POLÍTICAS DE HABEAS DATA, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y USO DE CÁMARAS DE VIDEOVIGILANCIA
1. OBJETIVO
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, adopta la presente Política de Habeas Data, Protección de Datos Personales y Uso de Cámaras de Videovigilancia, con el fin de garantizar el tratamiento adecuado, seguro, legal y transparente de la información personal de trabajadores, aspirantes, clientes, proveedores, contratistas, visitantes y demás titulares de datos personales.
La presente política tiene como finalidad establecer los principios, procedimientos, responsabilidades y mecanismos de protección que permitan salvaguardar los derechos fundamentales de los titulares de la información, garantizando la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de los datos recolectados, almacenados, utilizados, circulados o suprimidos por la compañía, así como regular el uso de sistemas de videovigilancia implementados para fines de seguridad, control operacional, protección de activos y prevención de riesgos.
Asimismo, esta política busca fortalecer la cultura organizacional de respeto por la privacidad, la confidencialidad de la información y el cumplimiento normativo, promoviendo buenas prácticas en el manejo de datos personales dentro de todas las actividades desarrolladas por la empresa.
2. ALCANCE
La presente Política de Habeas Data, Protección de Datos Personales y Uso de Cámaras de Videovigilancia aplica a todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación, consulta y supresión de datos personales realizadas por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.
Sus disposiciones son de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores, directivos, administradores, socios, contratistas, aprendices, practicantes, proveedores, aliados comerciales y cualquier tercero que, por razón de sus funciones, tenga acceso a información personal administrada por la compañía.
La política cobija el tratamiento de información correspondiente, entre otros, a:
· Trabajadores activos, retirados, aspirantes y candidatos a procesos de selección.
· Clientes, consumidores y usuarios de productos o servicios.
· Proveedores, contratistas y aliados comerciales.
· Accionistas, representantes legales y órganos de dirección.
· Visitantes de instalaciones, eventos corporativos y puntos de venta.
· Personas cuyas imágenes, voz o datos biométricos sean captados mediante sistemas de videovigilancia implementados por la compañía.
Igualmente, la presente política aplica a todas las bases de datos físicas, digitales, documentales, audiovisuales, fotográficas, biométricas o de cualquier otra naturaleza que sean administradas por la empresa, independientemente del medio de almacenamiento utilizado.
Las disposiciones aquí contenidas se extienden a todos los establecimientos de comercio, oficinas administrativas, bodegas, centros de distribución, canales digitales, plataformas tecnológicas, aplicaciones, sistemas de información y demás espacios físicos o virtuales donde MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. desarrolle su actividad empresarial o efectúe tratamiento de datos personales.
El incumplimiento de las obligaciones previstas en esta política podrá dar lugar a la adopción de medidas administrativas, contractuales, disciplinarias o legales, según corresponda y de conformidad con la normativa vigente.
3. MARCO NORMATIVO
La presente Política de Habeas Data, Protección de Datos Personales y Uso de Cámaras de Videovigilancia se fundamenta en las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias vigentes en la República de Colombia que regulan la protección de datos personales, el derecho fundamental al habeas data, la privacidad y el tratamiento de información personal.
En especial, la presente política se desarrolla con fundamento en las siguientes normas:
· Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que reconoce el derecho fundamental a la intimidad personal y familiar, al buen nombre y al habeas data.
· Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia, relacionado con el derecho a la información y sus límites constitucionales.
· Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data financiero, crediticio, comercial, de servicios y proveniente de terceros países.
· Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales.
· Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, especialmente en lo relacionado con el tratamiento de datos personales.
· Ley 1273 de 2009, referente a la protección de la información y de los datos frente a conductas informáticas.
· Circulares Externas, guías y conceptos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, en su calidad de Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
· Demás normas que modifiquen, complementen, sustituyan o reglamenten la materia.
La interpretación y aplicación de esta política deberá realizarse conforme a los principios constitucionales de dignidad humana, intimidad, libertad, legalidad, buena fe, transparencia, finalidad, necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada, procurando siempre la protección efectiva de los derechos de los titulares de la información.
4. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política de Habeas Data, Protección de Datos Personales y Uso de Cámaras de Videovigilancia, se adoptan las siguientes definiciones, las cuales deberán interpretarse de conformidad con la legislación colombiana vigente:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o electrónica mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, independientemente del medio físico o digital en el que se encuentre almacenado.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato público: Dato que no tiene naturaleza privada o semiprivada y cuyo acceso puede realizarse sin restricción legal, de conformidad con la normativa vigente.
Dato semiprivado: Información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento puede interesar no solo a su titular sino también a determinados sectores o terceros autorizados.
Dato privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos biométricos, imágenes, huellas, datos de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, información sindical, entre otros protegidos por la ley.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia, conservación o supresión.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que actúa como responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera del territorio nacional.
Transmisión: Comunicación de datos personales a un tercero que actúa como encargado del tratamiento por cuenta del responsable.
