POLÍTICA DE PREVENCIÓN, ATENCIÓN, INVESTIGACIÓN Y SANCIÓN DEL ACOSO LABORAL
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
1. OBJETIVO
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que el respeto por la dignidad humana, la integridad personal, la salud mental, la igualdad de trato y la sana convivencia constituyen principios fundamentales para el desarrollo de relaciones laborales saludables, productivas y sostenibles.
En virtud de lo anterior, la compañía adopta la presente Política de Prevención, Atención, Investigación y Sanción del Acoso Laboral, con el propósito de promover ambientes de trabajo seguros, respetuosos, inclusivos y libres de cualquier forma de violencia, hostigamiento, intimidación, persecución, discriminación o maltrato que pueda afectar la dignidad, el bienestar, la salud física o mental, la estabilidad laboral o el desempeño de las personas vinculadas a la organización.
Esta política tiene como finalidad:
a) Prevenir la ocurrencia de conductas constitutivas de acoso laboral mediante acciones permanentes de sensibilización, capacitación y promoción de una cultura organizacional basada en el respeto y la convivencia.
b) Establecer mecanismos claros, accesibles y confidenciales para la recepción y gestión de quejas relacionadas con presuntas situaciones de acoso lab–oral.
c) Garantizar procedimientos imparciales, oportunos y respetuosos para la atención, análisis e investigación de los hechos reportados.
d) Proteger a las personas que formulen quejas o participen en los procedimientos internos contra cualquier forma de represalia o afectación derivada de su intervención.
e) Adoptar medidas correctivas, preventivas y disciplinarias cuando se compruebe la existencia de conductas contrarias a la ley, al Reglamento Interno de Trabajo, a los principios corporativos o a la presente política.
f) Fortalecer una cultura organizacional alineada con los valores corporativos de respeto, integridad, responsabilidad, trabajo en equipo y bienestar laboral.
La presente política se fundamenta en lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1010 de 2006, el Código Sustantivo del Trabajo, las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y demás disposiciones legales que regulen la prevención y atención de riesgos psicosociales y la protección de los derechos fundamentales en el ámbito laboral.
2. PRINCIPIOS RECTORES
La aplicación e interpretación de la presente política se regirá por los siguientes principios:
a) Dignidad humana: Toda persona vinculada a MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. tiene derecho a recibir un trato digno, respetuoso y libre de cualquier forma de violencia, hostigamiento o maltrato.
b) Respeto mutuo: Las relaciones laborales deberán desarrollarse en un ambiente de consideración, cordialidad, cooperación y reconocimiento de la diferencia.
c) Igualdad y no discriminación: Ninguna persona podrá ser objeto de trato desfavorable por razones de sexo, género, edad, orientación sexual, identidad de género, origen étnico, nacionalidad, condición económica, discapacidad, religión, opinión política o cualquier otra condición protegida por la ley.
d) Buena fe: Todas las actuaciones relacionadas con la prevención, reporte, investigación y resolución de situaciones de presunto acoso laboral deberán adelantarse bajo el principio de buena fe.
e) Confidencialidad: La información relacionada con las quejas, investigaciones y actuaciones derivadas de la presente política será manejada con estricta reserva, salvo las excepciones legales aplicables.
f) Debido proceso: Toda persona involucrada en un procedimiento relacionado con presunto acoso laboral tendrá derecho a ser escuchada, presentar pruebas, controvertir las existentes y obtener una decisión motivada.
g) Prohibición de represalias: Ninguna persona podrá ser objeto de sanciones, intimidaciones, amenazas, discriminación o cualquier trato desfavorable por presentar una queja de buena fe o participar en una investigación relacionada con presunto acoso laboral.
h) Prevención y mejoramiento continuo: La compañía promoverá de manera permanente acciones orientadas a fortalecer la convivencia laboral, identificar factores de riesgo psicosocial y prevenir la ocurrencia de conductas constitutivas de acoso laboral.
3. ALCANCE
La presente política es de obligatorio cumplimiento para todas las personas que mantengan cualquier tipo de relación laboral, contractual, comercial o de colaboración con MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
En consecuencia, sus disposiciones aplican a:
• Trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, cualquiera sea su modalidad.
• Personal directivo, gerencial y administrativo.
• Miembros de junta directiva, accionistas y representantes legales en sus actuaciones relacionadas con la organización.
• Aprendices, practicantes y pasantes.
• Trabajadores en misión suministrados por empresas de servicios temporales.
• Contratistas, subcontratistas y personal vinculado mediante contratos de prestación de servicios.
• Proveedores, aliados estratégicos y terceros que desarrollen actividades dentro de las instalaciones de la compañía o en representación de esta.
• Clientes y visitantes cuando su comportamiento pueda afectar el ambiente laboral o la integridad de los colaboradores de la organización.
La presente política será aplicable a las conductas ocurridas dentro de las instalaciones de la empresa, en puntos de venta, bodegas, oficinas, centros de distribución, eventos corporativos, capacitaciones, actividades institucionales, desplazamientos laborales, reuniones presenciales o virtuales, así como en cualquier espacio físico o digital relacionado con la ejecución de actividades laborales o comerciales de la compañía.
4. DEFINICIONES Y MODALIDADES DE ACOSO LABORAL
4.1. Definición General
Para efectos de la presente política, se entenderá por acoso laboral toda conducta persistente y demostrable ejercida por un empleador, jefe, superior jerárquico, compañero de trabajo, subordinado o cualquier persona que tenga relación con la organización,
encaminada a infundir miedo, intimidación, terror, angustia, desmotivación laboral, afectar la dignidad humana, generar un ambiente hostil de trabajo, causar perjuicio laboral o inducir la renuncia de una persona trabajadora.
La determinación de una conducta como presunto acoso laboral se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes, atendiendo las circunstancias particulares de cada caso, la frecuencia de los hechos, su gravedad, el impacto generado y los elementos probatorios disponibles.
4.2. Modalidades de Acoso Laboral
De conformidad con la legislación colombiana, constituyen modalidades de acoso laboral, entre otras, las siguientes:
a) Maltrato Laboral
Corresponde a toda conducta tendiente a menoscabar la dignidad, integridad física, moral o psicológica de una persona en el contexto laboral.
Entre otras conductas, podrán constituir maltrato laboral:
• Expresiones injuriosas, ofensivas o degradantes.
• Gritos, insultos, burlas o ridiculizaciones.
• Humillaciones públicas o privadas.
• Amenazas injustificadas.
• Comentarios destinados a desacreditar o menospreciar a una persona.
• Actitudes hostiles o agresivas reiteradas.
• Cualquier comportamiento que afecte la autoestima, honra o dignidad del trabajador.
b) Persecución Laboral
Consiste en actuaciones reiteradas dirigidas a inducir la renuncia, desmotivación o desestabilización laboral de una persona.
Podrán constituir persecución laboral:
• Descalificaciones permanentes e injustificadas del trabajo realizado.
• Cambios arbitrarios o constantes de funciones sin justificación organizacional.
• Imposición de cargas excesivas de trabajo respecto de otros colaboradores en condiciones similares.
• Exigencias manifiestamente desproporcionadas o imposibles de cumplir.
• Evaluaciones realizadas con evidente propósito de hostigamiento.
• Amenazas reiteradas de despido sin fundamento objetivo.
c) Discriminación Laboral
Consiste en cualquier trato diferenciado, exclusión o restricción injustificada que afecte el acceso, permanencia, desarrollo o condiciones laborales de una persona.
