POLÍTICAS DE PREVENCIÓN, ATENCIÓN Y SANCIÓN DE LA VIOLENCIA BASADA EN GÉNERO Y LA DISCRIMINACIÓN CONTRA PERSONAS LGBTIQ+
1. OBJETIVO
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reafirma su compromiso con la protección de la dignidad humana, la igualdad de oportunidades, el respeto por la diversidad y la construcción de ambientes laborales seguros, inclusivos y libres de cualquier forma de violencia, discriminación, acoso o exclusión.
La presente Política tiene por objeto prevenir, detectar, atender, investigar, corregir y sancionar cualquier conducta constitutiva de violencia basada en género, discriminación por sexo, orientación sexual, identidad o expresión de género, así como cualquier acto que afecte los derechos fundamentales de las personas pertenecientes a la población LGBTIQ+, garantizando un entorno laboral respetuoso, seguro y libre de estigmatización.
Asimismo, esta política busca promover una cultura organizacional fundamentada en la igualdad, la inclusión, el respeto mutuo, la diversidad y la no discriminación, conforme a la Constitución Política de Colombia, la legislación laboral vigente, los tratados internacionales sobre derechos humanos y las políticas corporativas de la compañía.
2. ALCANCE
La presente Política es de obligatorio cumplimiento para:
- Trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo.
- Aprendices, practicantes y pasantes.
- Personal temporal o en misión.
- Contratistas y subcontratistas.
- Proveedores y aliados comerciales.
- Visitantes, clientes y cualquier persona que mantenga relaciones laborales, comerciales o de prestación de servicios con la compañía.
Las disposiciones aquí contenidas serán aplicables dentro de las instalaciones de la empresa, en puntos de venta, centros de distribución, oficinas administrativas, reuniones corporativas, eventos empresariales, capacitaciones, viajes de trabajo y en cualquier entorno físico o virtual relacionado con la actividad laboral.
3. PRINCIPIOS RECTORES
Las actuaciones derivadas de la presente política se regirán por los siguientes principios:
a. Dignidad Humana: Toda persona merece un trato respetuoso y libre de cualquier forma de violencia o discriminación.
b. Igualdad y No Discriminación: Ninguna persona podrá ser objeto de tratos diferenciados injustificados por razones de sexo, género, orientación sexual, identidad o expresión de género.
c. Respeto por la Diversidad: La compañía reconoce y valora la diversidad como un elemento fundamental para el desarrollo organizacional.
d. Confidencialidad: Toda denuncia o actuación será tratada con estricta reserva.
e. Debido Proceso: Toda investigación respetará las garantías constitucionales y legales de las partes involucradas.
f. Protección Integral: La empresa adoptará medidas orientadas a proteger a las presuntas víctimas de cualquier forma de revictimización.
g. Tolerancia Cero: La compañía rechaza de manera absoluta cualquier conducta de violencia basada en género o discriminación contra personas LGBTIQ+.
4. DEFINICIONES
Para efectos de esta Política se entenderá por:
Violencia Basada en Género (VBG): Cualquier acción, conducta u omisión dirigida contra una persona debido a su sexo, género, identidad de género o expresión de género, que tenga como resultado daño físico, psicológico, sexual, económico o patrimonial.
Discriminación: Toda distinción, exclusión, restricción o trato desigual injustificado que tenga por objeto o resultado afectar el ejercicio de derechos de una persona.
Orientación Sexual: Capacidad de cada persona de sentir atracción emocional, afectiva o sexual hacia otras personas.
Identidad de Género: Vivencia interna e individual del género tal como cada persona la siente y la expresa.
Expresión de Género: Manifestación externa de la identidad de género mediante apariencia, comportamiento, vestimenta o formas de interacción.
Persona LGBTIQ+: Persona cuya orientación sexual, identidad o expresión de género hace parte de la diversidad sexual y de género.
Revictimización: Cualquier actuación que genere nuevos daños o afectaciones a quien presenta una denuncia o manifiesta haber sido víctima de violencia o discriminación.
5. CONDUCTAS PROHIBIDAS
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. adopta una política de tolerancia cero frente a cualquier conducta que constituya violencia basada en género, discriminación, exclusión, hostigamiento o vulneración de los derechos de las personas, especialmente aquellas pertenecientes a la población LGBTIQ+.
En consecuencia, se consideran conductas prohibidas, entre otras, las siguientes:
5.1. Conductas de discriminación
· Realizar distinciones, exclusiones o restricciones injustificadas por razones de sexo, género, orientación sexual, identidad o expresión de género.
· Negar oportunidades laborales, ascensos, capacitaciones o beneficios por motivos relacionados con la diversidad sexual o de género.
· Adoptar decisiones laborales fundamentadas en prejuicios, estereotipos o creencias discriminatorias.
5.2. Violencia psicológica o emocional
· Intimidar, amenazar o coaccionar a una persona.
· Realizar comentarios ofensivos, degradantes o humillantes.
· Ridiculizar, menospreciar o desacreditar a una persona por su condición, identidad o expresión de género.
· Difundir rumores o información destinada a afectar la reputación o dignidad de una persona.
5.3. Acoso y hostigamiento
· Realizar conductas persistentes o reiteradas que generen intimidación, temor, incomodidad o afectación emocional.
· Aislar deliberadamente a una persona de actividades laborales, reuniones o espacios de participación.
· Ejecutar comportamientos orientados a excluir, marginar o desvalorizar a una persona dentro del entorno laboral.
5.4. Acoso sexual y conductas de contenido sexual no consentidas
· Formular insinuaciones, comentarios o propuestas de naturaleza sexual no deseadas.
· Solicitar favores sexuales de manera directa o indirecta.
· Realizar contacto físico no consentido.
· Enviar mensajes, imágenes, videos o cualquier material de contenido sexual sin consentimiento.
· Condicionar beneficios laborales a la aceptación de conductas de carácter sexual.
