esclarecen los hechos.

 

11.2. Criterios para la Adopción de Medidas

La empresa evaluará cada situación de manera individual, considerando, entre otros factores:

a. La naturaleza de los hechos denunciados.

b. La gravedad aparente de la conducta reportada.

c. La existencia de riesgos para la integridad de las personas involucradas.

d. La relación jerárquica o funcional existente entre las partes.

e. La posibilidad de reiteración de la conducta denunciada.

f. Las condiciones particulares de vulnerabilidad de las personas involucradas.

g. La necesidad de garantizar la normal continuidad de la operación empresarial.

 

11.3. Medidas de Protección Preventiva

Dependiendo de las circunstancias de cada caso, la empresa podrá adoptar una o varias de las siguientes medidas:

a. Establecer restricciones temporales de contacto entre las personas involucradas.

b. Modificar temporalmente horarios de trabajo.

c. Ajustar turnos o jornadas laborales.

d. Reubicar temporalmente puestos de trabajo o espacios físicos dentro de las instalaciones.

e. Modificar temporalmente líneas de reporte o supervisión.

f. Autorizar esquemas temporales de trabajo remoto o modalidades equivalentes cuando ello resulte viable.

g. Limitar la participación conjunta en reuniones, actividades o eventos laborales.

h. Implementar medidas especiales de acompañamiento y seguimiento.

i. Cualquier otra medida razonable y proporcional que contribuya a la protección de las personas involucradas.

 

11.4. Atención y Acompañamiento

La empresa procurará brindar orientación inicial a las personas que manifiesten haber sido afectadas por situaciones de presunto acoso sexual, suministrando información relacionada con:

a. Los mecanismos internos de atención y protección.

b. Los canales de denuncia disponibles.

c. El procedimiento interno aplicable.

d. Las autoridades administrativas o judiciales competentes a las que pueda acudir.

e. Los derechos y garantías reconocidos en la presente política.

Cuando las circunstancias lo permitan y existan mecanismos disponibles, la empresa podrá facilitar orientación o acompañamiento institucional a las personas involucradas.

11.5. Protección Frente a Represalias

Desde el momento en que se presente una denuncia o reporte, la empresa velará por prevenir cualquier acto de represalia, intimidación, presión, discriminación o afectación injustificada contra:

a. La persona denunciante.

b. La presunta víctima.

c. Los testigos.

d. Las personas que aporten información o colaboren en la investigación.

e. Cualquier persona que participe de buena fe en el procedimiento.

 

Toda conducta que pueda constituir represalia será objeto de evaluación independiente y podrá dar lugar a medidas disciplinarias adicionales.

11.6. Medidas Frente a Terceros

Cuando los hechos denunciados involucren clientes, proveedores, contratistas, visitantes o cualquier tercero ajeno a la estructura laboral de la empresa, MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. podrá adoptar medidas razonables orientadas a proteger a las personas afectadas, incluyendo restricciones de acceso, limitaciones de interacción, requerimientos contractuales o cualquier otra actuación legítima que resulte procedente según las circunstancias.

11.7. Temporalidad de las Medidas

Las medidas de protección tendrán la duración estrictamente necesaria para cumplir su finalidad preventiva y podrán ser modificadas, ampliadas, sustituidas o levantadas en cualquier momento, de acuerdo con la evolución del caso y la valoración de los riesgos existentes.

11.8. Carácter No Sancionatorio

Las medidas de protección previstas en este capítulo no constituyen sanciones disciplinarias ni implican una declaración de responsabilidad respecto de ninguna de las personas involucradas.

Su adopción responde exclusivamente a criterios de prevención, protección y gestión del riesgo, garantizando simultáneamente los derechos de la presunta víctima, la presunción de inocencia de la persona señalada y el adecuado desarrollo de las actuaciones internas.

11.9. Coordinación con Autoridades Competentes

La adopción de medidas internas de protección será independiente de aquellas que puedan ser ordenadas por autoridades administrativas, judiciales, disciplinarias o penales.

La empresa colaborará con dichas autoridades cuando sea requerida legalmente para ello, respetando en todo momento los derechos fundamentales y las garantías procesales de las personas involucradas.