Podrán constituir discriminación laboral conductas relacionadas con:
• Sexo.
• Género.
• Identidad o expresión de género.
• Orientación sexual.
• Edad.
• Estado civil.
• Embarazo o maternidad.
• Discapacidad.
• Origen étnico o nacional.
• Creencias religiosas.
• Opiniones políticas.
• Condición socioeconómica.
• Cualquier otra circunstancia protegida por la ley.
d) Entorpecimiento Laboral
Consiste en acciones orientadas a obstaculizar el cumplimiento de las funciones asignadas a una persona trabajadora.
Entre otras conductas:
• Ocultar, alterar o destruir información necesaria para el desempeño del cargo.
• Negar injustificadamente herramientas, recursos o accesos requeridos para el trabajo.
• Suministrar información errónea de manera deliberada.
• Obstaculizar injustificadamente procesos, autorizaciones o actividades laborales.
• Interferir deliberadamente en el normal desarrollo de las funciones de un trabajador.
e) Inequidad Laboral
Consiste en la asignación arbitraria de funciones, responsabilidades, cargas de trabajo o condiciones laborales que resulten evidentemente desproporcionadas o injustificadas frente a las exigencias propias del cargo.
Entre otras:
• Asignación reiterada de tareas ajenas al cargo sin justificación empresarial razonable.
• Distribución inequitativa de cargas laborales.
• Imposición de responsabilidades que excedan de manera irrazonable las capacidades o condiciones del trabajador.
• Exclusión injustificada de oportunidades de capacitación, participación o desarrollo profesional.
f) Desprotección Laboral
Consiste en toda conducta tendiente a poner en riesgo la integridad física, mental o la seguridad de una persona trabajadora mediante la omisión de medidas necesarias de protección.
Podrán constituir desprotección laboral:
• Asignar tareas sin los elementos de protección requeridos.
• Ignorar reportes de condiciones inseguras de trabajo.
• Exponer deliberadamente a trabajadores a riesgos evitables.
• Omitir medidas de prevención frente a riesgos físicos, psicosociales o de seguridad y salud en el trabajo.
• Desatender situaciones que comprometan la integridad de los trabajadores pese a tener conocimiento de ellas.
4.3. Presunción de Buena Fe
Toda queja o denuncia presentada en el marco de esta política se presumirá formulada de buena fe. No obstante, la presentación deliberada de denuncias falsas, temerarias o realizadas con el propósito de causar perjuicio a otra persona podrá dar lugar a las acciones disciplinarias o legales correspondientes.
5. CONDUCTAS QUE PUEDEN CONSTITUIR ACOSO LABORAL
Sin perjuicio de las demás conductas que puedan ser calificadas como acoso laboral conforme a la ley, se consideran especialmente prohibidas aquellas actuaciones que, por su
reiteración, gravedad o contexto, tengan la capacidad de afectar la dignidad, integridad, bienestar o estabilidad laboral de una persona.
Las siguientes conductas podrán constituir indicios o manifestaciones de acoso laboral cuando se encuentren debidamente acreditadas y analizadas conforme a las circunstancias particulares de cada caso:
a) Actos de violencia, agresión o maltrato
• Agresiones físicas.
• Amenazas de violencia física.
• Gritos, insultos o expresiones ofensivas.
• Comentarios humillantes o degradantes.
• Trato hostil o intimidatorio.
• Conductas destinadas a ridiculizar o avergonzar a una persona frente a terceros.
b) Expresiones injuriosas o ultrajantes
• Comentarios ofensivos sobre la vida personal de un trabajador.
• Expresiones destinadas a desacreditar su capacidad profesional.
• Burlas relacionadas con aspectos físicos, familiares, culturales, religiosos o personales.
• Difusión de rumores o información tendiente a afectar la reputación de una persona.
c) Descalificación permanente del trabajo realizado
• Críticas reiteradas e injustificadas sobre el desempeño laboral.
• Cuestionamientos constantes carentes de fundamento objetivo.
• Minimización sistemática de logros o resultados obtenidos.
• Desconocimiento deliberado de aportes realizados por un trabajador.
d) Aislamiento o exclusión laboral
• Excluir injustificadamente a una persona de reuniones, capacitaciones o actividades relacionadas con sus funciones.
• Impedir el acceso a información necesaria para el desarrollo de su trabajo.
• Promover el aislamiento social o profesional dentro de la organización.
• Limitar injustificadamente la participación en procesos o proyectos relacionados con el cargo.
e) Obstaculización del trabajo
• Ocultar información relevante.
• Retener documentos necesarios para el desempeño de las funciones.
• Suministrar instrucciones contradictorias de manera deliberada.
• Entorpecer injustificadamente la ejecución de actividades laborales.
f) Asignación arbitraria o desproporcionada de trabajo
• Imponer cargas laborales excesivas respecto de las funciones, recursos o tiempo disponible.
• Asignar tareas manifiestamente imposibles de cumplir.
• Establecer metas irrazonables con fines de hostigamiento.
• Distribuir cargas de trabajo de manera discriminatoria o abusiva.
g) Amenazas o presiones indebidas
• Amenazas reiteradas de despido sin fundamento objetivo.
• Presiones orientadas a inducir la renuncia del trabajador.
• Advertencias intimidatorias relacionadas con evaluaciones, permanencia o continuidad laboral.
• Cualquier conducta destinada a generar miedo o inseguridad injustificada respecto de la estabilidad laboral.
h) Trato discriminatorio
• Conductas que impliquen exclusión, limitación o afectación de oportunidades laborales por razones protegidas por la ley.
• Comentarios ofensivos relacionados con condiciones personales o características individuales.
• Negación injustificada de oportunidades de desarrollo profesional.
i) Conductas realizadas a través de medios digitales
• Envío reiterado de mensajes ofensivos, intimidatorios o humillantes mediante correo electrónico, aplicaciones de mensajería, redes sociales corporativas o cualquier medio tecnológico.
• Difusión de contenido que afecte la dignidad o reputación de una persona trabajadora.
• Utilización de herramientas digitales para hostigar, intimidar o excluir a colaboradores.
j) Cualquier otra conducta
Cualquier comportamiento reiterado o grave que tenga por finalidad o efecto afectar la dignidad humana, generar intimidación, humillación, desmotivación, aislamiento, discriminación, afectación emocional o inducir la renuncia de una persona trabajadora podrá ser analizado por la compañía como una posible situación de acoso laboral, aun cuando no se encuentre expresamente señalado en la presente política.
La valoración de las conductas aquí descritas deberá realizarse considerando el contexto, la frecuencia, la proporcionalidad, la intención aparente de quien las ejecuta, el impacto generado y las pruebas disponibles en cada caso concreto.
6. CONDUCTAS QUE NO CONSTITUYEN ACOSO LABORAL
En los términos de la legislación colombiana, no constituyen acoso laboral aquellas actuaciones que correspondan al ejercicio legítimo de las facultades de dirección, organización, control, supervisión y disciplina que la ley reconoce al empleador, siempre que se ejerzan de manera objetiva, razonable, proporcional y respetuosa de la dignidad humana.
En consecuencia, por sí solas, no constituyen acoso laboral las siguientes actuaciones:
a) Ejercicio legítimo de la subordinación laboral
• La impartición de órdenes, instrucciones o directrices relacionadas con el trabajo.
• La asignación de funciones compatibles con el cargo desempeñado.
• La supervisión permanente de las actividades laborales.