5.5. Vulneración de la identidad y privacidad
· Revelar, divulgar o compartir sin autorización información relacionada con la orientación sexual, identidad o expresión de género de una persona.
· Utilizar de forma irrespetuosa información personal relacionada con la diversidad sexual o de género.
· Desconocer deliberadamente la identidad de género de una persona con el propósito de humillarla, discriminarla o menoscabar su dignidad.
5.6. Lenguaje y comportamientos discriminatorios
· Utilizar expresiones ofensivas, peyorativas o despectivas relacionadas con el sexo, género, orientación sexual o identidad de género.
· Realizar bromas, burlas, chistes o comentarios que promuevan estereotipos, prejuicios o actos de discriminación.
· Difundir contenidos discriminatorios por cualquier medio físico o digital.
5.7. Represalias
· Tomar medidas adversas contra una persona por presentar una denuncia, participar como testigo o colaborar en una investigación.
· Amenazar, intimidar o afectar las condiciones laborales de quien ejerza los derechos previstos en esta Política.
· Generar actos de exclusión, aislamiento o persecución derivados de la participación en procedimientos internos.
5.8. Otras conductas contrarias a la presente Política
También se considerarán prohibidas todas aquellas acciones u omisiones que, aun cuando no se encuentren expresamente descritas en este documento, tengan como finalidad o efecto generar violencia, discriminación, exclusión, afectación de la dignidad humana o vulneración de los derechos fundamentales de cualquier persona.
La presente enumeración es enunciativa y no limitativa, por lo que la compañía podrá evaluar cualquier conducta que resulte incompatible con los principios de respeto, igualdad, inclusión, diversidad y protección de los derechos humanos promovidos por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
6. COMPROMISOS DE LA EMPRESA
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., en desarrollo de sus principios corporativos de respeto, inclusión, igualdad y protección de los derechos humanos, asume los siguientes compromisos institucionales para prevenir, atender y erradicar cualquier forma de violencia basada en género, discriminación o vulneración de derechos contra personas pertenecientes a la población LGBTIQ+:
6.1. Garantizar ambientes laborales seguros, inclusivos y respetuosos
La compañía promoverá y mantendrá espacios de trabajo donde prevalezcan el respeto mutuo, la dignidad humana, la igualdad de oportunidades y la convivencia armónica, rechazando cualquier conducta que genere exclusión, discriminación, intimidación, hostigamiento o violencia.
Ninguna persona podrá ser objeto de tratos diferenciados injustificados, limitaciones laborales, afectaciones en su desarrollo profesional o decisiones empresariales basadas en razones de sexo, género, identidad de género, expresión de género, orientación sexual, estado civil, composición familiar o cualquier otra condición personal protegida constitucional y legalmente.
6.2. Implementar acciones permanentes de prevención
La empresa desarrollará mecanismos de prevención orientados a identificar, mitigar y eliminar riesgos asociados a la violencia basada en género y la discriminación, mediante:
· Campañas de sensibilización.
· Jornadas de formación y capacitación.
· Comunicaciones internas de concientización.
· Actualización permanente de políticas corporativas.
· Fortalecimiento de la cultura organizacional basada en el respeto y la inclusión.
Estas acciones estarán dirigidas a todos los niveles de la organización, incluyendo directivos, líderes, trabajadores, aprendices, contratistas y terceros vinculados a la operación empresarial.
6.3. Garantizar igualdad de oportunidades
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. promoverá procesos de selección, contratación, formación, promoción, evaluación de desempeño, asignación de responsabilidades y terminación de vínculos laborales basados exclusivamente en criterios objetivos relacionados con las competencias, capacidades, experiencia, desempeño y necesidades organizacionales.
En consecuencia, se prohíbe cualquier decisión laboral fundamentada en prejuicios, estereotipos o consideraciones relacionadas con la orientación sexual, identidad de género, expresión de género o cualquier otra condición protegida por la ley.
6.4. Recibir y atender oportunamente las denuncias
La compañía garantizará la existencia de canales adecuados, accesibles y confiables para la recepción de denuncias, quejas o reportes relacionados con situaciones de violencia basada en género, discriminación o afectación de derechos de personas LGBTIQ+.
Toda comunicación recibida será atendida de manera diligente, objetiva, imparcial y oportuna, procurando evitar retrasos injustificados que puedan afectar los derechos de las personas involucradas.
6.5. Garantizar investigaciones imparciales y respetuosas del debido proceso
Toda situación reportada será analizada bajo criterios de objetividad, imparcialidad, confidencialidad y respeto por el debido proceso.
La compañía garantizará tanto los derechos de quien presenta la denuncia como los derechos de la persona señalada, respetando los principios constitucionales de presunción de inocencia, contradicción, defensa y valoración objetiva de los hechos.
6.6. Adoptar medidas de protección y prevención de riesgos
Cuando las circunstancias lo ameriten, la empresa podrá implementar medidas preventivas o de protección orientadas a preservar la integridad física, psicológica y emocional de las personas involucradas.
Estas medidas podrán adoptarse de manera temporal mientras se adelantan las verificaciones correspondientes y no constituirán prejuzgamiento ni reconocimiento anticipado de responsabilidad alguna.
6.7. Garantizar la confidencialidad de la información
Toda información relacionada con denuncias, investigaciones, entrevistas, declaraciones, evidencias o actuaciones derivadas de esta política será manejada con estricta reserva, limitando su conocimiento únicamente a las personas que deban intervenir legítimamente en el proceso.
La divulgación indebida de información confidencial podrá dar lugar a medidas disciplinarias y demás acciones que resulten procedentes.
6.8. Proteger a las personas contra represalias
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. prohíbe de manera absoluta cualquier forma de represalia contra quienes:
· Presenten denuncias o quejas.
· Participen como testigos.
· Suministren información.
· Colaboren en investigaciones.
· Soliciten orientación o acompañamiento.