12. PROCEDIMIENTO INTERNO DE ATENCIÓN E INVESTIGACIÓN DE DENUNCIAS

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. adoptará un procedimiento interno orientado a garantizar la atención oportuna, objetiva, imparcial, confidencial y diligente de las denuncias relacionadas con posibles situaciones de acoso sexual, asegurando simultáneamente la protección de los derechos de la presunta víctima, la garantía del debido proceso y la presunción de inocencia de la persona señalada.

El presente procedimiento tiene carácter administrativo y disciplinario interno y no sustituye ni limita el derecho de las personas involucradas de acudir ante las autoridades administrativas, judiciales, disciplinarias o penales competentes.

12.1. Principios del Procedimiento

Toda actuación adelantada en virtud de la presente política se desarrollará bajo los principios de:

a. Dignidad humana.

b. Confidencialidad.

c. Buena fe.

d. Celeridad.

e. Imparcialidad.

f. Objetividad.

g. Debido proceso.

h. Presunción de inocencia.

i. No revictimización.

j. No represalia.

k. Protección integral de los derechos fundamentales.

 

12.2. Recepción de la Denuncia

Recibida una denuncia o reporte a través de cualquiera de los canales establecidos en esta política, la empresa procederá a:

a. Registrar la información suministrada.

b. Verificar preliminarmente que los hechos reportados se encuentren relacionados con el objeto de la presente política.

c. Evaluar la necesidad de adoptar medidas inmediatas de protección.

d. Garantizar la reserva de la información recibida.

La denuncia podrá ser presentada por la presunta víctima, por terceros que tengan conocimiento de los hechos o mediante mecanismos anónimos cuando existan elementos suficientes para su valoración.

12.3. Evaluación Preliminar

Una vez recibida la denuncia, la Dirección de Gestión Humana, la Dirección Jurídica o la instancia que la empresa determine realizará una evaluación inicial con el propósito de:

a. Identificar la naturaleza de los hechos reportados.

b. Determinar si la situación denunciada puede estar relacionada con presuntas conductas de acoso sexual.

c. Evaluar la necesidad de adoptar medidas preventivas o de protección.

d. Definir la procedencia de iniciar la etapa de investigación.

La evaluación preliminar no constituye una decisión sobre la responsabilidad de ninguna persona ni implica valoración definitiva de los hechos.

12.4. Apertura de la Investigación

Cuando existan elementos suficientes para considerar que los hechos denunciados podrían constituir una conducta comprendida dentro del alcance de esta política, la empresa dará inicio a la investigación correspondiente.

La apertura de la investigación deberá registrarse internamente y dará lugar a la práctica de las actuaciones necesarias para el esclarecimiento de los hechos.

12.5. Recolección y Valoración de Pruebas

Durante la investigación podrán practicarse todas las actuaciones razonables y legalmente permitidas que contribuyan al esclarecimiento de los hechos, incluyendo:

a. Entrevistas a las personas involucradas.

b. Recepción de testimonios.

c. Revisión de documentos.

d. Análisis de correos electrónicos corporativos cuando exista autorización legal para ello.

e. Verificación de mensajes, registros, fotografías, videos o grabaciones aportadas por las partes.

f. Consulta de registros internos relacionados con los hechos investigados.

g. Cualquier otro medio de prueba legalmente admisible.

Las pruebas serán valoradas de manera integral, objetiva e imparcial.

12.6. Derecho de Defensa y Contradicción

La persona señalada dentro de la denuncia tendrá derecho a:

a. Conocer los hechos que se le atribuyen en la medida compatible con la protección de la confidencialidad y la integridad de las personas involucradas.

b. Ser escuchada dentro de la investigación.

c. Presentar explicaciones, aclaraciones o descargos.

d. Aportar documentos y demás elementos probatorios.

e. Solicitar la práctica de pruebas razonablemente pertinentes.

f. Ejercer plenamente su derecho de contradicción y defensa.

 

La garantía del debido proceso deberá observarse durante todas las etapas de la actuación.

12.7. Elaboración del Informe de Investigación

Finalizada la etapa de recaudo probatorio, la instancia responsable elaborará un informe que contendrá como mínimo:

a. Identificación del caso.

b. Relación de los hechos investigados.

c. Actuaciones realizadas.

d. Pruebas recaudadas.

e. Análisis de la información obtenida.

f. Conclusiones sobre los hechos investigados.

g. Recomendaciones de carácter preventivo, correctivo o disciplinario cuando corresponda.