Videovigilancia: Sistema de captura, grabación, almacenamiento, monitoreo o reproducción de imágenes mediante cámaras u otros dispositivos tecnológicos instalados con fines de seguridad, control operativo, protección de personas, bienes e instalaciones.
Imagen personal: Representación visual de una persona captada por fotografías, videos o sistemas de videovigilancia, considerada dato personal cuando permita identificar directa o indirectamente a su titular.
Incidente de seguridad: Evento real o potencial que compromete la confidencialidad, integridad, disponibilidad o seguridad de los datos personales administrados por la compañía.
Oficial o Responsable de Protección de Datos: Persona o dependencia designada por la compañía para coordinar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales y la atención de consultas, peticiones, reclamos y solicitudes de los titulares.
Las definiciones aquí contenidas deberán interpretarse de manera armónica con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las directrices emitidas por la autoridad competente en materia de protección de datos personales.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos en la legislación colombiana vigente, los cuales orientarán todas las actuaciones relacionadas con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, conservación y supresión de la información personal.
5.1. Principio de legalidad
El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias aplicables, garantizando en todo momento el respeto por los derechos fundamentales de los titulares de la información.
5.2. Principio de finalidad
La recolección y tratamiento de datos personales obedecerá a finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al titular, relacionadas con el desarrollo del objeto social de la compañía, la gestión laboral, comercial, contractual, administrativa, financiera, logística, de seguridad y demás actividades autorizadas por la ley.
5.3. Principio de libertad
El tratamiento de datos personales solo podrá realizarse con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley.
5.4. Principio de veracidad o calidad
La información sometida a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La compañía adoptará medidas razonables para evitar el tratamiento de datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
5.5. Principio de transparencia
La compañía garantizará a los titulares el acceso a la información relacionada con el tratamiento de sus datos personales y atenderá oportunamente las consultas, solicitudes y reclamos presentados en ejercicio de sus derechos.
5.6. Principio de acceso y circulación restringida
Los datos personales serán tratados únicamente por personas autorizadas y para las finalidades legítimas establecidas. La información no estará disponible en medios de divulgación masiva, salvo cuando exista autorización legal o contractual para ello.
5.7. Principio de seguridad
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas, administrativas, físicas y tecnológicas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso fraudulento, divulgación indebida, destrucción o cualquier tratamiento contrario a la ley.
5.8. Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva y confidencialidad de la información, incluso después de finalizada su relación laboral, contractual o comercial con la compañía.
5.9. Principio de necesidad y proporcionalidad
La compañía únicamente recolectará y tratará los datos personales estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades legítimas previamente definidas, evitando tratamientos excesivos, innecesarios o desproporcionados.
5.10. Principio de responsabilidad demostrada
La empresa adoptará procedimientos, controles internos, mecanismos de supervisión y medidas de cumplimiento que permitan demostrar ante los titulares y las autoridades competentes la observancia efectiva de las normas sobre protección de datos personales.
El cumplimiento de estos principios será obligatorio para todos los trabajadores, directivos, contratistas, proveedores y terceros que intervengan en cualquier etapa del tratamiento de datos personales administrados por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. y constituirá un deber esencial dentro de las actividades de la organización.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. podrá recolectar, almacenar, usar, consultar, actualizar, transmitir, transferir, conservar y, en general, tratar datos personales para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, laborales, administrativas, financieras, operativas, logísticas y de seguridad, de conformidad con la autorización otorgada por el titular y la normativa vigente.
De manera enunciativa, pero no limitativa, los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
6.1. Gestión laboral y de talento humano
· Adelantar procesos de selección, reclutamiento, entrevistas, validación de referencias y vinculación de personal.
· Administrar hojas de vida, expedientes laborales y documentación relacionada con la relación laboral o contractual.
· Gestionar afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y demás obligaciones legales del empleador.
· Administrar nómina, prestaciones sociales, beneficios, incentivos, comisiones, capacitaciones, evaluaciones de desempeño y procesos disciplinarios.
· Garantizar el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y reglamentarias derivadas de la relación laboral.
6.2. Gestión comercial y atención al cliente
· Gestionar la venta de productos y prestación de servicios ofrecidos por la compañía.
· Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos, garantías, cambios y devoluciones.
· Realizar actividades de servicio al cliente, fidelización, seguimiento comercial y análisis de satisfacción.
· Informar sobre campañas promocionales, lanzamientos, eventos, actividades comerciales y novedades relacionadas con la operación de la empresa, cuando exista autorización para ello.
6.3. Gestión contractual y de proveedores
· Evaluar, seleccionar, vincular y administrar proveedores, contratistas, aliados comerciales y prestadores de servicios.
· Verificar información financiera, tributaria, comercial, jurídica y de cumplimiento normativo.
· Gestionar pagos, facturación, cobros, obligaciones contractuales y relaciones comerciales.
6.4. Gestión administrativa, financiera y contable
· Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, financieras y corporativas.