• La exigencia del cumplimiento de políticas, procedimientos, reglamentos y protocolos internos.
b) Exigencias propias de la actividad empresarial
• La solicitud de cumplimiento de metas comerciales, presupuestos, indicadores de gestión o resultados previamente establecidos.
• El seguimiento al desempeño individual o colectivo.
• La exigencia de estándares de calidad, productividad, eficiencia, atención al cliente, control de inventarios, manejo de recursos o cumplimiento de procedimientos internos.
• La implementación de planes de mejora, acompañamiento o seguimiento al desempeño laboral.
c) Evaluaciones y retroalimentaciones de desempeño
• Las evaluaciones periódicas de desempeño.
• Las reuniones de seguimiento laboral.
• Las retroalimentaciones relacionadas con errores, oportunidades de mejora o resultados obtenidos.
• Las observaciones orientadas al mejoramiento de las competencias, habilidades o desempeño de los trabajadores.
d) Ejercicio de la facultad disciplinaria
• Los llamados de atención verbales o escritos debidamente fundamentados.
• La apertura y trámite de procesos disciplinarios.
• Las citaciones a diligencias de descargos.
• La imposición de sanciones disciplinarias legalmente procedentes.
• Las decisiones relacionadas con la continuidad, renovación o terminación de contratos cuando se encuentren soportadas en causas objetivas o legales.
e) Medidas de organización empresarial
• La distribución de funciones y responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la operación.
• La implementación de cambios organizacionales, administrativos o tecnológicos.
• La modificación de procesos, procedimientos o metodologías de trabajo.
• La reasignación razonable de tareas compatibles con las funciones del cargo.
• Los cambios de puesto, horario, sede o área de trabajo cuando se encuentren legalmente permitidos y respondan a necesidades empresariales legítimas.
f) Solicitudes relacionadas con la productividad y el desempeño
• La exigencia de puntualidad, asistencia y cumplimiento de horarios.
• El requerimiento de cumplimiento de obligaciones contractuales.
• La solicitud de informes, reportes o rendición de cuentas.
• El control de inventarios, mercancías, dinero, activos, documentos o recursos de la compañía.
• Las auditorías, verificaciones, revisiones o controles internos.
g) Medidas de seguridad y protección empresarial
• Los controles de acceso a instalaciones, sistemas o plataformas tecnológicas.
• Las revisiones autorizadas por la ley y los reglamentos internos.
• Las investigaciones internas relacionadas con posibles incumplimientos, irregularidades o faltas disciplinarias.
• Las medidas orientadas a la protección de bienes, activos, información y recursos de la organización.
h) Diferencias normales derivadas de la convivencia laboral
• Las discrepancias de criterio.
• Los desacuerdos profesionales.
• Las discusiones respetuosas relacionadas con asuntos laborales.
• Las diferencias de opinión sobre decisiones empresariales o procedimientos de trabajo.
• Los conflictos ocasionales que no evidencien una conducta sistemática de hostigamiento, persecución o maltrato.
La existencia de una inconformidad frente a una decisión empresarial, una evaluación de desempeño, una medida disciplinaria o una instrucción laboral legítima no implica por sí misma la existencia de acoso laboral.
Toda situación reportada deberá analizarse de manera integral, objetiva y contextual, teniendo en cuenta la totalidad de las circunstancias, la frecuencia de los hechos, la proporcionalidad de las actuaciones, las pruebas disponibles y las facultades legales del empleador.
7. DERECHOS Y DEBERES DE LAS PERSONAS VINCULADAS A LA ORGANIZACIÓN
7.1. Derechos de los Trabajadores y Demás Personas Cobijadas por la Política
Toda persona vinculada a MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. tendrá derecho a:
a) Desarrollar sus actividades en un ambiente laboral seguro, respetuoso, digno y libre de cualquier forma de acoso, violencia, hostigamiento, discriminación o maltrato.
b) Ser tratada con respeto, consideración y equidad por parte de superiores, compañeros de trabajo, subordinados, clientes, proveedores y demás personas relacionadas con la organización.
c) Presentar quejas, solicitudes o denuncias relacionadas con presuntas situaciones de acoso laboral a través de los canales dispuestos por la compañía.
d) Ser escuchada y participar en los procedimientos internos que se adelanten con ocasión de una queja o denuncia.
e) Recibir un trato imparcial, objetivo y respetuoso durante cualquier actuación relacionada con la presente política.
f) Que la información relacionada con una queja o investigación sea tratada bajo criterios de confidencialidad y reserva.
g) No ser objeto de represalias, intimidaciones, amenazas, discriminación o cualquier afectación derivada de la presentación de una queja realizada de buena fe o de su participación en una investigación.
h) Recibir orientación sobre los mecanismos internos y externos disponibles para la atención de situaciones relacionadas con convivencia laboral.
7.2. Deberes de los Trabajadores y Demás Personas Cobijadas por la Política
Todas las personas vinculadas a la organización deberán:
a) Mantener relaciones laborales basadas en el respeto, la cortesía, la colaboración y la sana convivencia.
b) Abstenerse de realizar conductas que puedan constituir acoso laboral, maltrato, discriminación, intimidación o cualquier otra forma de violencia en el trabajo.
c) Contribuir activamente a la construcción de ambientes laborales seguros, respetuosos e inclusivos.
d) Respetar la dignidad, integridad, honra, intimidad y buen nombre de las demás personas.
e) Colaborar de buena fe con los procedimientos internos que se adelanten en aplicación de la presente política.
f) Suministrar información veraz cuando sean requeridos dentro de una investigación o actuación interna.
g) Guardar reserva sobre la información conocida durante el desarrollo de investigaciones relacionadas con presuntos casos de acoso laboral.
h) Utilizar los canales institucionales de manera responsable, absteniéndose de formular acusaciones falsas, temerarias o realizadas con ánimo de causar perjuicio a otra persona.
7.3. Deberes Especiales de Líderes, Jefes y Directivos
Las personas que ejerzan cargos de dirección, supervisión, coordinación o liderazgo dentro de la organización tendrán además las siguientes responsabilidades:
a) Promover ambientes laborales respetuosos, seguros y libres de cualquier forma de acoso o maltrato.
b) Actuar como ejemplo de conducta ética, profesional y respetuosa frente a sus equipos de trabajo.
c) Identificar oportunamente situaciones que puedan afectar la convivencia laboral y adoptar medidas preventivas razonables.
d) Atender con seriedad y diligencia cualquier situación que pueda representar una vulneración de la presente política.
e) Abstenerse de utilizar su posición jerárquica para intimidar, presionar, discriminar o afectar indebidamente a cualquier trabajador.
f) Facilitar la participación de los colaboradores en actividades de capacitación, sensibilización y promoción de la convivencia laboral.
g) Informar oportunamente a Gestión Humana, Dirección Jurídica o al Comité de Convivencia Laboral sobre situaciones que puedan requerir intervención institucional.
7.4. Compromisos de la Empresa
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. se compromete a:
a) Promover una cultura organizacional basada en el respeto, la dignidad humana, la integridad y la sana convivencia.
b) Implementar acciones permanentes de prevención, sensibilización y capacitación relacionadas con la convivencia laboral.
c) Disponer mecanismos accesibles y confiables para la recepción de quejas o denuncias.
d) Garantizar procedimientos objetivos, imparciales y respetuosos del debido proceso.
e) Proteger la confidencialidad de la información obtenida durante las actuaciones derivadas de la presente política.
f) Adoptar medidas razonables para prevenir represalias contra quienes presenten quejas de buena fe o participen en investigaciones.
g) Implementar las medidas preventivas, correctivas o disciplinarias que resulten procedentes conforme a la ley, al Reglamento Interno de Trabajo y a las políticas corporativas vigentes.
h) Realizar seguimiento periódico a las condiciones de convivencia laboral y adoptar acciones de mejora continua cuando resulte necesario.