 

El informe deberá fundamentarse exclusivamente en los elementos de prueba obtenidos durante la investigación.

12.8. Decisión y Medidas a Adoptar

Con base en el informe correspondiente, la empresa determinará las acciones procedentes, las cuales podrán incluir:

a. Archivo de la actuación cuando no existan elementos suficientes para acreditar la ocurrencia de los hechos denunciados.

b. Implementación de medidas preventivas o de mejora organizacional.

c. Activación de procedimientos disciplinarios internos.

d. Aplicación de medidas correctivas.

e. Remisión a autoridades competentes cuando los hechos puedan constituir infracciones administrativas o conductas punibles.

f. Cualquier otra medida legalmente procedente y compatible con la naturaleza de los hechos investigados.

 

12.9. Confidencialidad de las Actuaciones

Todas las actuaciones derivadas de la aplicación de la presente política tendrán carácter reservado.

La información únicamente podrá ser conocida por las personas que deban intervenir en la atención, investigación o toma de decisiones relacionadas con el caso.

Las personas que participen en el procedimiento estarán obligadas a preservar la confidencialidad de la información a la que tengan acceso.

12.10. Protección Contra la Revictimización

Durante el desarrollo de la investigación se adoptarán medidas orientadas a evitar la revictimización de la presunta víctima.

En consecuencia, se procurará:

a. Limitar la repetición innecesaria de declaraciones.

b. Evitar interrogatorios intimidatorios o degradantes.

c. Garantizar un trato respetuoso y digno.

d. Minimizar exposiciones innecesarias de la información personal o sensible.

e. Adoptar medidas que reduzcan el impacto emocional derivado del procedimiento.

 

12.11. Término de las Actuaciones

Las investigaciones deberán adelantarse dentro de un plazo razonable, procurando garantizar simultáneamente la celeridad del procedimiento y el adecuado recaudo y valoración de las pruebas.

La complejidad de los hechos, el número de personas involucradas y la disponibilidad de elementos probatorios podrán influir en la duración de la actuación.

12.12. Independencia de Otras Actuaciones

La existencia de investigaciones administrativas, disciplinarias, laborales, civiles o penales relacionadas con los mismos hechos no impedirá que la empresa adelante las actuaciones internas que considere necesarias para proteger a las personas involucradas y garantizar el cumplimiento de la presente política.

Las decisiones adoptadas dentro del procedimiento interno tendrán efectos exclusivamente laborales, contractuales u organizacionales y serán independientes de las determinaciones que puedan adoptar las autoridades competentes.

13. RÉGIMEN DISCIPLINARIO Y SANCIONES

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. considera que el acoso sexual constituye una conducta contraria a la dignidad humana, a los principios de respeto, igualdad y convivencia laboral, así como una grave afectación al ambiente de trabajo y a los derechos fundamentales de las personas.

En consecuencia, toda conducta que, previa investigación y con observancia del debido proceso, sea determinada como constitutiva de acoso sexual, dará lugar a la adopción de las medidas disciplinarias, contractuales, administrativas o legales que resulten procedentes de acuerdo con la gravedad de los hechos, las circunstancias particulares del caso y la normatividad vigente.

13.1. Principios Aplicables al Régimen Disciplinario

La aplicación de medidas disciplinarias derivadas de la presente política se regirá por los siguientes principios:

a. Legalidad.

b. Debido proceso.

c. Presunción de inocencia.

d. Derecho de defensa.

e. Proporcionalidad.

f. Razonabilidad.

g. Imparcialidad.

h. Objetividad.

i. Buena fe.

j. Respeto por la dignidad humana.

 

Ninguna persona podrá ser sancionada sin que previamente se haya adelantado el procedimiento correspondiente y se hayan garantizado sus derechos fundamentales.

13.2. Criterios para la Determinación de las Medidas

Para efectos de determinar las medidas disciplinarias o correctivas aplicables, la empresa podrá considerar, entre otros, los siguientes factores:

a. La naturaleza y gravedad de la conducta.

b. La intensidad de la afectación generada.

c. La existencia de subordinación o abuso de poder.

d. La reiteración o reincidencia de la conducta.

e. El impacto ocasionado sobre la persona afectada o sobre el ambiente laboral.

f. El grado de intencionalidad evidenciado.

g. La existencia de circunstancias agravantes o atenuantes.

h. La colaboración prestada durante la investigación.

i. Los antecedentes disciplinarios existentes, cuando legalmente proceda su valoración.