· Realizar procesos de auditoría interna, control, gestión de riesgos y cumplimiento normativo.
· Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control cuando exista obligación legal.
6.5. Seguridad física, control operativo y protección patrimonial
· Controlar el acceso a oficinas, puntos de venta, bodegas, centros de distribución y demás instalaciones de la compañía.
· Proteger la seguridad de trabajadores, clientes, visitantes, contratistas y terceros.
· Salvaguardar mercancías, inventarios, equipos, activos, recursos e información de la empresa.
· Prevenir pérdidas, fraudes, hurtos, actos de violencia, conductas indebidas o cualquier situación que pueda afectar la seguridad de las personas o de la organización.
6.6. Videovigilancia y monitoreo de instalaciones
· Captar, grabar, almacenar y consultar imágenes mediante sistemas de videovigilancia instalados en las instalaciones de la compañía.
· Verificar incidentes de seguridad, situaciones disciplinarias, eventos operativos, accidentes, reclamaciones, investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes.
· Servir como medio de prueba en actuaciones judiciales, administrativas, disciplinarias o contractuales cuando resulte legalmente procedente.
6.7. Cumplimiento legal y protección de derechos
· Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, contractuales y estatutarias.
· Ejercer la defensa judicial o extrajudicial de los intereses de la compañía.
· Prevenir, detectar e investigar posibles conductas fraudulentas, incumplimientos contractuales o situaciones que puedan generar responsabilidad para la organización.
6.8. Transmisión y transferencia de información
La compañía podrá transmitir o transferir datos personales a terceros nacionales o internacionales cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí previstas, exista autorización del titular o una disposición legal que lo permita, garantizando en todo momento niveles adecuados de protección de la información.
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. se compromete a tratar los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, las obligaciones legales aplicables y los periodos de conservación exigidos por la normativa vigente.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. garantiza a los titulares de los datos personales el pleno ejercicio de los derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.
En consecuencia, los titulares de la información tendrán los siguientes derechos:
7.1. Conocer, acceder y consultar sus datos personales
Conocer la información personal que repose en las bases de datos de la compañía y obtener información sobre el tratamiento que se le ha dado a la misma.
7.2. Actualizar y rectificar la información
Solicitar la actualización, corrección o rectificación de los datos cuando estos resulten inexactos, incompletos, desactualizados, parciales o induzcan a error.
7.3. Solicitar prueba de la autorización
Requerir evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando dicha autorización no sea exigible de conformidad con la ley.
7.4. Ser informado sobre el uso de sus datos
Conocer, previa solicitud, las finalidades, usos, destinatarios y demás aspectos relacionados con el tratamiento de su información personal.
7.5. Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos
Presentar solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales y obtener respuesta dentro de los términos establecidos por la normativa vigente.
7.6. Solicitar la supresión de los datos personales
Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a la ley, siempre que no exista un deber legal, contractual o judicial que obligue a su conservación.
7.7. Revocar la autorización otorgada
Revocar total o parcialmente la autorización para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que impida dicha revocatoria.
7.8. Presentar quejas ante la autoridad competente
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones a las normas sobre protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la compañía cuando ello resulte procedente.
7.9. Ejercer los demás derechos reconocidos por la ley
Ejercer cualquier otro derecho reconocido por la Constitución, la legislación colombiana o las decisiones de las autoridades competentes en materia de protección de datos personales.
Parágrafo. El ejercicio de los derechos aquí previstos deberá realizarse de manera legítima, razonable y conforme a los procedimientos establecidos en la presente política. MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. podrá verificar la identidad del solicitante y exigir los soportes necesarios para garantizar que la información sea entregada únicamente al titular, a su representante legal o a las personas expresamente autorizadas por la ley.
8. DEBERES DE MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a cumplir las obligaciones previstas en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.
En desarrollo de lo anterior, la compañía tendrá los siguientes deberes:
8.1. Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares
Velar por el respeto y protección de los derechos de los titulares de la información, facilitando los mecanismos necesarios para el ejercicio de consultas, solicitudes, reclamos, actualizaciones, rectificaciones, supresiones y revocatorias de autorización.
8.2. Solicitar y conservar las autorizaciones correspondientes
Obtener la autorización previa, expresa e informada del titular cuando esta sea requerida por la ley y conservar prueba de dicha autorización por el tiempo legalmente exigible.
8.3. Informar adecuadamente sobre el tratamiento de los datos
Comunicar a los titulares las finalidades para las cuales serán utilizados sus datos personales, así como los derechos que les asisten y los mecanismos disponibles para ejercerlos.
8.4. Garantizar la seguridad de la información
Implementar medidas técnicas, administrativas, físicas, tecnológicas y organizacionales razonables destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación, destrucción o cualquier tratamiento contrario a la ley.
8.5. Garantizar la confidencialidad de los datos personales
Exigir a trabajadores, contratistas, proveedores y terceros autorizados el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad respecto de la información personal a la que tengan acceso, incluso después de finalizada su relación con la compañía.