8. MECANISMOS DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN DE LA CONVIVENCIA LABORAL
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que la prevención constituye la herramienta más efectiva para evitar la ocurrencia de conductas de acoso laboral y fortalecer ambientes de trabajo saludables, respetuosos y productivos.
En consecuencia, la compañía implementará de manera permanente acciones orientadas a promover la sana convivencia, el respeto mutuo, la comunicación efectiva y la resolución adecuada de conflictos en el entorno laboral.
8.1. Acciones de Prevención
La organización podrá desarrollar, entre otras, las siguientes acciones:
a) Diseñar e implementar campañas de sensibilización sobre respeto, convivencia laboral, prevención del acoso laboral y cultura organizacional.
b) Divulgar periódicamente la presente política y los mecanismos institucionales de prevención y atención.
c) Realizar jornadas de capacitación dirigidas a trabajadores, líderes, directivos, aprendices, contratistas y demás personas vinculadas a la organización.
d) Promover espacios de diálogo, integración y fortalecimiento de las relaciones laborales.
e) Desarrollar actividades orientadas al fortalecimiento de habilidades de liderazgo,
comunicación asertiva, manejo de conflictos, inteligencia emocional y trabajo en equipo.
f) Identificar y gestionar oportunamente factores de riesgo psicosocial que puedan afectar el bienestar de los trabajadores.
g) Promover el conocimiento y respeto de los derechos y deberes establecidos en la presente política.
h) Fortalecer las competencias de los líderes y responsables de equipos de trabajo para la adecuada gestión de personas y la prevención de conflictos laborales.
8.2. Comité de Convivencia Laboral
El Comité de Convivencia Laboral actuará conforme a las funciones establecidas en la normatividad vigente y constituirá uno de los principales mecanismos internos para la promoción de ambientes laborales saludables.
Sin perjuicio de las competencias asignadas por la ley, el Comité de Convivencia Laboral podrá:
a) Promover acciones de prevención del acoso laboral.
b) Formular recomendaciones para el mejoramiento de la convivencia laboral.
c) Escuchar y tramitar las quejas que sean puestas en su conocimiento dentro del ámbito de sus competencias.
d) Facilitar espacios de diálogo y concertación entre las partes involucradas cuando ello resulte procedente.
e) Formular propuestas orientadas al fortalecimiento de la cultura organizacional y el bienestar laboral.
8.3. Evaluación Permanente del Clima y la Convivencia Laboral
La compañía podrá implementar mecanismos destinados a identificar oportunamente situaciones que puedan afectar la convivencia laboral, entre ellos:
a) Encuestas de clima organizacional.
b) Evaluaciones de riesgo psicosocial.
c) Entrevistas de seguimiento laboral.
d) Reuniones de retroalimentación y acompañamiento.
e) Indicadores relacionados con rotación, ausentismo, conflictos laborales o factores asociados al bienestar de los trabajadores.
La información obtenida podrá ser utilizada para diseñar e implementar acciones preventivas y correctivas orientadas al fortalecimiento del ambiente laboral.
8.4. Promoción de la Resolución Temprana de Conflictos
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. promoverá la solución temprana, respetuosa y constructiva de las diferencias que puedan surgir entre las personas vinculadas a la organización.
Cuando las circunstancias lo permitan y sin perjuicio de los procedimientos formales establecidos en la ley o en la presente política, la compañía podrá facilitar espacios de diálogo, mediación interna, conciliación o acompañamiento institucional que contribuyan a la adecuada gestión de los conflictos y al fortalecimiento de las relaciones laborales.
8.5. Responsabilidad Compartida
La prevención del acoso laboral constituye una responsabilidad compartida entre la empresa, sus directivos, trabajadores, contratistas y demás personas vinculadas a la organización.
Todas las personas deberán contribuir activamente a la construcción de un ambiente laboral basado en el respeto, la confianza, la colaboración, la comunicación efectiva y la dignidad humana, absteniéndose de realizar conductas que puedan afectar la convivencia o el bienestar de los demás.
9. CANALES DE RECEPCIÓN DE QUEJAS Y REPORTES
9.1. Derecho a Reportar
Toda persona cobijada por la presente política que considere haber sido víctima de una conducta que pueda constituir acoso laboral, o que tenga conocimiento de hechos que razonablemente puedan afectar la convivencia laboral o vulnerar las disposiciones aquí establecidas, podrá presentar una queja, denuncia o reporte a través de los canales dispuestos por la organización.
La presentación de una queja constituye un derecho de toda persona vinculada a la compañía y no podrá generar represalias, discriminación, afectaciones laborales o cualquier consecuencia desfavorable derivada de su ejercicio de buena fe.
9.2. Canales de Recepción
Las quejas o reportes podrán presentarse por cualquiera de los siguientes medios:
a) Comité de Convivencia Laboral.
b) Área de Gestión Humana.
c) Dirección Jurídica.
d) Correo electrónico institucional destinado para la recepción de quejas relacionadas con convivencia laboral.
e) Formatos físicos o digitales que la compañía disponga para tal fin.
f) Cualquier otro mecanismo formal que la empresa implemente para la recepción de reportes relacionados con convivencia laboral.
Cuando la queja involucre a alguna de las personas responsables de recibirla, el denunciante podrá acudir directamente a cualquiera de los demás canales habilitados.
9.3. Presentación de la Queja
Las quejas podrán presentarse de manera verbal o escrita. No obstante, la compañía podrá solicitar la formalización por escrito cuando resulte necesario para garantizar una adecuada gestión de la información y el debido proceso.
Siempre que sea posible, la queja deberá contener:
a) Nombre completo e identificación de quien presenta el reporte.
b) Datos de contacto para efectos de notificaciones o seguimiento.
c) Identificación de la persona o personas presuntamente involucradas.
d) Descripción clara y detallada de los hechos.
e) Fecha o período aproximado de ocurrencia.
f) Lugar o medio en el que ocurrieron los hechos.
g) Relación de posibles testigos, si existen.
h) Documentos, mensajes, grabaciones, fotografías o cualquier otro elemento de prueba disponible.
La ausencia de alguno de estos elementos no impedirá necesariamente la recepción y análisis preliminar de la queja cuando existan elementos mínimos que permitan su evaluación.
9.4. Quejas Presentadas por Terceros
La compañía podrá recibir reportes formulados por compañeros de trabajo, líderes, contratistas, proveedores, clientes o cualquier persona que tenga conocimiento de hechos que puedan afectar la convivencia laboral o constituir una posible situación de acoso laboral.
En estos casos, la información será analizada preliminarmente con el fin de determinar la procedencia de actuaciones posteriores.
9.5. Reportes Anónimos
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. podrá recibir reportes anónimos cuando estos contengan información suficiente que permita identificar razonablemente los hechos denunciados y adelantar una verificación preliminar.
No obstante, debido a las limitaciones probatorias que pueden derivarse del anonimato, la compañía evaluará cada caso particular y determinará la viabilidad de iniciar actuaciones formales con base en la información suministrada.
La presentación de reportes anónimos no garantiza por sí misma la apertura de una investigación formal.