 

13.3. Medidas Disciplinarias Aplicables a los Trabajadores

Cuando se determine la existencia de conductas contrarias a la presente política, la empresa podrá adoptar, según la gravedad de los hechos y de conformidad con el Reglamento Interno de Trabajo y la legislación laboral vigente, una o varias de las siguientes medidas:

a. Llamado de atención verbal.

b. Llamado de atención escrito.

c. Compromisos formales de mejoramiento conductual.

d. Participación obligatoria en procesos de capacitación o sensibilización.

e. Suspensión disciplinaria en los términos autorizados por la ley.

f. Terminación del contrato de trabajo con justa causa cuando la gravedad de la conducta así lo justifique.

 

Las medidas disciplinarias serán aplicadas respetando siempre los procedimientos internos y las garantías legales correspondientes.

13.4. Medidas Aplicables a Directivos y Personal de Dirección

Cuando la conducta sea atribuida a directivos, administradores, líderes, coordinadores o personas que ejerzan funciones de autoridad, la empresa valorará especialmente el deber reforzado de ejemplo, liderazgo y protección que corresponde a dichos cargos.

La utilización de posiciones de autoridad, influencia o subordinación para la realización de conductas constitutivas de acoso sexual será considerada una circunstancia especialmente grave para efectos de la adopción de medidas disciplinarias.

13.5. Medidas Aplicables a Contratistas, Proveedores y Terceros

Cuando la conducta investigada involucre contratistas, proveedores, consultores, visitantes, clientes o terceros vinculados con la organización, la empresa podrá adoptar las medidas contractuales, comerciales o administrativas que resulten procedentes, incluyendo:

a. Restricción de acceso a instalaciones.

b. Terminación de autorizaciones o permisos de ingreso.

c. Terminación anticipada de contratos cuando legalmente proceda.

d. Exclusión de procesos de contratación o vinculación futura.

e. Reporte de la situación a las entidades competentes cuando corresponda.

f. Cualquier otra medida legítima orientada a proteger a las personas afectadas y prevenir la repetición de los hechos.

 

13.6. Circunstancias Agravantes

Sin perjuicio de otras circunstancias que puedan resultar relevantes en cada caso, podrán considerarse agravantes las siguientes:

a. Que la conducta haya sido ejecutada por una persona que ejerza autoridad, supervisión o liderazgo.

b. Que exista abuso de posición dominante o subordinación laboral.

c. Que la conducta haya sido reiterada o sistemática.

d. Que se hayan producido actos de intimidación, amenaza o represalia.

e. Que la conducta haya involucrado a personas en condiciones de especial vulnerabilidad.

f. Que exista afectación grave a la integridad física, psicológica o emocional de la persona afectada.

g. Que se haya intentado ocultar, alterar o destruir evidencia relacionada con los hechos investigados.

h. Que se haya ejercido presión sobre testigos o personas involucradas.

 

13.7. Denuncias Presentadas de Mala Fe

La empresa reconoce el derecho de todas las personas a denunciar posibles situaciones de acoso sexual.

No obstante, cuando dentro del procedimiento correspondiente se evidencie de manera clara, objetiva y suficientemente acreditada que una persona actuó deliberadamente con mala fe, fabricó pruebas, presentó información falsa de manera consciente o utilizó los mecanismos previstos en esta política con fines fraudulentos o abusivos, la organización podrá adoptar las medidas disciplinarias, contractuales o legales que resulten procedentes.

La simple falta de pruebas o la imposibilidad de demostrar una conducta denunciada no constituirá por sí misma una denuncia falsa ni dará lugar a sanciones contra la persona denunciante.

13.8. Remisión a Autoridades Competentes

Cuando los hechos investigados puedan constituir infracciones administrativas, faltas disciplinarias o conductas punibles conforme a la legislación colombiana, la empresa podrá poner los hechos en conocimiento de las autoridades competentes, sin perjuicio de las actuaciones internas que correspondan.

La activación de mecanismos internos no sustituye las competencias de las autoridades administrativas, judiciales o penales ni limita el ejercicio de las acciones legales que puedan corresponder a las personas involucradas.