8.6. Mantener la información actualizada y corregida
Adoptar mecanismos razonables para garantizar que los datos personales sean exactos, completos, verificables y actualizados, atendiendo oportunamente las solicitudes de corrección o actualización presentadas por los titulares.
8.7. Tramitar consultas y reclamos
Atender de manera oportuna, transparente y conforme a la ley las consultas, solicitudes, peticiones y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
8.8. Restringir el acceso a la información
Permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas que, por sus funciones, obligaciones contractuales o autorización legal, requieran conocer dicha información para el cumplimiento de finalidades legítimas.
8.9. Reportar incidentes de seguridad cuando corresponda
Adoptar medidas de respuesta frente a incidentes que comprometan la seguridad de los datos personales y efectuar los reportes exigidos por la normatividad vigente ante las autoridades competentes cuando ello resulte aplicable.
8.10. Exigir el cumplimiento normativo a terceros
Verificar que los encargados del tratamiento, proveedores tecnológicos, contratistas y terceros que accedan a datos personales cumplan las obligaciones legales y contractuales relacionadas con la protección de la información.
8.11. Regular el uso de sistemas de videovigilancia
Garantizar que los sistemas de videovigilancia implementados por la compañía sean utilizados exclusivamente para fines legítimos de seguridad, protección de personas, bienes e instalaciones, control operativo, prevención de riesgos e investigaciones internas o externas legalmente procedentes.
8.12. Demostrar el cumplimiento de la normativa de protección de datos
Mantener políticas, procedimientos, registros, controles internos y evidencias que permitan acreditar ante los titulares y las autoridades competentes el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.
Parágrafo. Todos los trabajadores, directivos, contratistas, proveedores y terceros que tengan acceso a información personal administrada por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. deberán cumplir estrictamente las disposiciones de la presente política. El incumplimiento de estas obligaciones podrá dar lugar a la imposición de medidas disciplinarias, contractuales, administrativas o legales a que haya lugar.
9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales previa autorización libre, expresa, informada e inequívoca del titular, salvo en aquellos casos en los cuales la ley autorice expresamente su tratamiento sin necesidad de obtener dicha autorización.
La autorización podrá obtenerse por cualquier medio físico, electrónico, digital, verbal o tecnológico que permita su consulta posterior y que garantice la posibilidad de verificar el consentimiento otorgado por el titular.
9.1. Contenido de la autorización
Al momento de solicitar la autorización, la compañía informará como mínimo:
· La identidad y datos de contacto de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. como responsable del tratamiento.
· Las finalidades específicas para las cuales serán tratados los datos personales.
· Los derechos que le asisten al titular de la información.
· Los canales habilitados para presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
· La existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y la forma de acceder a ella.
9.2. Casos en los que no se requiere autorización
De conformidad con la legislación vigente, la autorización del titular no será necesaria cuando:
· La información sea requerida por una entidad pública o autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales.
· Se trate de datos de naturaleza pública.
· Exista una situación de urgencia médica o sanitaria que lo justifique.
· El tratamiento sea autorizado expresamente por la ley.
· Los datos se utilicen con fines históricos, estadísticos o científicos, siempre que se adopten medidas de anonimización cuando corresponda.
9.3. Conservación de la autorización
La compañía conservará prueba de las autorizaciones otorgadas por los titulares durante el tiempo que resulte necesario para acreditar la legalidad del tratamiento y para cumplir las obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables.
9.4. Revocatoria de la autorización
Los titulares podrán solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista una obligación legal, contractual, judicial o administrativa que exija la permanencia de la información en las bases de datos de la compañía.
La revocatoria podrá ser total o parcial y surtirá efectos respecto de las actividades de tratamiento que legalmente puedan cesar.
9.5. Autorización respecto de imágenes y videovigilancia
El ingreso, permanencia o tránsito de trabajadores, clientes, proveedores, contratistas, visitantes y terceros en instalaciones, oficinas, bodegas, puntos de venta o demás espacios donde existan sistemas de videovigilancia debidamente señalizados, constituirá evidencia suficiente de conocimiento sobre la existencia de dichos sistemas para las finalidades de seguridad, control operativo, protección de personas y bienes, prevención de riesgos e investigaciones internas o externas legalmente procedentes.
Sin perjuicio de lo anterior, la compañía implementará los avisos informativos y mecanismos exigidos por la normatividad vigente para garantizar el adecuado tratamiento de las imágenes captadas mediante sistemas de videovigilancia.
Parágrafo. La compañía se abstendrá de obtener autorizaciones mediante prácticas engañosas, coercitivas o contrarias a la buena fe, y garantizará que el consentimiento del titular sea otorgado de manera libre e informada, conforme a los principios y disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales.
10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES, DATOS DE MENORES DE EDAD Y DATOS BIOMÉTRICOS
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que los datos sensibles, los datos personales de niños, niñas y adolescentes, así como los datos biométricos, gozan de una protección especial por parte del ordenamiento jurídico colombiano. En consecuencia, su tratamiento se realizará bajo criterios estrictos de legalidad, necesidad, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad.