9.6. Registro y Custodia de la Información
Toda queja o reporte recibido será registrado y gestionado bajo criterios de confidencialidad, reserva y protección de datos personales, conforme a la normatividad vigente y a las políticas internas de la organización.
La información obtenida únicamente podrá ser conocida por las personas que deban intervenir en el análisis, atención o investigación de los hechos reportados.
9.7. Prohibición de Denuncias de Mala Fe
La compañía promoverá la utilización responsable de los mecanismos de reporte.
La presentación deliberada de denuncias falsas, temerarias, malintencionadas o realizadas con el propósito de afectar la honra, reputación o estabilidad laboral de otra persona podrá dar lugar a las acciones disciplinarias, contractuales o legales que resulten procedentes, sin perjuicio de las demás consecuencias previstas en la ley.
10. PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN, ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS
10.1. Principios del Procedimiento
Toda actuación adelantada en aplicación de la presente política deberá observar los principios de confidencialidad, imparcialidad, respeto, buena fe, celeridad, objetividad, proporcionalidad, debido proceso, protección de la dignidad humana y prohibición de represalias.
La recepción de una queja no implica la existencia de responsabilidad de ninguna de las personas involucradas ni constituye una presunción de culpabilidad.
10.2. Recepción de la Queja
Una vez recibida una queja o reporte por cualquiera de los canales establecidos en la presente política, la instancia receptora procederá a registrar la información suministrada y verificar que existan elementos mínimos que permitan su análisis.
Cuando resulte necesario, podrá solicitarse información adicional a la persona que presenta la queja.
10.3. Evaluación Preliminar
Recibida la información, la compañía realizará una valoración preliminar con el fin de determinar:
a) Si los hechos reportados se encuentran dentro del alcance de la presente política.
b) Si la situación corresponde a una posible conducta de acoso laboral.
c) Si la competencia corresponde al Comité de Convivencia Laboral, a Gestión Humana, a la Dirección Jurídica o a otra instancia interna.
d) Si resulta procedente la adopción de medidas preventivas o de protección.
e) Si los hechos corresponden a situaciones disciplinarias, conflictos laborales ordinarios o asuntos distintos al acoso laboral.
Como resultado de esta evaluación preliminar, la compañía podrá:
• Iniciar el procedimiento correspondiente.
• Remitir el asunto a la instancia competente.
• Solicitar información adicional.
• Archivar la actuación cuando no existan elementos mínimos que permitan continuar con el trámite.
10.4. Medidas Preventivas o de Protección
Cuando las circunstancias lo justifiquen, la compañía podrá adoptar medidas preventivas temporales orientadas a proteger a las personas involucradas y preservar un ambiente laboral adecuado mientras se adelantan las actuaciones correspondientes.
Entre otras, podrán adoptarse:
a) Ajustes temporales en esquemas de reporte o supervisión.
b) Reorganización temporal de actividades laborales.
c) Restricciones de contacto estrictamente necesarias.
d) Acompañamiento por parte de Gestión Humana.
e) Intervenciones preventivas orientadas a preservar la convivencia laboral.
La adopción de estas medidas no constituirá sanción disciplinaria ni implicará pronunciamiento anticipado sobre los hechos investigados.
10.5. Recolección y Análisis de Información
La compañía podrá adelantar las actuaciones que considere razonablemente necesarias para el esclarecimiento de los hechos, incluyendo:
a) Entrevistas a las personas involucradas.
b) Entrevistas a testigos.
c) Revisión de documentos, comunicaciones, registros o soportes relacionados con los hechos.
d) Verificación de antecedentes internos relacionados con la situación reportada.
e) Cualquier otra actuación que resulte pertinente y legalmente procedente.
Todas las personas que participen en estas actuaciones deberán actuar con veracidad y guardar la debida reserva sobre la información conocida.
10.6. Derecho de Defensa y Contradicción
La persona respecto de la cual se formule una queja tendrá derecho a:
a) Conocer los hechos objeto de análisis.
b) Ser escuchada dentro del procedimiento.
c) Presentar explicaciones, descargos o aclaraciones.
d) Aportar pruebas o solicitar la práctica de aquellas que considere pertinentes.
e) Controvertir la información que pueda ser utilizada para la toma de decisiones.
10.7. Intervención del Comité de Convivencia Laboral
Cuando la naturaleza del asunto lo permita y conforme a las competencias establecidas en la normatividad vigente, el Comité de Convivencia Laboral podrá intervenir promoviendo espacios de diálogo, concertación, conciliación o formulación de recomendaciones orientadas a la superación de las situaciones reportadas.
La intervención del Comité no sustituye las facultades disciplinarias del empleador ni limita las actuaciones que puedan corresponder a otras instancias internas o autoridades competentes.
10.8. Conclusiones y Recomendaciones
Una vez analizada la información disponible, la instancia competente elaborará las conclusiones correspondientes y podrá recomendar, según el caso:
a) El archivo de la actuación.
b) La implementación de medidas preventivas o correctivas.
c) La adopción de acciones de mejoramiento organizacional.
d) La remisión del asunto a las instancias disciplinarias correspondientes.
e) La adopción de medidas relacionadas con convivencia laboral.
f) Cualquier otra actuación que resulte procedente conforme a la ley y a los reglamentos internos.
10.9. Actuaciones Disciplinarias
Cuando de la información recaudada se desprendan posibles incumplimientos laborales, contractuales o reglamentarios, la compañía podrá iniciar los procedimientos disciplinarios correspondientes, garantizando en todo momento el debido proceso y el derecho de defensa de las personas involucradas.
10.10. Archivo y Conservación de la Información
Toda la documentación relacionada con las actuaciones adelantadas en aplicación de la presente política será conservada bajo criterios de confidencialidad, reserva y protección de datos personales, conforme a la legislación vigente y a las políticas internas de la organización.
El acceso a dicha información estará limitado a las personas que deban conocerla en razón de sus funciones o por requerimiento legal.
11. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
11.1. Principio General de Confidencialidad
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que las actuaciones relacionadas con presuntas situaciones de acoso laboral involucran información sensible y potencialmente capaz de afectar la dignidad, intimidad, honra, buen nombre y relaciones laborales de las personas involucradas.
En consecuencia, toda queja, reporte, actuación, investigación, entrevista, documento, prueba, registro o información obtenida en desarrollo de la presente política será tratada bajo estrictos criterios de confidencialidad, reserva y protección de datos personales.
11.2. Alcance de la Reserva
La obligación de confidencialidad aplica a todas las personas que intervengan directa o indirectamente en los procedimientos regulados por esta política, incluyendo, entre otros:
a) Integrantes del Comité de Convivencia Laboral.
b) Personal de Gestión Humana.
c) Dirección Jurídica.
d) Directivos y líderes que deban intervenir en alguna actuación.
e) Testigos.
f) Personas denunciantes.
g) Personas denunciadas.
h) Cualquier tercero que tenga acceso a información relacionada con una actuación.
La información obtenida únicamente podrá utilizarse para los fines propios del procedimiento correspondiente y no podrá ser divulgada, compartida o utilizada para propósitos distintos a los autorizados por la ley o por la compañía.
11.3. Tratamiento de Datos Personales
El tratamiento de los datos personales obtenidos en desarrollo de la presente política se realizará conforme a la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales, así como a las políticas internas de tratamiento de información adoptadas por la compañía.
La empresa adoptará medidas razonables de carácter administrativo, técnico y organizacional para proteger la información contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, divulgación indebida o cualquier tratamiento contrario a la ley.