13.9. Medidas Correctivas Complementarias

Además de las sanciones individuales que resulten procedentes, la empresa podrá implementar medidas organizacionales orientadas a prevenir la repetición de situaciones similares, incluyendo:

a. Programas de formación y sensibilización.

b. Fortalecimiento de controles internos.

c. Ajustes en procesos de supervisión o gestión.

d. Campañas de prevención y convivencia laboral.

e. Actualización de protocolos y procedimientos internos.

f. Cualquier otra acción orientada a fortalecer la cultura de respeto y protección dentro de la organización.

 

13.10. Compatibilidad con Otras Responsabilidades

La aplicación de medidas disciplinarias internas será independiente de las responsabilidades civiles, penales, administrativas o disciplinarias que puedan derivarse de los mismos hechos.

En consecuencia, una conducta constitutiva de acoso sexual podrá dar lugar simultáneamente a consecuencias laborales, contractuales, administrativas o judiciales según la naturaleza y gravedad de los hechos.

14. CAPACITACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y CULTURA DE PREVENCIÓN

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que la prevención constituye la herramienta más eficaz para combatir el acoso sexual y promover ambientes laborales seguros, respetuosos, inclusivos y libres de cualquier forma de violencia, discriminación o vulneración de la dignidad humana.

En consecuencia, la empresa implementará acciones permanentes de formación, sensibilización, comunicación y fortalecimiento cultural orientadas a prevenir la ocurrencia de conductas constitutivas de acoso sexual y a promover relaciones laborales basadas en el respeto, la igualdad y la sana convivencia.

14.1. Objetivos de las Acciones de Prevención

Las actividades de capacitación y sensibilización tendrán como finalidad:

a. Promover el respeto por la dignidad humana y los derechos fundamentales de todas las personas.

b. Fortalecer una cultura organizacional de cero tolerancia frente al acoso sexual.

c. Sensibilizar sobre las consecuencias personales, laborales, disciplinarias y legales derivadas de las conductas constitutivas de acoso sexual.

d. Difundir los principios, procedimientos y mecanismos establecidos en la presente política.

e. Promover la identificación temprana de comportamientos de riesgo.

f. Fomentar ambientes laborales seguros, inclusivos y libres de discriminación.

g. Fortalecer las capacidades de prevención y actuación de trabajadores, líderes y directivos.

h. Promover la corresponsabilidad de todos los integrantes de la organización en la construcción de espacios laborales respetuosos.

 

14.2. Programas de Capacitación

La empresa procurará desarrollar periódicamente actividades de formación dirigidas a trabajadores, directivos, aprendices, contratistas y demás personas vinculadas con la organización.

Las capacitaciones podrán abordar, entre otros, los siguientes temas:

a. Conceptos básicos sobre acoso sexual y violencia basada en género.

b. Conductas constitutivas de acoso sexual.

c. Derechos y deberes establecidos en la presente política.

d. Mecanismos institucionales de denuncia y atención.

e. Prevención de represalias y revictimización.

f. Comunicación respetuosa y convivencia laboral.

g. Igualdad, inclusión y no discriminación.

h. Liderazgo responsable y prevención de riesgos psicosociales.

i. Consecuencias disciplinarias y legales derivadas del acoso sexual.

j. Actualizaciones normativas relacionadas con la materia.

 

14.3. Inducción y Reinducción

La presente política hará parte de los procesos de inducción y reinducción de la compañía.

Toda persona que ingrese a prestar servicios para MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., independientemente de la modalidad de vinculación, deberá recibir información sobre:

a. Los principios y objetivos de la política.

b. Las conductas prohibidas.

c. Los canales de denuncia disponibles.

d. Los procedimientos de atención e investigación.

e. Los mecanismos de protección establecidos por la organización.

 

La empresa podrá dejar evidencia de la divulgación y conocimiento de esta política mediante registros físicos o electrónicos.

14.4. Formación Especial para Líderes y Personal Directivo

Los directivos, administradores, coordinadores, jefes y demás personas que ejerzan funciones de liderazgo recibirán capacitación adicional orientada a fortalecer sus competencias para:

a. Identificar tempranamente situaciones de riesgo.

b. Gestionar adecuadamente denuncias o reportes.

c. Promover ambientes laborales seguros.

d. Actuar conforme a los principios de confidencialidad, imparcialidad y respeto.

e. Prevenir conductas de abuso de autoridad o utilización indebida de posiciones de poder.

f. Aplicar adecuadamente las disposiciones de la presente política.