Se considerarán represalias, entre otras, los actos de intimidación, hostigamiento, aislamiento, amenazas, desmejoramiento injustificado de condiciones laborales, afectación de oportunidades profesionales o cualquier conducta orientada a generar consecuencias negativas por la participación en estos procedimientos.
6.9. Promover una cultura organizacional basada en la inclusión y el respeto
La compañía fomentará activamente el reconocimiento y valoración de la diversidad como un elemento que fortalece el crecimiento humano, social y empresarial.
Por ello, promoverá comportamientos orientados a:
· El respeto por las diferencias.
· La comunicación asertiva.
· La convivencia pacífica.
· La empatía.
· La igualdad de trato.
· La eliminación de estereotipos y prejuicios.
6.10. Cumplir y hacer cumplir el marco normativo vigente
La empresa velará por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Constitución Política de Colombia, el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 1010 de 2006, la Ley 1257 de 2008, la Ley 1482 de 2011, la Ley 2365 de 2024, la jurisprudencia constitucional aplicable y demás normas nacionales e internacionales relacionadas con la protección de los derechos humanos, la igualdad, la diversidad y la prevención de toda forma de violencia y discriminación.
6.11. Liderazgo ejemplar y responsabilidad de los directivos
Los directivos, jefes, coordinadores, administradores y líderes de proceso tendrán el deber especial de actuar como promotores de la presente política, fomentando conductas respetuosas y adoptando medidas inmediatas cuando tengan conocimiento de situaciones que puedan constituir violencia basada en género o actos discriminatorios.
La omisión frente a situaciones conocidas podrá constituir incumplimiento de sus deberes de liderazgo y responsabilidad organizacional.
6.12. Mejora continua y evaluación permanente
La compañía evaluará periódicamente la eficacia de las medidas adoptadas en materia de prevención de violencia basada en género y protección de personas LGBTIQ+, implementando los ajustes que resulten necesarios para fortalecer los mecanismos de prevención, atención y protección previstos en esta Política.
Este compromiso implica una revisión constante de riesgos, procedimientos, capacitaciones, indicadores y buenas prácticas, con el fin de garantizar entornos laborales cada vez más seguros, inclusivos y respetuosos.
7. DERECHOS DE LOS TRABAJADORES
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que todas las personas vinculadas a la organización son titulares de derechos fundamentales que deben ser respetados, protegidos y garantizados en todo momento. En consecuencia, toda persona que mantenga una relación laboral, contractual o de formación con la compañía tendrá los siguientes derechos en el marco de la presente Política:
7.1. Derecho a la dignidad humana y al respeto
Toda persona tiene derecho a recibir un trato digno, respetuoso, cortés y libre de cualquier manifestación de violencia, discriminación, hostigamiento, exclusión o estigmatización.
Ningún trabajador podrá ser objeto de burlas, comentarios ofensivos, humillaciones, señalamientos, descalificaciones o conductas que menoscaben su integridad personal, emocional o profesional.
7.2. Derecho a la igualdad y a la no discriminación
Toda persona tiene derecho a acceder, permanecer y desarrollarse dentro de la organización en condiciones de igualdad, sin ser discriminada por razones de:
· Sexo.
· Género.
· Identidad o expresión de género.
· Orientación sexual.
· Estado civil.
· Situación familiar.
· Embarazo o maternidad.
· Características físicas.
· Origen étnico o nacional.
· Edad.
· Discapacidad.
· Creencias religiosas.
· Opiniones personales.
· Cualquier otra condición protegida por la Constitución y la ley.
La empresa garantizará que todas las decisiones laborales se fundamenten exclusivamente en criterios objetivos relacionados con las competencias, desempeño y necesidades organizacionales.
7.3. Derecho a un ambiente laboral seguro e inclusivo
Los trabajadores tienen derecho a desempeñar sus funciones en espacios laborales libres de violencia basada en género, acoso, discriminación, intimidación, hostigamiento o cualquier conducta que afecte su bienestar físico, emocional o psicológico.
La compañía promoverá activamente entornos laborales donde la diversidad sea respetada y valorada.
7.4. Derecho a la identidad y al libre desarrollo de la personalidad
Toda persona tiene derecho al reconocimiento y respeto de su identidad, orientación sexual, identidad de género, expresión de género y demás manifestaciones legítimas de su personalidad, en los términos establecidos por la Constitución Política y la legislación vigente.
Ninguna persona podrá ser obligada a ocultar, justificar o modificar aspectos relacionados con su identidad personal como condición para acceder, conservar o desarrollar una relación laboral.
7.5. Derecho a presentar denuncias, quejas o reportes
Toda persona que considere vulnerados sus derechos o tenga conocimiento de conductas contrarias a esta Política podrá presentar denuncias, quejas, solicitudes de intervención o reportes a través de los canales establecidos por la compañía.
El ejercicio de este derecho podrá realizarse sin temor a represalias, sanciones o afectaciones laborales.
7.6. Derecho a ser escuchado y participar en los procedimientos internos
Toda persona involucrada en una situación relacionada con la presente Política tendrá derecho a:
· Ser escuchada.
· Presentar su versión de los hechos.
· Aportar pruebas o elementos de juicio.
· Solicitar la práctica de verificaciones razonables.
· Ejercer su derecho de defensa y contradicción.
La empresa garantizará procedimientos internos respetuosos, imparciales y ajustados al debido proceso.
7.7. Derecho a la confidencialidad y protección de la información
Las personas que presenten denuncias, participen como testigos o intervengan en investigaciones tendrán derecho a que su información sea tratada con estricta reserva.
La compañía adoptará medidas razonables para proteger la privacidad de las personas involucradas y evitar divulgaciones innecesarias que puedan generar afectaciones personales o laborales.
7.8. Derecho a la protección contra represalias
Ningún trabajador podrá ser objeto de represalias por:
· Presentar una denuncia o queja.
· Solicitar orientación o acompañamiento.
· Actuar como testigo.