11.4. Acceso a la Información
El acceso a la información relacionada con una queja o investigación estará restringido exclusivamente a las personas que deban conocerla en ejercicio de sus funciones o por disposición legal.
La compañía procurará aplicar el principio de acceso restringido, de manera que cada persona únicamente conozca la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus responsabilidades dentro del procedimiento.
11.5. Protección de la Intimidad y del Buen Nombre
Durante todas las etapas de atención, análisis e investigación, la organización procurará proteger la intimidad, honra, imagen, reputación y buen nombre de las personas involucradas.
Ninguna actuación deberá interpretarse como una declaración anticipada de responsabilidad ni como una afectación injustificada de los derechos de las personas vinculadas al procedimiento.
11.6. Limitaciones a la Confidencialidad
La obligación de confidencialidad no impedirá que la compañía suministre información cuando:
a) Exista obligación legal o requerimiento de autoridad competente.
b) Sea necesario para garantizar el debido proceso y el derecho de defensa.
c) Se requiera para la protección de derechos fundamentales de las personas involucradas.
d) Sea indispensable para adelantar actuaciones disciplinarias, administrativas o judiciales legalmente procedentes.
En estos casos, la divulgación de información se limitará estrictamente a lo necesario para el cumplimiento de la finalidad correspondiente.
11.7. Deber de Reserva
Todas las personas que participen en actuaciones relacionadas con la presente política deberán abstenerse de divulgar información, formular comentarios, difundir rumores o
compartir documentos relacionados con los hechos objeto de análisis.
El incumplimiento de este deber podrá dar lugar a las acciones disciplinarias, contractuales o legales que resulten procedentes, sin perjuicio de las demás consecuencias establecidas en la ley.
11.8. Conservación de la Información
La documentación y los registros generados en aplicación de la presente política serán conservados por la compañía durante el tiempo que resulte legalmente procedente, bajo condiciones adecuadas de seguridad, custodia y control de acceso.
Finalizado el período de conservación aplicable, la información podrá ser archivada, anonimizada o eliminada conforme a las políticas internas y a la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
12. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS Y MEDIDAS DE PROTECCIÓN
12.1. Política de Cero Represalias
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. prohíbe de manera expresa cualquier forma de represalia, intimidación, presión, amenaza, discriminación, hostigamiento o afectación laboral derivada de la presentación de una queja de buena fe, la participación en una investigación o la colaboración con cualquier actuación relacionada con la presente política.
La compañía promoverá un ambiente de confianza que permita a todas las personas reportar situaciones que puedan afectar la convivencia laboral sin temor a consecuencias negativas derivadas de dicho reporte.
12.2. Personas Protegidas
La protección establecida en el presente capítulo cobija, entre otras, a las siguientes personas:
a) Quienes presenten quejas o reportes de buena fe.
b) Presuntas víctimas de conductas de acoso laboral.
c) Testigos.
d) Personas entrevistadas durante una investigación.
e) Integrantes del Comité de Convivencia Laboral.
f) Personal de Gestión Humana, Dirección Jurídica o cualquier otra dependencia que intervenga en el procedimiento.
g) Cualquier persona que participe legítimamente en actuaciones relacionadas con la presente política.
12.3. Conductas Constitutivas de Represalia
Podrán considerarse represalias, entre otras, las siguientes conductas cuando se encuentren relacionadas con la presentación de una queja o la participación en una actuación derivada de esta política:
a) Amenazas directas o indirectas.
b) Actos de intimidación o presión indebida.
c) Hostigamiento o aislamiento laboral.
d) Trato discriminatorio o desfavorable.
e) Difusión de rumores o información destinada a desacreditar a una persona.
f) Restricción injustificada de oportunidades laborales, de capacitación o desarrollo profesional.
g) Obstaculización injustificada de funciones o actividades laborales.
h) Cualquier actuación destinada a castigar, desalentar o perjudicar a una persona por haber ejercido sus derechos en el marco de esta política.
12.4. Medidas de Protección
Cuando las circunstancias lo justifiquen, la compañía podrá adoptar medidas razonables orientadas a proteger la integridad, bienestar y condiciones laborales de las personas involucradas en una actuación relacionada con presunto acoso laboral.
Dependiendo de las características de cada caso, podrán implementarse, entre otras, las siguientes medidas:
a) Acompañamiento por parte de Gestión Humana.
b) Seguimiento especial a la situación reportada.
c) Intervenciones orientadas a preservar la convivencia laboral.
d) Ajustes temporales de interacción entre las personas involucradas.
e) Modificaciones temporales de esquemas de reporte o supervisión cuando resulte estrictamente necesario.
f) Medidas preventivas destinadas a evitar nuevas situaciones de conflicto mientras se adelantan las actuaciones correspondientes.
La adopción de estas medidas no constituirá sanción disciplinaria ni implicará pronunciamiento anticipado sobre la existencia o inexistencia de los hechos reportados.
12.5. Reporte de Represalias
Cualquier persona que considere estar siendo objeto de represalias relacionadas con una queja, denuncia, investigación o actuación adelantada bajo esta política podrá informar dicha situación a través de cualquiera de los canales institucionales habilitados por la compañía.
Los reportes de represalias serán analizados con la misma seriedad, confidencialidad y diligencia aplicables a las demás situaciones reguladas por la presente política.
12.6. Consecuencias Frente a las Represalias
Las conductas de represalia comprobadas serán consideradas contrarias a los principios corporativos, a las obligaciones de convivencia laboral y a las disposiciones de la presente política.
Sin perjuicio de las acciones legales que puedan corresponder, la compañía podrá adoptar las medidas correctivas, preventivas, disciplinarias o contractuales que resulten procedentes de conformidad con la legislación vigente, el Reglamento Interno de Trabajo y las demás normas internas aplicables.
12.7. Protección de la Buena Fe
La protección prevista en el presente capítulo se otorgará a quienes actúen de buena fe.
Lo anterior no impedirá que la compañía adopte las medidas correspondientes cuando se demuestre que una persona ha presentado denuncias falsas, temerarias, fraudulentas o formuladas con el propósito deliberado de causar perjuicio a otra persona, caso en el cual podrán iniciarse las actuaciones disciplinarias o legales a que haya lugar.
13. MEDIDAS CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y RÉGIMEN SANCIONATORIO
13.1. Principio General
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. rechaza toda forma de acoso laboral y adoptará las medidas preventivas, correctivas, disciplinarias, contractuales o legales que resulten procedentes cuando se determine la existencia de conductas contrarias a la presente política, al Reglamento Interno de Trabajo, a las obligaciones contractuales o a la legislación vigente.
Las decisiones adoptadas deberán atender criterios de razonabilidad, proporcionalidad, objetividad, gravedad de los hechos, reincidencia, afectación generada, circunstancias particulares del caso y demás elementos relevantes que permitan una adecuada valoración de la situación.
13.2. Medidas Preventivas y de Mejoramiento
Cuando las circunstancias del caso lo permitan y antes de acudir a medidas disciplinarias, la compañía podrá implementar acciones orientadas a corregir comportamientos, fortalecer la convivencia laboral y prevenir la ocurrencia de nuevas situaciones de conflicto.
Entre otras, podrán adoptarse las siguientes medidas:
a) Procesos de orientación o acompañamiento individual.
b) Retroalimentaciones formales.
c) Compromisos de mejoramiento conductual.
d) Planes de acción relacionados con convivencia laboral.
e) Capacitaciones obligatorias.
f) Procesos de sensibilización sobre respeto, liderazgo, comunicación y convivencia.
g) Seguimiento por parte de Gestión Humana o del Comité de Convivencia Laboral.