10.1. Tratamiento de datos sensibles
La compañía únicamente realizará el tratamiento de datos sensibles cuando exista autorización explícita del titular o cuando dicho tratamiento se encuentre permitido por la legislación vigente.
Se consideran datos sensibles, entre otros, aquellos relacionados con información biométrica, datos de salud, imágenes que permitan identificación individual, origen racial o étnico, convicciones religiosas, filosóficas o políticas, afiliación sindical y cualquier otra información que pueda afectar la intimidad del titular o generar riesgos de discriminación.
En estos casos, la compañía informará al titular:
· Que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo disposición legal en contrario.
· La finalidad específica para la cual se requiere la información.
· Los derechos que le asisten como titular de los datos.
10.2. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de menores de edad se realizará únicamente cuando sea necesario para el desarrollo de actividades legítimas de la compañía y siempre que se garantice el respeto y protección prevalente de sus derechos fundamentales.
Cuando sea exigible, la compañía solicitará la autorización previa del representante legal del menor y tendrá en cuenta la opinión del niño, niña o adolescente según su nivel de madurez, capacidad y entendimiento.
En ningún caso se realizará tratamiento de información que pueda afectar su dignidad, integridad, seguridad o desarrollo integral.
10.3. Tratamiento de datos biométricos
Las imágenes captadas mediante sistemas de videovigilancia, fotografías corporativas, grabaciones de video, controles de acceso, registros audiovisuales o cualquier otro mecanismo que permita identificar directa o indirectamente a una persona podrán ser tratadas por la compañía como datos biométricos o sensibles, cuando así lo determine la legislación vigente.
Estos datos podrán ser utilizados exclusivamente para finalidades legítimas relacionadas con:
· Seguridad física y protección de personas.
· Control de acceso a instalaciones.
· Prevención de fraudes, hurtos y riesgos operacionales.
· Protección de activos e inventarios.
· Investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes.
· Cumplimiento de obligaciones legales, laborales, contractuales o de seguridad.
10.4. Medidas especiales de protección
La compañía implementará controles de acceso, medidas de seguridad y protocolos de confidencialidad reforzados respecto de los datos sensibles, biométricos o pertenecientes a menores de edad, limitando su acceso únicamente al personal autorizado que requiera conocer dicha información para el cumplimiento de sus funciones.
Parágrafo. MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. se abstendrá de realizar tratamientos de datos sensibles, biométricos o de menores de edad que resulten innecesarios, desproporcionados o contrarios a la legislación vigente, garantizando en todo momento el respeto por los derechos fundamentales de los titulares y el principio de minimización de la información.
11. POLÍTICA DE VIDEOVIGILANCIA Y USO DE CÁMARAS DE SEGURIDAD
Con el propósito de proteger la integridad de las personas, salvaguardar los activos de la compañía, prevenir riesgos operativos, fortalecer los mecanismos de seguridad y apoyar la adecuada gestión de las actividades empresariales, MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. podrá implementar sistemas de videovigilancia en sus instalaciones, puntos de venta, oficinas administrativas, bodegas, centros de distribución y demás espacios bajo su administración o control.
11.1. Finalidades de la videovigilancia
Las imágenes y grabaciones obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia podrán ser utilizadas para:
· Proteger la seguridad de trabajadores, clientes, proveedores, contratistas, visitantes y demás personas que interactúen con la compañía.
· Prevenir, detectar e investigar actos de fraude, hurto, vandalismo, pérdida de mercancía, daños a la propiedad o cualquier conducta que pueda afectar a la organización.
· Proteger inventarios, mercancías, equipos, recursos tecnológicos, documentos, dinero y demás activos de la empresa.
· Controlar accesos y permanencia en instalaciones corporativas.
· Verificar incidentes de seguridad, accidentes, situaciones disciplinarias, reclamaciones o novedades operativas.
· Servir como elemento probatorio en procesos disciplinarios, investigaciones internas, actuaciones administrativas, judiciales, laborales o contractuales.
· Atender requerimientos formulados por autoridades administrativas, judiciales o de policía debidamente facultadas.
11.2. Ubicación de las cámaras
Los sistemas de videovigilancia podrán instalarse en áreas comunes, zonas de atención al público, accesos, pasillos, cajas, bodegas, áreas de despacho, recepción de mercancías, parqueaderos, oficinas administrativas y demás espacios necesarios para garantizar la seguridad y protección de la operación.
En ningún caso se instalarán cámaras en baños, vestidores, áreas destinadas al descanso personal o cualquier espacio respecto del cual exista una expectativa razonable y reforzada de privacidad.
11.3. Información a los titulares
La compañía mantendrá avisos visibles informando la existencia de sistemas de videovigilancia en las instalaciones donde estos operen, indicando que las imágenes podrán ser objeto de tratamiento para las finalidades previstas en la presente política.