· Suministrar información.
· Participar en investigaciones o procedimientos internos.
Se consideran represalias, entre otras, las amenazas, intimidaciones, hostigamientos, desmejoras injustificadas de condiciones laborales, exclusiones deliberadas o cualquier acción que busque perjudicar a quien ejerza sus derechos.
7.9. Derecho a medidas de protección
Cuando existan circunstancias que puedan poner en riesgo la integridad física, emocional o psicológica de una persona, la compañía podrá adoptar medidas preventivas orientadas a garantizar su protección mientras se desarrollan las actuaciones correspondientes.
Estas medidas serán implementadas de manera razonable, proporcional y respetuosa de los derechos de todas las partes involucradas.
7.10. Derecho a recibir orientación y acompañamiento institucional
Los trabajadores tendrán derecho a recibir información, orientación y acompañamiento por parte de la empresa respecto de los mecanismos internos existentes para la prevención, atención y manejo de situaciones relacionadas con violencia basada en género o discriminación.
7.11. Derecho a la capacitación y sensibilización
Toda persona vinculada a la organización tendrá derecho a participar en procesos de formación, capacitación y sensibilización orientados a fortalecer la cultura de respeto, inclusión, igualdad y convivencia laboral.
La empresa procurará brindar herramientas que permitan comprender, identificar y prevenir conductas de discriminación o violencia basada en género.
7.12. Derecho a la reparación y restablecimiento de condiciones laborales
Cuando se determine la existencia de conductas contrarias a la presente Política, la compañía procurará adoptar las medidas correctivas necesarias para restablecer condiciones adecuadas de convivencia, prevenir nuevas afectaciones y proteger los derechos de las personas involucradas, sin perjuicio de las acciones legales que puedan corresponder.
7.13. Corresponsabilidad en la construcción de entornos respetuosos
Los derechos reconocidos en esta Política deberán ejercerse de manera responsable, respetando igualmente los derechos de los demás trabajadores y contribuyendo activamente a la construcción de una cultura organizacional basada en el respeto, la inclusión, la diversidad y la sana convivencia.
El ejercicio legítimo de los derechos aquí reconocidos no podrá utilizarse para formular acusaciones falsas, actuaciones de mala fe o conductas que afecten injustificadamente la honra, dignidad o buen nombre de otras personas.
8. RESPONSABILIDADES DE LOS TRABAJADORES
La construcción de un entorno laboral seguro, respetuoso, inclusivo y libre de violencia basada en género y discriminación constituye una responsabilidad compartida entre la empresa y todas las personas vinculadas a ella. En consecuencia, los trabajadores, aprendices, practicantes, contratistas y demás personas sujetas a la presente Política deberán cumplir las siguientes obligaciones:
8.1. Respetar la dignidad y los derechos de las personas
Toda persona vinculada a la organización deberá mantener comportamientos acordes con los principios de respeto, igualdad, inclusión, diversidad y convivencia pacífica, absteniéndose de realizar conductas que puedan afectar la dignidad, integridad, honra, intimidad o buen nombre de otras personas.
8.2. Abstenerse de realizar actos de violencia o discriminación
Los trabajadores deberán evitar cualquier conducta que pueda constituir violencia basada en género, discriminación, exclusión, acoso, hostigamiento, intimidación, burlas, humillaciones o tratos degradantes relacionados con el sexo, género, orientación sexual, identidad de género, expresión de género o cualquier otra condición protegida por la Constitución y la ley.
8.3. Promover ambientes laborales inclusivos
Todos los integrantes de la organización deberán contribuir activamente a la construcción de espacios laborales seguros, respetuosos y libres de prejuicios, favoreciendo relaciones basadas en la empatía, la tolerancia, la cooperación y el respeto por las diferencias.
8.4. Utilizar un lenguaje respetuoso
Los trabajadores deberán abstenerse de utilizar expresiones ofensivas, despectivas, discriminatorias o estigmatizantes en cualquier forma de comunicación verbal, escrita, digital o gestual, incluyendo correos electrónicos, mensajes instantáneos, reuniones presenciales o virtuales y cualquier otro medio utilizado dentro de la actividad laboral.
8.5. Participar en los procesos de capacitación
Será deber de todos los trabajadores asistir y participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, formación y prevención que programe la compañía en materia de convivencia laboral, diversidad, inclusión, igualdad de oportunidades, prevención de violencias y respeto por los derechos humanos.
8.6. Informar situaciones de riesgo o posibles vulneraciones
Los trabajadores deberán reportar oportunamente aquellas situaciones que conozcan o presencien y que puedan constituir actos de violencia basada en género, discriminación o vulneración de los derechos de cualquier persona dentro de la organización.
Lo anterior no implica la obligación de realizar acusaciones o juicios de responsabilidad, sino el deber de poner en conocimiento de la empresa hechos que razonablemente requieran atención institucional.
8.7. Colaborar con los procedimientos internos
Cuando sean requeridos dentro de una investigación o actuación relacionada con la presente Política, los trabajadores deberán colaborar de manera respetuosa y de buena fe, suministrando información veraz y pertinente para el esclarecimiento de los hechos.
8.8. Respetar la confidencialidad de las actuaciones
Toda persona que participe en procedimientos derivados de esta Política deberá mantener la reserva sobre la información conocida durante el proceso, evitando la divulgación de datos, rumores, comentarios o información que pueda afectar la privacidad, dignidad o derechos de las personas involucradas.
8.9. Abstenerse de realizar represalias
Queda prohibido ejercer cualquier forma de presión, intimidación, amenaza, hostigamiento, exclusión o represalia contra quienes presenten denuncias, participen como testigos, suministren información o intervengan en procedimientos relacionados con la presente Política.
8.10. Actuar de buena fe
Las denuncias, reportes, testimonios y demás actuaciones relacionadas con esta Política deberán realizarse bajo los principios de buena fe, honestidad y responsabilidad.