13.3. Medidas Correctivas
Cuando se evidencien conductas incompatibles con los principios de respeto, dignidad y convivencia laboral, la compañía podrá implementar medidas correctivas destinadas a evitar la repetición de los hechos y restablecer condiciones adecuadas de trabajo.
Dependiendo del caso concreto, estas medidas podrán incluir:
a) Requerimientos formales de corrección de conducta.
b) Compromisos escritos de cumplimiento.
c) Restricciones o ajustes organizacionales necesarios para preservar la convivencia laboral.
d) Seguimientos periódicos al comportamiento de las personas involucradas.
e) Cualquier otra medida razonable orientada a prevenir nuevas afectaciones.
13.4. Medidas Disciplinarias
Cuando los hechos constituyan incumplimientos laborales, faltas disciplinarias o conductas prohibidas por la ley o por los reglamentos internos, la compañía podrá adelantar las actuaciones disciplinarias correspondientes garantizando en todo momento el debido proceso y el derecho de defensa.
Las medidas disciplinarias podrán comprender, según la gravedad de los hechos y conforme a la normatividad aplicable:
a) Llamados de atención verbales o escritos.
b) Amonestaciones.
c) Sanciones disciplinarias previstas en el Reglamento Interno de Trabajo.
d) Suspensiones disciplinarias cuando legalmente procedan.
e) Terminación del contrato de trabajo con justa causa cuando los hechos así lo ameriten y exista fundamento legal suficiente.
f) Terminación o revisión de relaciones contractuales de naturaleza civil, comercial o de prestación de servicios cuando corresponda.
13.5. Remisión a Autoridades Competentes
Cuando los hechos analizados puedan constituir infracciones legales, conductas sancionables por autoridades administrativas o posibles hechos punibles, la compañía podrá poner la situación en conocimiento de las autoridades competentes o colaborar con las investigaciones que estas adelanten.
Lo anterior podrá incluir, entre otras, actuaciones ante autoridades laborales, administrativas, disciplinarias, judiciales o penales, según la naturaleza de los hechos.
13.6. Circunstancias para la Valoración de las Medidas
Para determinar las medidas que resulten procedentes, la compañía podrá considerar, entre otros, los siguientes criterios:
a) Naturaleza y gravedad de la conducta.
b) Frecuencia o reiteración de los hechos.
c) Impacto generado sobre la persona afectada, el equipo de trabajo o la organización.
d) Nivel de responsabilidad de la persona involucrada.
e) Existencia de antecedentes relacionados con conductas similares.
f) Colaboración demostrada durante el procedimiento.
g) Reconocimiento voluntario de los hechos.
h) Medidas de reparación o corrección adoptadas.
i) Cualquier otra circunstancia relevante para la adecuada valoración del caso.
13.7. Independencia de las Actuaciones
Las medidas adoptadas en aplicación de la presente política serán independientes de las acciones, investigaciones, procesos o decisiones que puedan adelantar las autoridades administrativas o judiciales competentes.
La intervención de la compañía no limita ni reemplaza los derechos que la ley reconoce a las personas involucradas para acudir ante las autoridades correspondientes.
13.8. Tolerancia Cero Frente al Acoso Laboral
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. mantiene una política de tolerancia cero frente a las conductas de acoso laboral y reitera su compromiso de actuar de manera diligente, objetiva y oportuna frente a cualquier situación que pueda afectar la dignidad humana, la salud, el bienestar o la convivencia dentro de la organización.
Toda persona vinculada a la compañía deberá contribuir activamente a la construcción y preservación de ambientes laborales seguros, respetuosos, inclusivos y libres de cualquier forma de violencia o hostigamiento en el trabajo.
14. CAPACITACIÓN, DIVULGACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
14.1. Compromiso Institucional
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. promoverá de manera permanente el conocimiento, comprensión y aplicación de la presente política, reconociendo que la prevención del acoso laboral constituye una responsabilidad compartida entre la organización y todas las personas vinculadas a ella.
La compañía desarrollará acciones orientadas a fortalecer una cultura organizacional basada en el respeto, la dignidad humana, la comunicación asertiva, la sana convivencia, el liderazgo responsable y la prevención de cualquier forma de violencia en el entorno laboral.
14.2. Divulgación de la Política
La presente política será divulgada a todas las personas cobijadas por su alcance mediante los mecanismos que la compañía considere idóneos, incluyendo, entre otros:
a) Procesos de inducción y reinducción.
b) Publicación en medios internos de comunicación.
c) Carteleras físicas o digitales.
d) Correos electrónicos corporativos.
e) Plataformas tecnológicas institucionales.
f) Manuales, reglamentos o documentos corporativos.
g) Jornadas de capacitación o sensibilización.
La divulgación de la política tendrá como finalidad garantizar que todas las personas conozcan sus derechos, deberes, mecanismos de reporte y procedimientos de atención previstos por la organización.
14.3. Programas de Capacitación
La compañía podrá desarrollar programas de formación, capacitación y sensibilización relacionados con:
a) Prevención del acoso laboral.
b) Convivencia laboral y clima organizacional.
c) Comunicación asertiva y resolución de conflictos.
d) Liderazgo respetuoso y gestión adecuada de equipos de trabajo.
e) Factores de riesgo psicosocial.
f) Derechos y deberes de trabajadores y empleadores.
g) Procedimientos internos para la atención de quejas.
h) Diversidad, inclusión, respeto y no discriminación.
i) Salud mental y bienestar laboral.
Las actividades de capacitación podrán realizarse de manera presencial, virtual o mediante cualquier modalidad que la organización considere adecuada.
14.4. Capacitación de Líderes y Personal con Responsabilidades Especiales
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. procurará fortalecer de manera particular las competencias de las personas que ejerzan cargos de dirección, coordinación, supervisión o liderazgo, con el fin de promover estilos de gestión acordes con los principios de respeto, legalidad, equidad y convivencia laboral.
Igualmente, la compañía procurará capacitar a los integrantes del Comité de Convivencia Laboral, al personal de Gestión Humana y a las demás personas que participen en la
implementación y aplicación de la presente política.
14.5. Participación en las Actividades de Formación
Las personas vinculadas a la organización deberán participar en las actividades de capacitación, sensibilización o formación que sean programadas por la compañía cuando estas se encuentren relacionadas con el cumplimiento de obligaciones laborales, normativas o corporativas.
La inasistencia injustificada a actividades de carácter obligatorio podrá ser gestionada conforme a las políticas internas, reglamentos y disposiciones aplicables.
14.6. Registro y Evidencia de las Actividades
La compañía podrá conservar registros, soportes, listados de asistencia, evidencias documentales o cualquier otro medio que permita acreditar las actividades de divulgación, capacitación y sensibilización realizadas en desarrollo de la presente política.
Estos registros podrán ser utilizados para fines de seguimiento, mejoramiento continuo, cumplimiento normativo y atención de requerimientos por parte de autoridades competentes.
14.7. Cultura de Prevención
La capacitación y divulgación previstas en este capítulo tendrán como propósito fomentar una cultura preventiva en la que todas las personas vinculadas a la organización comprendan que el respeto, la dignidad humana, la comunicación adecuada y la sana convivencia constituyen elementos esenciales para el bienestar individual, el desarrollo profesional y el logro de los objetivos corporativos.