11.4. Acceso a las grabaciones
El acceso a las imágenes y grabaciones estará restringido únicamente a personal autorizado por la compañía, a quienes tengan una necesidad legítima de conocer la información por razón de sus funciones, así como a las autoridades competentes cuando medie solicitud legalmente procedente.
Las grabaciones no podrán ser divulgadas, copiadas, compartidas o utilizadas para fines distintos a los expresamente autorizados por la ley o por la presente política.
11.5. Conservación de las grabaciones
Las grabaciones obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia serán conservadas durante el tiempo que resulte razonablemente necesario para cumplir las finalidades de seguridad, control y protección previstas en esta política, teniendo en cuenta la capacidad tecnológica disponible, las necesidades operativas de la compañía, los requerimientos legales y la eventual existencia de investigaciones, procesos judiciales, administrativos o disciplinarios.
Cuando una grabación se encuentre relacionada con una investigación, reclamación, proceso disciplinario, requerimiento de autoridad competente o cualquier actuación que requiera su preservación, podrá conservarse por un término superior mientras subsista la necesidad legítima que justifique su almacenamiento.
11.6. Uso probatorio de las grabaciones
Las imágenes y registros audiovisuales obtenidos mediante los sistemas de videovigilancia podrán ser utilizados como elemento de verificación, control y prueba dentro de procedimientos internos, actuaciones disciplinarias, investigaciones corporativas, procesos judiciales, administrativos, laborales, civiles, comerciales o penales, siempre que su obtención y utilización se ajuste a la normativa vigente.
11.7. Prohibiciones
Queda prohibido para cualquier trabajador, contratista o tercero autorizado:
· Manipular, alterar, destruir o eliminar grabaciones sin autorización.
· Utilizar las imágenes para fines personales o ajenos a los intereses legítimos de la compañía.
· Compartir, divulgar o reproducir grabaciones sin autorización expresa.
· Acceder a los sistemas de videovigilancia sin autorización previa.
El incumplimiento de estas prohibiciones podrá dar lugar a la imposición de medidas disciplinarias, contractuales, civiles, administrativas o penales a que haya lugar.
Parágrafo. La implementación y operación de los sistemas de videovigilancia por parte de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. no constituye una medida de vigilancia invasiva o arbitraria, sino un mecanismo legítimo de protección empresarial, control operativo y seguridad corporativa, desarrollado con observancia de los principios de necesidad, proporcionalidad, finalidad, confidencialidad y respeto por la dignidad humana.
12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. garantizará a los titulares de los datos personales el ejercicio de sus derechos mediante la atención oportuna de consultas, peticiones, solicitudes, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información personal.
12.1. Canales de atención
Los titulares, sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente autorizadas podrán presentar consultas o reclamos a través de los canales que la compañía disponga para tal fin, incluyendo correo electrónico corporativo, comunicación escrita o cualquier otro medio habilitado por la organización.
Las solicitudes deberán contener como mínimo:
· Nombre completo del titular.
· Número de identificación.
· Datos de contacto para recibir respuesta.
· Descripción clara y precisa de la consulta, petición o reclamo.
· Documentos o soportes que se consideren pertinentes.
· Acreditación de la representación cuando se actúe en nombre de un tercero.
12.2. Consultas
Los titulares podrán solicitar información respecto de los datos personales que reposen en las bases de datos administradas por la compañía.
Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación vigente. Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término inicial, la compañía informará al interesado los motivos de la demora y la fecha estimada de respuesta, conforme a la normativa aplicable.
12.3. Reclamos
Los titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, revocatoria de autorización o cuando adviertan un presunto incumplimiento de las normas sobre protección de datos personales.
Si el reclamo resulta incompleto, la compañía podrá requerir al interesado para que subsane la solicitud dentro del término legal correspondiente. Si transcurrido dicho término no se recibe respuesta, se entenderá que el titular ha desistido del reclamo, sin perjuicio de que pueda presentarlo nuevamente.
12.4. Verificación de identidad
La compañía podrá implementar mecanismos razonables para verificar la identidad del solicitante antes de suministrar información, modificar registros o atender solicitudes relacionadas con datos personales, con el fin de proteger la confidencialidad y seguridad de la información.
12.5. Costos de atención
La atención de consultas, solicitudes y reclamos relacionados con datos personales será gratuita, salvo aquellos casos en los que la ley permita cobrar los costos de reproducción, certificación o envío de documentos.
12.6. Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio
Una vez agotado el trámite interno ante la compañía, el titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio para ejercer las acciones administrativas que considere procedentes en defensa de sus derechos.
Parágrafo. MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. se reserva el derecho de rechazar solicitudes manifiestamente improcedentes, repetitivas, temerarias o presentadas por personas que no acrediten legitimación para actuar, sin perjuicio de garantizar en todo momento el debido proceso y los derechos de los titulares de la información.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. adoptará medidas técnicas, administrativas, físicas, organizacionales y tecnológicas razonables y proporcionales para proteger los datos personales bajo su responsabilidad, con el fin de prevenir su pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación, destrucción, fraude, fuga de información o cualquier tratamiento contrario a la ley.