 

14.5. Estrategias de Sensibilización

La empresa podrá desarrollar campañas permanentes de sensibilización mediante diferentes mecanismos, tales como:

a. Comunicados internos.

b. Material pedagógico y educativo.

c. Carteleras físicas o digitales.

d. Jornadas de formación.

e. Espacios de reflexión y diálogo.

f. Actividades de bienestar laboral.

g. Publicaciones en medios internos de comunicación.

h. Cualquier otra estrategia que contribuya a fortalecer la cultura de prevención.

 

14.6. Promoción de una Cultura de Respeto

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. promoverá activamente comportamientos alineados con los valores corporativos, fomentando relaciones laborales fundamentadas en:

a. El respeto mutuo.

b. La dignidad humana.

c. La igualdad de oportunidades.

d. La inclusión.

e. La empatía.

f. La tolerancia.

g. La comunicación asertiva.

h. La convivencia pacífica.

i. La corresponsabilidad.

j. La integridad y la ética empresarial.

 

14.7. Evaluación de las Acciones Preventivas

La empresa podrá realizar revisiones periódicas de las actividades de capacitación y sensibilización desarrolladas, con el propósito de:

a. Evaluar su efectividad.

b. Identificar oportunidades de mejora.

c. Determinar nuevas necesidades de formación.

d. Ajustar estrategias preventivas de acuerdo con la evolución normativa, organizacional o social.

e. Fortalecer continuamente los mecanismos de prevención y protección.

 

14.8. Compromiso Institucional Permanente

La prevención del acoso sexual no constituye una actividad aislada ni una obligación de cumplimiento ocasional, sino un compromiso institucional permanente que forma parte de la cultura organizacional de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.

Por lo anterior, la empresa procurará mantener acciones continuas de educación, sensibilización y fortalecimiento cultural que contribuyan a garantizar ambientes de trabajo seguros, respetuosos y libres de cualquier forma de violencia, acoso o discriminación.

15. SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA DE LA POLÍTICA

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que la prevención, atención e investigación del acoso sexual requiere procesos permanentes de seguimiento, evaluación y mejora continua que permitan verificar la efectividad de las medidas adoptadas, fortalecer los mecanismos de protección y garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos en la presente política.

En consecuencia, la empresa implementará acciones orientadas a monitorear periódicamente la aplicación de esta política, identificar oportunidades de mejora y adoptar las medidas correctivas que resulten necesarias para fortalecer la protección de los derechos de las personas vinculadas a la organización.

15.1. Objetivos del Seguimiento

Las actividades de seguimiento y evaluación tendrán como finalidad:

a. Verificar la adecuada implementación de la presente política.

b. Evaluar la eficacia de las medidas de prevención, atención, protección e investigación.

c. Identificar riesgos, debilidades o vacíos en los procedimientos internos.

d. Fortalecer la cultura organizacional de respeto y prevención.

e. Promover la mejora continua de los mecanismos institucionales de gestión del acoso sexual.

f. Garantizar la actualización permanente de las prácticas organizacionales conforme a la evolución normativa y jurisprudencial aplicable.

 

15.2. Responsables del Seguimiento

El seguimiento de la presente política estará a cargo de la Dirección de Gestión Humana, la Dirección Jurídica y demás áreas o responsables que la empresa determine, quienes podrán coordinar acciones con el Comité de Convivencia Laboral cuando resulte pertinente y compatible con las disposiciones legales aplicables.

La Alta Dirección deberá apoyar y facilitar las acciones necesarias para garantizar el adecuado funcionamiento de los mecanismos previstos en esta política.

15.3. Aspectos Objeto de Evaluación

La empresa podrá realizar evaluaciones periódicas respecto de:

a. El nivel de divulgación y conocimiento de la política.

b. La efectividad de los programas de capacitación y sensibilización.

c. La utilización y accesibilidad de los canales de denuncia.

d. La oportunidad en la atención de los casos reportados.

e. La eficacia de las medidas de protección adoptadas.

f. El cumplimiento de los procedimientos internos establecidos.

g. La ocurrencia de situaciones que evidencien riesgos organizacionales relacionados con acoso sexual.

h. Las necesidades de fortalecimiento institucional en materia de prevención y protección.

i. El cumplimiento de las obligaciones establecidas en la legislación vigente.