La formulación deliberada de acusaciones falsas, el suministro intencional de información engañosa o cualquier actuación orientada a afectar injustificadamente la reputación o los derechos de otra persona podrá dar lugar a las medidas disciplinarias y legales correspondientes.
8.11. Deber especial de líderes y cargos de dirección
Los directivos, administradores, coordinadores, supervisores y demás personas que ejerzan funciones de liderazgo tendrán la obligación adicional de promover activamente el cumplimiento de esta Política, actuar como ejemplo de conducta respetuosa e inclusiva y adoptar acciones inmediatas cuando tengan conocimiento de situaciones que puedan constituir violencia basada en género o discriminación.
La omisión injustificada frente a hechos conocidos podrá ser considerada una falta a sus deberes de dirección, supervisión y liderazgo.
8.12. Corresponsabilidad en la cultura organizacional
Todas las personas vinculadas a MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. son corresponsables de la construcción y preservación de una cultura organizacional basada en el respeto, la inclusión, la igualdad de oportunidades, la diversidad y la protección de los derechos humanos, contribuyendo activamente a prevenir cualquier forma de violencia o discriminación dentro de la empresa.
9. MECANISMOS DE DENUNCIA
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce que la denuncia oportuna de situaciones de violencia basada en género, discriminación o vulneración de derechos constituye una herramienta fundamental para la prevención, atención y corrección de conductas contrarias a los principios de respeto, igualdad e inclusión promovidos por la organización.
Por tal motivo, la compañía garantizará la existencia de mecanismos accesibles, seguros, confidenciales y efectivos para la recepción, atención y trámite de denuncias relacionadas con hechos que puedan constituir violencia basada en género, discriminación o cualquier conducta prohibida por la presente Política.
9.1. Derecho a denunciar
Toda persona vinculada a la organización, independientemente de su cargo, modalidad de contratación o relación con la empresa, tendrá derecho a presentar denuncias, quejas, solicitudes de intervención o reportes cuando considere que ha sido víctima o tenga conocimiento de hechos que puedan constituir:
· Violencia basada en género.
· Discriminación por sexo, orientación sexual, identidad o expresión de género.
· Acoso sexual.
· Hostigamiento o intimidación.
· Tratos degradantes o humillantes.
· Actos de exclusión o segregación.
· Represalias relacionadas con denuncias previas.
· Cualquier conducta contraria a la presente Política.
9.2. Personas legitimadas para presentar denuncias
Las denuncias podrán ser presentadas por:
· La presunta víctima.
· Cualquier trabajador que tenga conocimiento de los hechos.
· Testigos de las conductas reportadas.
· Aprendices o practicantes.
· Contratistas o proveedores vinculados a la compañía.
· Clientes o terceros que interactúen con la organización.
· Representantes legales o acompañantes cuando las circunstancias así lo justifiquen.
9.3. Canales de recepción de denuncias
Las denuncias podrán presentarse a través de cualquiera de los siguientes canales institucionales:
· Dirección de Gestión Humana.
· Dirección Jurídica.
· Comité de Convivencia Laboral.
· Representante Legal.
· Correo electrónico corporativo destinado para estos fines.
· Comunicación escrita física radicada ante la compañía.
· Reunión presencial o virtual solicitada por el denunciante.
· Cualquier otro canal institucional que la empresa habilite posteriormente.
La compañía procurará que los canales de denuncia sean fácilmente accesibles para todas las personas vinculadas a la organización.
9.4. Forma de presentación de las denuncias
Las denuncias podrán formularse de manera verbal o escrita.
En la medida de lo posible, se recomienda incluir:
· Identificación de la persona denunciante.
· Descripción detallada de los hechos.
· Fecha aproximada de ocurrencia.
· Lugar donde ocurrieron los hechos.
· Personas involucradas.
· Posibles testigos.
· Evidencias disponibles.
No obstante, la ausencia de alguno de estos elementos no impedirá la recepción y análisis preliminar de la información suministrada.
9.5. Denuncias anónimas
La compañía podrá recibir denuncias anónimas cuando las circunstancias así lo requieran.
Sin embargo, debido a las limitaciones probatorias y procesales que pueden presentarse en estos casos, la efectividad de la investigación dependerá de la información suministrada y de la posibilidad de verificar objetivamente los hechos reportados.
9.6. Garantía de confidencialidad
Toda denuncia será tratada bajo estrictos criterios de reserva y confidencialidad.
La información suministrada únicamente podrá ser conocida por las personas que deban intervenir legítimamente en el proceso de atención, investigación o toma de decisiones, procurando proteger la privacidad, integridad y dignidad de las personas involucradas.
9.7. Protección frente a represalias
La compañía prohíbe cualquier forma de represalia contra quienes:
· Presenten denuncias.
· Soliciten orientación.
· Participen como testigos.
· Suministren información.
· Colaboren en investigaciones.
Cualquier conducta de represalia será considerada una falta grave y podrá dar lugar a la imposición de medidas disciplinarias, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
9.8. Recepción de buena fe
Las denuncias deberán presentarse de buena fe y con fundamento en hechos que razonablemente permitan inferir la posible existencia de una conducta contraria a la presente Política.
La compañía no tolerará la formulación deliberada de acusaciones falsas, malintencionadas o temerarias destinadas a afectar injustificadamente la honra, reputación o derechos de otras personas.
Lo anterior no implica que una denuncia deba probarse plenamente para ser presentada; bastará con que exista una percepción razonable de afectación para que pueda activarse el mecanismo institucional correspondiente.
9.9. Acceso a mecanismos externos
La utilización de los mecanismos internos previstos en esta Política no limita ni restringe el derecho que tienen las personas de acudir ante autoridades administrativas, judiciales o disciplinarias competentes, tales como:
· Ministerio del Trabajo.
· Inspecciones de Trabajo.
· Defensoría del Pueblo.
· Personerías Municipales.
· Fiscalía General de la Nación.