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. promoverá de manera continua comportamientos coherentes con sus valores corporativos y con los principios establecidos en la presente política, procurando que estos hagan parte integral de la cultura organizacional y de las relaciones laborales que se desarrollan dentro de la compañía.
15. SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA
15.1. Compromiso con la Mejora Continua
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que la prevención del acoso laboral y la promoción de ambientes laborales saludables requieren una evaluación permanente de las
condiciones de convivencia, así como la implementación de acciones orientadas al fortalecimiento continuo de la cultura organizacional.
En consecuencia, la compañía realizará actividades de seguimiento, evaluación y mejora encaminadas a verificar la eficacia de la presente política y a identificar oportunidades de fortalecimiento de sus mecanismos de prevención, atención e intervención.
15.2. Seguimiento de la Política
La organización podrá realizar seguimiento periódico a la aplicación de la presente política mediante la revisión de información relacionada con:
a) Quejas, reportes o solicitudes recibidas.
b) Situaciones atendidas por el Comité de Convivencia Laboral.
c) Resultados de actividades de capacitación y sensibilización.
d) Indicadores asociados al clima organizacional y convivencia laboral.
e) Factores de riesgo psicosocial identificados dentro de la organización.
f) Recomendaciones formuladas por autoridades competentes, entidades asesoras o instancias internas.
g) Cualquier otro elemento que permita evaluar el funcionamiento y efectividad de la política.
15.3. Evaluación de la Eficacia
La compañía podrá evaluar periódicamente la efectividad de las medidas implementadas mediante herramientas tales como:
a) Encuestas de clima organizacional.
b) Evaluaciones de factores de riesgo psicosocial.
c) Entrevistas de seguimiento.
d) Reuniones de retroalimentación.
e) Informes del Comité de Convivencia Laboral.
f) Indicadores de ausentismo, rotación de personal, conflictos laborales y demás variables relacionadas con el ambiente de trabajo.
g) Auditorías internas o revisiones organizacionales.
Los resultados obtenidos podrán ser utilizados para fortalecer las acciones preventivas y correctivas que resulten necesarias.
15.4. Indicadores de Seguimiento
Para efectos de monitoreo y mejora continua, la compañía podrá establecer indicadores relacionados con:
a) Número de actividades de capacitación realizadas.
b) Cobertura de las actividades de formación y sensibilización.
c) Número de reportes o quejas recibidas.
d) Oportunidad en la atención de los casos reportados.
e) Cumplimiento de acciones preventivas y correctivas.
f) Resultados de mediciones de clima organizacional.
g) Implementación de recomendaciones formuladas por el Comité de Convivencia Laboral.
h) Cualquier otro indicador que permita evaluar la efectividad de la presente política.
15.5. Planes de Mejoramiento
Cuando del seguimiento realizado se identifiquen oportunidades de mejora, factores de riesgo, debilidades en la implementación o situaciones que afecten la convivencia laboral, la compañía podrá diseñar e implementar planes de acción orientados a:
a) Fortalecer los mecanismos de prevención.
b) Mejorar los procesos de atención e investigación.
c) Incrementar la efectividad de las acciones de capacitación.
d) Reducir factores de riesgo asociados a la convivencia laboral.
e) Fortalecer el liderazgo y las competencias de gestión de personas.
f) Promover ambientes de trabajo más seguros, respetuosos e inclusivos.
15.6. Revisión y Actualización de la Política
La presente política podrá ser revisada y actualizada por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. cuando:
a) Se presenten modificaciones normativas que así lo requieran.
b) Se identifiquen oportunidades de mejora derivadas de su aplicación.
c) Existan cambios en la estructura organizacional o en los procesos de la compañía que hagan necesaria su actualización.
d) Se formulen recomendaciones por parte de autoridades competentes, organismos de control o instancias internas.
e) La organización considere necesario fortalecer sus mecanismos de prevención, atención o intervención.
Las modificaciones realizadas serán divulgadas oportunamente a las personas cobijadas por la presente política.
15.7. Responsables del Seguimiento
La implementación, seguimiento y mejora continua de la presente política podrá contar con la participación coordinada de la Gerencia, Gestión Humana, Dirección Jurídica, Comité de Convivencia Laboral, responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y demás áreas que la organización determine.
Sin perjuicio de las responsabilidades específicas asignadas a cada dependencia, la promoción de ambientes laborales respetuosos y libres de acoso constituye una responsabilidad compartida por todas las personas vinculadas a la organización.
15.8. Cultura Organizacional y Sostenibilidad
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. entiende que la prevención del acoso laboral y la promoción de la convivencia constituyen elementos esenciales para la sostenibilidad del negocio, el bienestar de los trabajadores y el fortalecimiento de la cultura organizacional.
Por tal razón, la compañía mantendrá su compromiso permanente con la construcción de entornos laborales basados en el respeto, la dignidad humana, la confianza, la colaboración y la mejora continua de las relaciones laborales.
- VIGENCIA, APROBACIÓN Y OBLIGATORIEDAD
16.1. Vigencia
La presente Política de Prevención, Atención, Investigación y Sanción del Acoso Laboral entrará en vigor a partir de la fecha de su aprobación por parte de la Gerencia General de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. y permanecerá vigente hasta que sea modificada, actualizada o sustituida por una nueva versión emitida por la compañía.
16.2. Carácter Obligatorio
Las disposiciones contenidas en la presente política son de obligatorio cumplimiento para todas las personas comprendidas dentro de su ámbito de aplicación, independientemente de la modalidad de vinculación que mantengan con la organización.
En consecuencia, su observancia será exigible a trabajadores, directivos, representantes legales, aprendices, practicantes, contratistas, proveedores, aliados estratégicos y demás terceros que desarrollen actividades en nombre, por cuenta o en beneficio de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
16.3. Integración con la Normatividad Interna
La presente política forma parte integral del sistema de gestión, las políticas corporativas, los programas de bienestar y convivencia laboral, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el Reglamento Interno de Trabajo y los demás instrumentos internos adoptados por la organización.
Su interpretación deberá realizarse de manera armónica con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1010 de 2006, el Código Sustantivo del Trabajo, las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y las demás disposiciones legales vigentes que resulten aplicables.
16.4. Divulgación y Acceso
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. garantizará la divulgación y disponibilidad de la presente política mediante los mecanismos de comunicación interna que considere apropiados, procurando que todas las personas cobijadas por ella tengan acceso a su contenido y conozcan los derechos, deberes y procedimientos aquí establecidos.
La falta de conocimiento de la presente política no exime de su cumplimiento.
16.5. Interpretación y Aplicación
Corresponderá a la Gerencia General, la Dirección Jurídica, Gestión Humana, el Comité de Convivencia Laboral y las demás instancias que la organización determine, velar por la adecuada implementación, interpretación y aplicación de la presente política dentro del ámbito de sus respectivas competencias.
16.6. Declaración Institucional
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reafirma su compromiso permanente con la protección de la dignidad humana, el respeto mutuo, la igualdad de oportunidades, la sana convivencia y la construcción de ambientes laborales seguros, saludables e inclusivos.
La organización mantiene una posición de cero tolerancia frente a cualquier forma de acoso laboral y promoverá de manera continua una cultura organizacional basada en el respeto, la integridad, la responsabilidad, la colaboración y el bienestar de todas las personas que hacen parte de su entorno laboral.
APROBÓ:
CRISTIAN ZULUAGA A
Representante Legal
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.