15.4. Indicadores de Gestión

Con el fin de fortalecer la mejora continua, la empresa podrá implementar mecanismos de seguimiento e indicadores que permitan evaluar aspectos tales como:

a. Actividades de capacitación realizadas.

b. Cobertura de las acciones de sensibilización.

c. Participación del personal en procesos formativos.

d. Tiempo de respuesta frente a reportes recibidos.

e. Implementación de medidas preventivas y correctivas.

f. Acciones de mejora ejecutadas.

g. Cumplimiento de planes de intervención o fortalecimiento institucional.

La utilización de indicadores tendrá fines preventivos, estadísticos y de mejora organizacional, garantizando siempre la confidencialidad de la información personal.

15.5. Protección de la Información

La información derivada de actividades de seguimiento, evaluación o análisis estadístico será tratada de manera confidencial y conforme a las disposiciones vigentes en materia de protección de datos personales.

Los reportes o análisis institucionales que se elaboren con ocasión de la aplicación de esta política deberán utilizar información anonimizada o agregada cuando ello resulte necesario para proteger la identidad de las personas involucradas.

15.6. Identificación de Oportunidades de Mejora

Cuando se identifiquen situaciones que evidencien la necesidad de fortalecer los mecanismos institucionales de prevención, atención o protección, la empresa podrá adoptar acciones tales como:

a. Actualización de procedimientos internos.

b. Modificación de protocolos de actuación.

c. Fortalecimiento de programas de capacitación.

d. Implementación de nuevos canales de reporte.

e. Ajustes organizacionales orientados a la gestión de riesgos.

f. Actualización de documentos internos relacionados con convivencia laboral y prevención del acoso sexual.

g. Cualquier otra medida razonable que contribuya al cumplimiento de los objetivos de la presente política.

 

15.7. Actualización de la Política

La presente política podrá ser revisada, modificada o actualizada cuando:

a. Se produzcan cambios en la legislación aplicable.

b. Existan modificaciones en la estructura organizacional de la empresa.

c. Se identifiquen oportunidades de mejora derivadas de su aplicación práctica.

d. Se emitan lineamientos, decisiones o criterios de autoridades competentes que hagan recomendable su actualización.

e. La Alta Dirección considere necesario fortalecer o complementar sus disposiciones.

Toda actualización deberá ser comunicada oportunamente a las personas vinculadas con la organización mediante los mecanismos internos de divulgación que la empresa considere pertinentes.

15.8. Compromiso de Mejora Continua

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. asume el compromiso permanente de fortalecer sus mecanismos de prevención, protección, atención e investigación frente al acoso sexual, entendiendo que la construcción de ambientes laborales seguros, respetuosos y libres de violencia requiere una gestión dinámica, preventiva y en constante evolución.

La mejora continua de esta política constituye una manifestación del compromiso institucional con la dignidad humana, la igualdad, la integridad personal y el bienestar de todas las personas que integran o se relacionan con la organización.

16. VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y OBLIGATORIEDAD

La presente Política de Prevención, Atención, Investigación y Sanción del Acoso Sexual de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por la Alta Dirección y será de obligatorio cumplimiento para todas las personas que mantengan cualquier tipo de relación laboral, contractual, comercial, académica o de colaboración con la organización.

16.1. Vigencia

La presente política tendrá vigencia indefinida y permanecerá aplicable mientras no sea modificada, actualizada o sustituida por una nueva versión debidamente aprobada por la empresa.

Las modificaciones que se realicen en el futuro harán parte integral de la presente política desde la fecha de su adopción y divulgación institucional.

16.2. Divulgación

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. garantizará la adecuada divulgación de esta política mediante los mecanismos internos que considere pertinentes, procurando que todas las personas vinculadas con la organización conozcan su contenido, alcance, principios, procedimientos y mecanismos de protección.