· Procuraduría General de la Nación.
· Jueces de la República.
· Demás autoridades competentes según la naturaleza del caso.
La compañía respetará el ejercicio de estos derechos y colaborará con las autoridades cuando legalmente corresponda.
9.10. Compromiso institucional
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. promoverá activamente una cultura de confianza, respeto y protección, orientada a que toda persona que considere vulnerados sus derechos pueda acudir a los mecanismos de denuncia sin temor a represalias, discriminación o revictimización, garantizando que toda situación reportada será atendida con seriedad, diligencia y respeto por los derechos fundamentales de las personas involucradas.
10. PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN E INVESTIGACIÓN
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. garantizará que toda denuncia, queja o reporte relacionado con posibles situaciones de violencia basada en género, discriminación contra personas LGBTIQ+, acoso sexual o cualquier conducta contraria a la presente Política sea atendido de manera oportuna, objetiva, confidencial e imparcial, respetando los derechos fundamentales de todas las personas involucradas y observando los principios de debido proceso, buena fe, confidencialidad, imparcialidad y protección contra la revictimización.
El procedimiento interno tendrá un carácter preventivo, correctivo y disciplinario, según la naturaleza de los hechos reportados.
10.1. Recepción de la denuncia
Una vez recibida una denuncia por cualquiera de los canales institucionales habilitados, la empresa procederá a registrar la información suministrada y a verificar preliminarmente si los hechos descritos guardan relación con el objeto de la presente Política.
La recepción de la denuncia no implica reconocimiento de responsabilidad de ninguna de las personas involucradas, ni constituye una decisión anticipada sobre los hechos reportados.
10.2. Evaluación preliminar
Recibida la denuncia, la Dirección de Gestión Humana, la Dirección Jurídica o la dependencia designada por la empresa realizará una evaluación preliminar orientada a:
· Identificar la naturaleza de los hechos reportados.
· Determinar el posible nivel de riesgo para las personas involucradas.
· Verificar si la situación corresponde al ámbito de aplicación de esta Política.
· Establecer la necesidad de adoptar medidas preventivas inmediatas.
· Definir el procedimiento interno más adecuado para la atención del caso.
Durante esta etapa podrá solicitarse información adicional cuando resulte necesaria para comprender adecuadamente los hechos reportados.
10.3. Adopción de medidas preventivas
Cuando las circunstancias lo ameriten y exista un riesgo razonable para la integridad física, psicológica o emocional de alguna persona, la empresa podrá adoptar medidas preventivas temporales orientadas a proteger a las personas involucradas mientras se adelanta la verificación correspondiente.
Estas medidas podrán incluir, entre otras:
· Modificaciones temporales de horarios.
· Reubicaciones temporales de puesto o área de trabajo.
· Restricción de interacciones laborales no indispensables.
· Ajustes operativos razonables.
· Acompañamiento institucional.
· Cualquier otra medida proporcional que contribuya a prevenir afectaciones adicionales.
La adopción de medidas preventivas no implicará reconocimiento de responsabilidad ni prejuzgamiento sobre los hechos investigados.
10.4. Apertura de la actuación interna
Cuando la información disponible permita inferir razonablemente la posible existencia de conductas contrarias a la presente Política, la empresa podrá iniciar una actuación interna de verificación o investigación.
Para tal efecto se podrá designar a las personas responsables de adelantar el procedimiento, garantizando criterios de imparcialidad, independencia y objetividad.
10.5. Recolección y valoración de información
Durante la actuación interna podrán realizarse, entre otras, las siguientes actividades:
· Entrevistas con las personas involucradas.
· Entrevistas a testigos.
· Revisión de comunicaciones, documentos o registros relacionados con los hechos.
· Análisis de evidencias físicas o digitales.
· Solicitud de explicaciones o aclaraciones.
· Verificaciones internas pertinentes.
La valoración de la información se realizará de manera integral, objetiva y razonable, evitando prejuicios, estereotipos o presunciones infundadas.
10.6. Derecho de defensa y contradicción
La persona respecto de quien se formule una denuncia tendrá derecho a:
· Conocer los hechos que se le atribuyen.
· Ser escuchada.
· Presentar explicaciones.
· Aportar pruebas.
· Solicitar la práctica de verificaciones razonables.
· Ejercer plenamente su derecho de defensa.
La empresa garantizará que ninguna persona sea objeto de medidas disciplinarias sin que previamente haya tenido la oportunidad de ejercer sus derechos de defensa y contradicción.
10.7. Protección contra la revictimización
Durante todo el procedimiento la compañía adoptará medidas orientadas a evitar que las personas afectadas sufran nuevas formas de daño derivadas de la investigación.
En consecuencia, se procurará:
· Limitar la repetición innecesaria de relatos.
· Evitar exposiciones públicas de los hechos.
· Proteger la privacidad de las personas involucradas.
· Utilizar un lenguaje respetuoso e incluyente.
· Evitar cuestionamientos basados en prejuicios o estereotipos.
10.8. Conclusiones de la actuación
Finalizada la etapa de verificación o investigación, la empresa elaborará un informe interno que contendrá las conclusiones obtenidas a partir de la información recopilada.
Dicho análisis permitirá determinar si existen elementos suficientes para establecer la ocurrencia de conductas contrarias a la presente Política o si, por el contrario, no fue posible acreditar los hechos reportados.
10.9. Adopción de medidas correctivas o disciplinarias
Cuando se determine la existencia de comportamientos contrarios a la presente Política, la compañía podrá adoptar las medidas correctivas, preventivas o disciplinarias que resulten procedentes, de conformidad con:
· El Reglamento Interno de Trabajo.
· El Código Sustantivo del Trabajo.
· Los contratos laborales o comerciales aplicables.
· Las políticas internas vigentes.
· Las disposiciones legales correspondientes.