13.1. Control de acceso a la información
El acceso a las bases de datos, documentos, expedientes, sistemas de información, grabaciones de videovigilancia y demás activos que contengan datos personales estará restringido únicamente a las personas que, por razón de sus funciones, responsabilidades o relación contractual, requieran conocer dicha información para el cumplimiento de finalidades legítimas.
13.2. Deber de confidencialidad
Todos los trabajadores, directivos, contratistas, proveedores, aliados comerciales y terceros que tengan acceso a datos personales administrados por la compañía estarán obligados a mantener absoluta reserva y confidencialidad respecto de dicha información.
Esta obligación subsistirá incluso después de terminada la relación laboral, contractual, comercial o profesional que dio origen al acceso a la información.
13.3. Protección de documentos físicos y digitales
La compañía implementará mecanismos razonables para la protección de archivos físicos y electrónicos, incluyendo controles de acceso, almacenamiento seguro, respaldos de información, restricciones de consulta, medidas de recuperación y demás herramientas orientadas a minimizar riesgos de pérdida o acceso indebido.
13.4. Seguridad de los sistemas tecnológicos
Los equipos, plataformas tecnológicas, redes, servidores, sistemas de almacenamiento y herramientas informáticas utilizadas por la organización deberán administrarse bajo criterios de seguridad, control y protección de la información, procurando prevenir accesos no autorizados, incidentes informáticos o vulneraciones de seguridad.
13.5. Gestión de incidentes de seguridad
Toda persona que tenga conocimiento de una pérdida de información, acceso indebido, fuga de datos, uso no autorizado, vulneración de sistemas o cualquier incidente que comprometa la seguridad de los datos personales deberá informar inmediatamente a la compañía para la adopción de las medidas correctivas y de contención correspondientes.
13.6. Capacitación y concientización
La empresa podrá desarrollar actividades de capacitación, divulgación y sensibilización dirigidas a trabajadores y terceros autorizados, con el fin de fortalecer la cultura de protección de datos personales, confidencialidad de la información y seguridad de los activos informáticos y documentales.
13.7. Auditoría y control
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. podrá realizar verificaciones, auditorías, controles internos y actividades de seguimiento encaminadas a evaluar el cumplimiento de la presente política y la efectividad de las medidas implementadas para la protección de la información.
13.8. Responsabilidad individual
Toda persona que tenga acceso a información personal administrada por la compañía será responsable de utilizarla exclusivamente para fines autorizados y dentro del marco de sus funciones u obligaciones contractuales.
El uso indebido de datos personales, la divulgación no autorizada de información confidencial, la manipulación indebida de bases de datos o el incumplimiento de las obligaciones previstas en esta política podrán constituir falta disciplinaria grave, incumplimiento contractual y/o dar lugar a las acciones civiles, administrativas o penales que correspondan.
Parágrafo. Las medidas de seguridad adoptadas por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. serán revisadas y ajustadas periódicamente de acuerdo con la evolución de los riesgos, las necesidades operativas de la organización, los avances tecnológicos y los requerimientos legales aplicables, procurando mantener un nivel adecuado de protección de los datos personales y de la información corporativa.
14. VIGENCIA, ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente Política de Habeas Data, Protección de Datos Personales y Uso de Cámaras de Videovigilancia entra en vigor a partir de su aprobación y publicación por parte de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. y permanecerá vigente mientras la compañía realice actividades que impliquen el tratamiento de datos personales.
14.1. Vigencia de las bases de datos
Los datos personales tratados por la compañía permanecerán almacenados únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección, atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, comerciales o de cualquier otra naturaleza que exijan su conservación.
Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista deber legal o contractual que exija la conservación de la información, los datos podrán ser eliminados, anonimizados, bloqueados o tratados conforme a los procedimientos internos de la compañía y la normativa vigente.
14.2. Actualización de la política
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar, complementar o sustituir la presente política en cualquier momento, cuando resulte necesario por cambios normativos, decisiones de autoridades competentes, ajustes organizacionales, modificaciones tecnológicas, nuevas operaciones comerciales o mejoras en los procesos internos de protección de datos.
14.3. Publicación de modificaciones
Toda modificación sustancial de la presente política será comunicada mediante los mecanismos que la compañía considere idóneos, incluyendo publicaciones internas, medios electrónicos, página web corporativa, avisos informativos o cualquier otro canal de comunicación razonablemente disponible.
Las versiones actualizadas reemplazarán integralmente las versiones anteriores a partir de su fecha de entrada en vigencia.
14.4. Interpretación y prevalencia normativa
La presente política deberá interpretarse de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen la protección de datos personales.
En caso de existir contradicción entre las disposiciones de esta política y una norma legal de carácter imperativo, prevalecerá la disposición legal aplicable.