Para tal efecto, la empresa podrá utilizar, entre otros, los siguientes medios:

a. Procesos de inducción y reinducción.

b. Capacitaciones y jornadas de sensibilización.

c. Correo electrónico corporativo.

d. Carteleras físicas o digitales.

e. Intranet o plataformas internas de comunicación.

f. Entrega física o digital del documento.

g. Publicación en reglamentos, manuales o repositorios institucionales.

h. Cualquier otro mecanismo que facilite su conocimiento y acceso.

La divulgación de esta política constituirá una herramienta fundamental para fortalecer la cultura organizacional de prevención y respeto promovida por la compañía.

16.3. Obligatoriedad

Todas las personas vinculadas con MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. deberán conocer, respetar y cumplir las disposiciones establecidas en la presente política.

El desconocimiento de su contenido no exime de responsabilidad frente a las obligaciones, prohibiciones y deberes aquí previstos.

Los directivos, administradores, líderes, coordinadores y personas que ejerzan funciones de supervisión tendrán una responsabilidad especial en la promoción, cumplimiento y aplicación efectiva de esta política dentro de sus respectivos equipos de trabajo.

16.4. Integración con el Sistema Normativo Interno

La presente política forma parte integral del sistema de cumplimiento, gestión humana, convivencia laboral, ética empresarial y protección de derechos fundamentales de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.

Sus disposiciones deberán interpretarse de manera armónica con:

a. El Reglamento Interno de Trabajo.

b. El Código de Ética y Conducta.

c. Las políticas corporativas vigentes.

d. Los procedimientos disciplinarios internos.

e. El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

f. Las normas sobre protección de datos personales y habeas data.

g. Las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

 

16.5. Compromiso Institucional

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reafirma su compromiso permanente con la construcción y mantenimiento de ambientes laborales seguros, respetuosos, inclusivos y libres de cualquier forma de acoso sexual, violencia, discriminación o conducta que atente contra la dignidad humana.

La organización promoverá una cultura basada en el respeto mutuo, la igualdad de oportunidades, la integridad, la confianza y la sana convivencia, entendiendo que la protección de las personas constituye un elemento esencial para el desarrollo sostenible de la empresa y el bienestar de quienes la integran.

16.6. Declaración de Cero Tolerancia

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. adopta una política de cero tolerancia frente al acoso sexual y manifiesta de manera expresa que toda conducta que vulnere la libertad sexual, la dignidad, la integridad física o emocional de una persona será atendida, investigada y gestionada conforme a los principios, procedimientos y mecanismos establecidos en este documento y en la legislación vigente.

La protección de la dignidad humana constituye un valor fundamental e irrenunciable para la organización y un compromiso permanente de todos quienes hacen parte de ella.

APROBACIÓN Y ADOPCIÓN DE LA POLÍTICA

La presente POLÍTICA DE PREVENCIÓN, ATENCIÓN, INVESTIGACIÓN Y SANCIÓN DEL ACOSO SEXUAL fue revisada, aprobada y adoptada por la Alta Dirección de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias vigentes, especialmente aquellas orientadas a la protección de la dignidad humana, la integridad personal, la igualdad, la no discriminación y la prevención de toda forma de violencia y acoso en el trabajo.

La presente política forma parte integral del Sistema de Gestión Humana, del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), del Reglamento Interno de Trabajo, del Código de Ética y Conducta y de las demás disposiciones internas de la organización.

Todos los trabajadores, directivos, aprendices, practicantes, contratistas, proveedores y demás personas vinculadas con MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. deberán conocer, respetar y cumplir las disposiciones aquí contenidas.

La empresa se compromete a divulgar permanentemente esta política, promover su aplicación efectiva y adoptar las medidas necesarias para garantizar ambientes laborales seguros, respetuosos, inclusivos y libres de cualquier forma de acoso sexual.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Santiago de Cali, 15 de mayo de 2026.

___________________________________________

CRISTIAN ZULUAGA A

REPRESENTANTE LEGAL

MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.

 

15.   CONTROL DE DOCUMENTOS

 

CONTROL DE CAMBIOS
ITEM	VERSION	DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO	FECHA
1.	001	Creación del Documento	Mayo 2026

 

 

ELABORADO POR:	REVISADO POR:	APROBADO POR:
Nombre: Angie Yuliana Grijalba Cargo: Asesora Externa SST	Nombre: Romario Obregón Cargo: director de Gestión Humana	Nombre: Cristhian Fernando Zuluaga Cargo: Representante Legal