Las medidas podrán incluir acciones pedagógicas, correctivas, preventivas o sancionatorias, dependiendo de la gravedad de los hechos y de las circunstancias particulares de cada caso.
10.10. Remisión a autoridades competentes
Cuando los hechos conocidos puedan constituir una conducta tipificada como delito, una infracción administrativa o cualquier situación cuya competencia corresponda a una autoridad externa, la empresa podrá poner la situación en conocimiento de las autoridades competentes o colaborar con ellas en los términos permitidos por la ley.
Lo anterior se realizará sin perjuicio de las actuaciones internas que correspondan dentro del ámbito organizacional.
10.11. Seguimiento posterior
La compañía podrá realizar seguimiento a las medidas adoptadas con el fin de verificar:
· El restablecimiento adecuado del ambiente laboral.
· La efectividad de las medidas implementadas.
· La inexistencia de represalias.
· La prevención de nuevos incidentes.
· La protección continua de los derechos de las personas involucradas.
10.12. Principios aplicables al procedimiento
Todo procedimiento adelantado en virtud de la presente Política se regirá por los siguientes principios:
· Dignidad humana.
· Igualdad y no discriminación.
· Confidencialidad.
· Buena fe.
· Imparcialidad.
· Debido proceso.
· Derecho de defensa.
· Presunción de inocencia.
· Protección contra represalias.
· Prevención de la revictimización.
· Respeto por los derechos humanos.
La interpretación y aplicación de este procedimiento deberá realizarse siempre de manera compatible con la Constitución Política, la legislación colombiana vigente y los principios corporativos de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
11. MEDIDAS DE PROTECCIÓN
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. reconoce la importancia de adoptar medidas oportunas y proporcionales orientadas a proteger la integridad física, psicológica, emocional y laboral de las personas involucradas en situaciones relacionadas con violencia basada en género, discriminación contra personas LGBTIQ+, acoso sexual o cualquier conducta contemplada en la presente Política.
En consecuencia, cuando las circunstancias lo ameriten y exista un riesgo razonable para alguna de las personas involucradas, la compañía podrá implementar medidas de protección preventivas, temporales o definitivas, según la naturaleza de cada caso.
La adopción de estas medidas no constituirá reconocimiento de responsabilidad, sanción anticipada ni prejuzgamiento respecto de los hechos objeto de análisis.
11.1. Finalidad de las medidas de protección
Las medidas de protección tendrán como propósito:
· Salvaguardar la integridad física, psicológica y emocional de las personas involucradas.
· Prevenir la continuidad o repetición de conductas presuntamente vulneradoras.
· Evitar situaciones de intimidación, hostigamiento o represalia.
· Garantizar condiciones adecuadas para el desarrollo de la investigación interna.
· Preservar un ambiente laboral seguro y respetuoso.
· Evitar la revictimización de las personas afectadas.
11.2. Criterios para la adopción de medidas
La empresa evaluará cada situación de manera individual, considerando aspectos tales como:
· La naturaleza de los hechos reportados.
· La gravedad de la conducta denunciada.
· La existencia de riesgos para la integridad de las personas.
· La relación jerárquica entre los involucrados.
· La posibilidad de reiteración de la conducta.
· La necesidad de garantizar el adecuado desarrollo de la actuación interna.
Las medidas adoptadas deberán ser razonables, proporcionales y adecuadas a las circunstancias específicas del caso.
11.3. Medidas de protección preventivas
Dependiendo de las circunstancias, la compañía podrá implementar una o varias de las siguientes medidas:
a. Ajustes temporales en la organización del trabajo
· Modificación temporal de horarios laborales.
· Redistribución temporal de funciones.
· Ajuste de turnos de trabajo.
· Reubicación temporal dentro de las instalaciones de la empresa.
· Modificación temporal de líneas de reporte o supervisión.
b. Restricción de interacciones laborales
Cuando resulte necesario para proteger a las personas involucradas, la empresa podrá establecer medidas razonables destinadas a limitar contactos directos no indispensables durante el tiempo que dure la actuación interna.
c. Medidas de acompañamiento institucional
La compañía podrá brindar acompañamiento a través de Gestión Humana, Dirección Jurídica o las áreas competentes, orientado a facilitar la atención adecuada de la situación reportada y el seguimiento correspondiente.
d. Protección frente a represalias
Se adoptarán medidas específicas destinadas a prevenir actos de intimidación, presión, hostigamiento, discriminación o cualquier forma de represalia derivada de la presentación de una denuncia o de la participación en una investigación.
11.4. Medidas especiales para evitar la revictimización
Durante el desarrollo de cualquier actuación relacionada con esta Política, la empresa procurará:
· Evitar la exposición innecesaria de las personas involucradas.
· Limitar la divulgación de información al personal estrictamente autorizado.
· Evitar interrogatorios repetitivos o innecesarios.
· Garantizar espacios adecuados para entrevistas o reuniones.
· Promover un trato respetuoso, empático y libre de prejuicios.
· Proteger la privacidad y dignidad de quienes participen en el procedimiento.
11.5. Protección de testigos y personas colaboradoras
Las personas que suministren información, participen como testigos o colaboren de buena fe en procedimientos relacionados con la presente Política tendrán derecho a recibir protección frente a posibles actos de presión, intimidación o represalia.
La compañía adoptará las medidas razonables necesarias para garantizar que su participación no genere afectaciones injustificadas en sus condiciones laborales o personales.
11.6. Medidas derivadas de decisiones finales
Cuando como resultado de una investigación se determine la existencia de conductas contrarias a esta Política, la empresa podrá adoptar medidas correctivas adicionales destinadas a:
· Restablecer condiciones adecuadas de convivencia laboral.
· Prevenir la repetición de conductas similares.
· Proteger a las personas afectadas.
· Fortalecer los mecanismos de prevención institucional.
Estas medidas podrán implementarse independientemente de las sanciones disciplinarias que resulten procedentes.