Parágrafo Final. La publicación, adopción y aplicación de la presente Política de Habeas Data, Protección de Datos Personales y Uso de Cámaras de Videovigilancia constituye una manifestación expresa del compromiso de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. con la protección de la información, el respeto por los derechos fundamentales de los titulares de datos personales, la transparencia en sus actuaciones y el cumplimiento de las obligaciones legales que regulan la materia.
Todo trabajador, directivo, contratista, proveedor, aliado comercial o tercero que tenga acceso a información administrada por la compañía deberá conocer, respetar y cumplir las disposiciones aquí establecidas, como parte integral de los principios de ética, responsabilidad, seguridad y buen gobierno corporativo que orientan la gestión empresarial de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S..
15. ACEPTACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA
La presente Política de Habeas Data, Protección de Datos Personales y Uso de Cámaras de Videovigilancia es de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores, directivos, administradores, accionistas, aprendices, practicantes, contratistas, proveedores, aliados comerciales y terceros que, por cualquier motivo, tengan acceso a datos personales o información administrada por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
Toda persona vinculada laboral, comercial o contractualmente con la compañía deberá actuar de manera diligente, responsable y conforme a los principios de legalidad, confidencialidad, seguridad, buena fe y protección de la información, adoptando las medidas necesarias para evitar el uso indebido, la divulgación no autorizada o cualquier tratamiento contrario a la ley y a la presente política.
El acceso a las instalaciones, sistemas de información, bases de datos, plataformas tecnológicas, archivos físicos, registros documentales o sistemas de videovigilancia de la compañía implica la obligación de respetar las disposiciones aquí contenidas y las demás normas internas relacionadas con la protección de la información y la seguridad corporativa.
La compañía podrá adelantar actividades de capacitación, divulgación, sensibilización y control encaminadas a promover el conocimiento y cumplimiento de esta política, así como verificar periódicamente su adecuada aplicación dentro de la organización.
Incumplimiento de la política
El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente política podrá constituir falta disciplinaria, incumplimiento contractual o infracción legal, según corresponda, y dará lugar a la adopción de las medidas correctivas, disciplinarias, administrativas, civiles o penales a que haya lugar de conformidad con la ley, los reglamentos internos y los contratos aplicables.
Compromiso institucional
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reafirma su compromiso permanente con la protección de los datos personales, la privacidad de las personas, la seguridad de la información y el respeto por los derechos fundamentales de los titulares, promoviendo una cultura organizacional basada en la transparencia, la confianza, la responsabilidad y el cumplimiento normativo.
Declaración final
La presente política forma parte integral de los sistemas de cumplimiento, control interno, gestión del riesgo y gobierno corporativo de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., y deberá ser observada e interpretada de manera armónica con las demás políticas, reglamentos, procedimientos y disposiciones internas vigentes en la organización.
16. APROBACIÓN, DIVULGACIÓN Y ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Habeas Data, Protección de Datos Personales y Uso de Cámaras de Videovigilancia ha sido aprobada por la administración de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. y constituye un instrumento corporativo de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores, directivos, contratistas, proveedores, aliados comerciales y terceros que tengan relación con la compañía o acceso a información bajo su administración.
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. garantizará la divulgación de la presente política a través de los medios que considere idóneos, incluyendo su publicación en medios físicos o digitales, procesos de inducción y reinducción, capacitaciones internas, comunicaciones corporativas, contratos, formularios de autorización, avisos de privacidad y demás mecanismos que permitan su conocimiento por parte de los titulares de la información y de las personas obligadas a su cumplimiento.
La compañía podrá expedir procedimientos, instructivos, formatos, autorizaciones, avisos de privacidad, protocolos de videovigilancia y demás documentos complementarios que resulten necesarios para la adecuada implementación de esta política, los cuales harán parte integral del Sistema de Protección de Datos Personales de la organización.
La presente política entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación y publicación oficial, derogando cualquier disposición interna que le sea contraria y permaneciendo vigente hasta tanto sea modificada, sustituida o actualizada por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. ratifica mediante esta política su compromiso con el respeto de la privacidad, la protección de los datos personales, la seguridad de la información, la transparencia empresarial y el cumplimiento integral de la normativa colombiana en materia de habeas data, garantizando que el tratamiento de la información se realizará bajo criterios de legalidad, responsabilidad, confidencialidad y respeto por los derechos fundamentales de las personas. Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Santiago de Cali, 15 de mayo de 2026.
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CRISTIAN ZULUAGA A
REPRESENTANTE LEGAL
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
17. CONTROL DE DOCUMENTOS
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ITEM |
VERSION |
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO |
FECHA |
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1. |
001 |
Creación del Documento |
Mayo 2026 |
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ELABORADO POR: |
REVISADO POR: |
APROBADO POR: |
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Nombre: Angie Yuliana Grijalba Cargo: Asesora Externa SST |
Nombre: Romario Obregón Cargo: director de Gestión Humana |
Nombre: Cristhian Fernando Zuluaga Cargo: Representante Legal |