11.7. Temporalidad y seguimiento
Las medidas de protección serán objeto de seguimiento periódico por parte de la compañía y podrán mantenerse, modificarse o levantarse según la evolución de cada caso y la valoración de los riesgos existentes.
La empresa procurará que dichas medidas permanezcan vigentes únicamente durante el tiempo necesario para garantizar la protección efectiva de las personas involucradas.
11.8. Protección de derechos fundamentales
Toda medida adoptada en virtud de la presente Política deberá respetar los derechos fundamentales de las personas involucradas, garantizando en todo momento los principios de legalidad, proporcionalidad, igualdad, dignidad humana, debido proceso y presunción de inocencia.
La implementación de medidas de protección deberá buscar un equilibrio adecuado entre la prevención de riesgos y la protección de los derechos de todas las partes intervinientes.
11.9. Coordinación con autoridades competentes
Cuando las circunstancias lo ameriten o la gravedad de los hechos así lo requiera, la compañía podrá orientar a las personas afectadas para que acudan ante las autoridades administrativas, disciplinarias, judiciales o de protección competentes, sin que ello implique sustituir las funciones que corresponden exclusivamente a dichas entidades.
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. colaborará con las autoridades cuando legalmente sea requerido y dentro de los límites permitidos por la normatividad vigente.
12. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. prohíbe de manera expresa cualquier acto de represalia, intimidación, amenaza, hostigamiento, discriminación, desmejora de condiciones laborales o cualquier otra conducta que tenga como finalidad o efecto afectar a una persona por haber:
· Presentado una denuncia o queja.
· Reportado una situación relacionada con violencia basada en género o discriminación.
· Participado como testigo dentro de una investigación.
· Suministrado información o evidencias.
· Solicitado orientación o acompañamiento institucional.
· Ejercido cualquiera de los derechos previstos en la presente Política.
Se considerarán represalias, entre otras, las amenazas, el aislamiento laboral injustificado, la exclusión de actividades, las descalificaciones, los cambios arbitrarios de funciones, la afectación injustificada de oportunidades laborales o cualquier conducta dirigida a generar consecuencias negativas por la participación en un procedimiento interno.
Las conductas de represalia serán consideradas faltas graves y podrán dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
La compañía adoptará las medidas razonables necesarias para proteger a quienes actúen de buena fe dentro de los procedimientos contemplados en esta Política, garantizando un entorno seguro y respetuoso para el ejercicio de sus derechos.
13. MEDIDAS DISCIPLINARIAS
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Política, así como la realización de conductas constitutivas de violencia basada en género, discriminación contra personas LGBTIQ+, acoso sexual, actos de hostigamiento, represalias o cualquier otra conducta contraria a los principios de respeto, igualdad e inclusión promovidos por MENTA MODA NOVEDADES S.A.S., podrá dar lugar a la imposición de medidas disciplinarias conforme a la gravedad de los hechos.
Las actuaciones disciplinarias se adelantarán respetando en todo momento los principios de debido proceso, derecho de defensa, contradicción, presunción de inocencia y proporcionalidad.
Dependiendo de la naturaleza y gravedad de la conducta, las medidas podrán incluir:
· Llamados de atención verbales o escritos.
· Compromisos de mejoramiento o planes de acción.
· Capacitaciones obligatorias.
· Suspensiones disciplinarias, cuando legalmente procedan.
· Terminación del contrato de trabajo con justa causa, en los casos previstos por la ley.
· Terminación o restricción de relaciones contractuales con contratistas, proveedores o terceros involucrados.
La imposición de medidas disciplinarias internas no excluye la posibilidad de que los hechos sean puestos en conocimiento de las autoridades competentes cuando puedan constituir infracciones administrativas, disciplinarias o conductas tipificadas por la ley.
La compañía mantendrá una política de tolerancia cero frente a cualquier forma de violencia basada en género, discriminación o vulneración de derechos humanos dentro de sus espacios laborales.
14. CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
La compañía desarrollará actividades periódicas dirigidas a:
- Promover la igualdad y la inclusión.
- Prevenir la violencia basada en género.
- Sensibilizar sobre diversidad sexual y de género.
- Fortalecer la cultura del respeto y la convivencia.
La participación en estas actividades podrá ser obligatoria cuando así lo determine la empresa.
15. SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA
La Dirección de Gestión Humana y la Dirección Jurídica realizarán seguimiento periódico a la implementación de la presente Política, evaluando:
- Riesgos identificados.
- Casos reportados.
- Medidas adoptadas.
- Necesidades de capacitación.
- Oportunidades de mejora.
Los resultados servirán para fortalecer continuamente las acciones preventivas de la organización.
16. VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y COMPROMISO INSTITUCIONAL
La presente Política fue aprobada por la Gerencia General de MENTA MODA NOVEDADES S.A.S. y constituye una manifestación expresa del compromiso institucional de la compañía con la protección de la dignidad humana, la igualdad, la diversidad, la inclusión y el respeto de los derechos fundamentales de todas las personas.
Todos los trabajadores, directivos, contratistas, proveedores y demás personas vinculadas a la organización deberán conocer, respetar y dar cumplimiento a las disposiciones aquí establecidas, contribuyendo activamente a la construcción de un ambiente laboral seguro, respetuoso y libre de cualquier forma de violencia o discriminación.
Santiago de Cali, 15 de mayo de 2026.
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CRISTIAN ZULUAGA A
REPRESENTANTE LEGAL
MENTA MODA NOVEDADES S.A.S.
17. CONTROL DE DOCUMENTOS
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ITEM |
VERSION |
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO |
FECHA |
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1. |
001 |
Creación del Documento |
Mayo 2026 |
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ELABORADO POR: |
REVISADO POR: |
APROBADO POR: |
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Nombre: Angie Yuliana Grijalba Cargo: Asesora Externa SST |
Nombre: Romario Obregón Cargo: director de Gestión Humana |
Nombre: Cristhian Fernando Zuluaga Cargo: Representante Legal |